大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)化管理的思考

劉輝

摘 要：基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)取得了快速的發(fā)展，各行各業(yè)加快了信息化建設(shè)的步伐。在檔案管理工作中，需要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)檔案管理模式的變革和創(chuàng)新，促進(jìn)檔案向數(shù)據(jù)化管理的方向邁進(jìn)，使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;檔案管理;數(shù)據(jù)化管理;數(shù)據(jù)庫(kù);數(shù)字化平臺(tái)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，但當(dāng)前部分檔案管理部門并沒(méi)有針對(duì)大數(shù)據(jù)發(fā)展需求來(lái)制定具體的檔案管理規(guī)劃，這對(duì)于檔案管理的高質(zhì)量的開展帶來(lái)了較大的制約?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作中，需要重視與大數(shù)據(jù)深度融合，積極采取有效的措施來(lái)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理的進(jìn)程，更好的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)在檔案管理工作的重要的作用。

1 加快檔案管理思路的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)環(huán)境下各行各業(yè)檔案數(shù)量都呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)，因此需要加快推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，促使檔案加快向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。并在實(shí)際檔案工作中，需要借助于大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，積極改變傳統(tǒng)的人工化和扁平化管理模式，轉(zhuǎn)變思路，加快推進(jìn)檔案管理由“數(shù)字化”和“數(shù)據(jù)化”的轉(zhuǎn)化。

在實(shí)際工作中，需要做好檔案數(shù)據(jù)化管理工作。在具體管理工作開展過(guò)程中，依托于大數(shù)據(jù)來(lái)針對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入研究，避免單純的針對(duì)檔案目錄和全文的數(shù)字化存儲(chǔ)，需要積極將這種僵化的針對(duì)檔案全文和目錄掃描的數(shù)字化操作轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)檔案，即從根本上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化，不僅要對(duì)檔案全文進(jìn)行著錄，還要進(jìn)行數(shù)據(jù)化加工，對(duì)于文本和圖像中的數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化識(shí)別、分類、著錄和標(biāo)引，使檔案利用者通過(guò)檢索即能夠快速獲得需要的檔案信息，全面促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量的提高。

2 建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

海量的數(shù)據(jù)信息作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的主要特征，這也對(duì)檔案數(shù)據(jù)處理提出更高的要求。在實(shí)際檔案工作中，需要重視應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在具體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建過(guò)程中需要廣泛收集檔案信息，并進(jìn)一步核實(shí) 收集的檔案信息，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。檔案管理人員還要針對(duì)檔案進(jìn)行分類和編號(hào)，每一份電子文件都要做好檢索標(biāo)識(shí)，保證檢索的精準(zhǔn)率。在實(shí)際檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，針對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)也需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后并納入檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中來(lái)，檔案數(shù)據(jù)還要執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于提升數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容性。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，還需要重視其安全管理，具體要統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子文件的格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容和數(shù)據(jù)提取方式等，以此來(lái)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間互聯(lián)互通的實(shí)現(xiàn)。另外，在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，還要進(jìn)一步了解檔案利用者的需求，重視檔案數(shù)據(jù)信息檢索與服務(wù)中心之間的有效銜接，深入挖掘檔案信息價(jià)值，全面提升檔案服務(wù)水平。

3 建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

對(duì)于檔案管理人員，在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，需要掌握全面和清晰的了解現(xiàn)有的檔案信息資源，并進(jìn)一步掌握檔案類型、狀態(tài)和檔案信息利用情況。在具體構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息化管理平臺(tái)過(guò)程中，在針對(duì)檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化時(shí)，需要將重點(diǎn)檔案信息和利用率高的檔案信息進(jìn)行優(yōu)先轉(zhuǎn)化，以此來(lái)更好的對(duì)接使用者的需求。而且在平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中，還要重視突出檔案信息的共享性，并建立檔案共享平臺(tái)，檔案目錄建立時(shí)，還要根據(jù)業(yè)務(wù)類別和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，通常情況下排序標(biāo)準(zhǔn)以時(shí)間為依據(jù)。另外，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建，在重視平臺(tái)功能完善的基礎(chǔ)上，還要關(guān)注檔案知識(shí)提取系統(tǒng)的建設(shè)，以便于更好的發(fā)揮出數(shù)字化平臺(tái)的重要作用。

4 推行云存儲(chǔ)和云服務(wù)

依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，需要重視檔案信息的云存儲(chǔ)和云服務(wù)，積極對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行變革，加快推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在具體實(shí)施過(guò)程中，需要通過(guò)設(shè)置云存儲(chǔ)服務(wù)器，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)處理能力。而且依托于云服務(wù)的交互特性，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息資源有效共享，打造更具多樣性的檔案服務(wù)模式，全面提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

5 深入挖掘檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)信息

基于大數(shù)據(jù)背景下，國(guó)家對(duì)于信息系統(tǒng)整合和資源共享更為重視，這也使檔案信息資源的收集呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，這在一定程度上擴(kuò)大了數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)類型，而且存在越來(lái)越多的不規(guī)范數(shù)據(jù)。在這種新形勢(shì)下，需要重視對(duì)數(shù)據(jù)特性的了解，并深入挖掘數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性和潛在價(jià)值。在實(shí)際檔案管理工作中，需要做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集和管理工作中，并要重視管理數(shù)據(jù)變化中的元數(shù)據(jù)、記錄各類數(shù)據(jù)變化結(jié)果的檔案、記錄運(yùn)行狀態(tài)的日志等非直接面向業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，從而進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)信息進(jìn)行深入挖掘，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)管理的全面性和高效性。

6 加強(qiáng)電子檔案的安全管理

大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案數(shù)量與日驟增，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，在具體存儲(chǔ)和利用過(guò)程中易發(fā)生檔案信息泄露及損壞的情況，特別是一些一些重要信息被泄露，必然會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。因此在針對(duì)電子檔案管理工作中，需要做好安全管理工作。在具體工作中，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)穩(wěn)定 運(yùn)營(yíng)，并重視先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的加密管理和使用權(quán)限管理。在具體實(shí)施使用權(quán)限管理工作中，宜設(shè)定多道權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)證，以此來(lái)保證電子檔案信息的安全性。在實(shí)際電子檔案安全管理工作中，還要實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)可能存在的病毒，具體可以通過(guò)設(shè)置防火墻、防病毒軟件、安全代理等加大對(duì)病毒的監(jiān)測(cè)管控。進(jìn)一步抑制來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，降低電子檔案信息泄露和丟失的可能性，保證電子檔案信息的安全性和可靠性。

7 拓展數(shù)字檔案服務(wù)方式

在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，由于一直以來(lái)被動(dòng)式的檔案服務(wù)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化管理工作開展帶來(lái)了較大的制約。因此要實(shí)際工作中，需要積極借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，采取積極、主動(dòng)的檔案服務(wù)，并不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，以此來(lái)為檔案利用者提供更具特色和個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案的重要價(jià)值。

8 結(jié)束語(yǔ)

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理數(shù)據(jù)模式呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)變化的發(fā)展趨勢(shì)，在當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，需要重視檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度融合，并基于用戶中心的理念，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案數(shù)據(jù)化的開發(fā)和利用，積極搭建檔案管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和云平臺(tái)，強(qiáng)化對(duì)電子檔案的安全管理，以此來(lái)全面提升檔案管理工作的技術(shù)含量，為檔案數(shù)據(jù)化管理的有序推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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