房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及其對策研究

陳麗婷

摘 要：房地產(chǎn)建設(shè)項目的檔案管理工作是我國檔案管理類別的一個重要分支，通過房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理的開展，對房地產(chǎn)交易、房屋拆遷、房屋租用等情況進(jìn)行信息資料的管理，為我國不動產(chǎn)行業(yè)和土地資源管理工作提供重要的信息。本文圍繞房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理的議題進(jìn)行了探討，對當(dāng)前檔案工作中的問題進(jìn)行了闡述，并提出了房地產(chǎn)建設(shè)項目的檔案管理策略和建議，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)項目;檔案管理

1 引言

檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展而言十分重要，對于房地產(chǎn)建設(shè)企業(yè)而言，房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案不僅是見證房地產(chǎn)項目建設(shè)和運維過程的客觀證明，同時也是企業(yè)為后續(xù)房地產(chǎn)建設(shè)項目制定發(fā)展策略的重要參考和客觀依據(jù)。新時期內(nèi)，房地產(chǎn)建設(shè)項目的檔案管理工作必須跟上我國檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，保持與時俱進(jìn)，以新的檔案管理理念和管理方法，推動房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理水平穩(wěn)步提升。

2 房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理概述

新時期內(nèi)，隨著我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)建設(shè)單位的檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。為了跟上我國檔案事業(yè)的改革步伐，房地產(chǎn)建設(shè)單位不僅需要在檔案管理的設(shè)備設(shè)施方面進(jìn)行完善和更新，同時在檔案管理的模式、管理機制以及管理工作體系方面也要加大探索和創(chuàng)新力度。在新時代和新技術(shù)背景下，房地產(chǎn)建設(shè)單位的項目檔案管理需要從管理準(zhǔn)確率、管理時效性上加快提升。通過推動項目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為房地產(chǎn)建設(shè)項目的檔案管理創(chuàng)建有利的前提條件，推動項目檔案管理質(zhì)量和管理效率的雙重提升。如今，房地產(chǎn)建設(shè)單位項目檔案管理工作已經(jīng)邁入信息化管理道路，如何在信息化管理模式下，進(jìn)一步提升房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理工作水平是檔案部門及工作人員需要關(guān)注和研究的問題。

3 房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工低效管理的模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒咝Ч芾淼哪Ｊ?。隨著檔案信息化管理模式的應(yīng)用，房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理的風(fēng)險也越來越多。比如項目檔案以電子檔案為主，這些電子檔案在信息化管理系統(tǒng)傳輸、轉(zhuǎn)變或保存的過程中面臨更多隱性風(fēng)險，信息化系統(tǒng)運維的安全性直接影響項目電子檔案管理的安全性。一些重要技術(shù)檔案的保密性該如何保障，這些問題是當(dāng)前房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案信息化管理面臨的問題。另外，在項目檔案管理意識以及檔案管理的制度和流程方面，還需要檔案部門及工作人員優(yōu)化改善，以促進(jìn)房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理水平提升。

4 房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理問題的有效解決對策

首先，從房地產(chǎn)建設(shè)單位全體人員入手，以思想意識水平的提升來為建設(shè)項目檔案管理工作掃除道路上的障礙。針對傳統(tǒng)的一些片面或錯誤認(rèn)知，要進(jìn)行思想意識的糾正，在建設(shè)單位全體員工中樹立正確的檔案管理認(rèn)知。檔案管理工作不僅僅是檔案管理等有限幾個部門的職責(zé)，而是與建設(shè)單位發(fā)展有著重要的影響和關(guān)系，必須引起全體員工重視。檔案管理部門結(jié)合建設(shè)單位檔案管理的實際現(xiàn)狀，做好實際調(diào)研工作，針對單位內(nèi)部或用戶中存在的一些片面或錯誤思想認(rèn)知加強知識宣傳，提高單位內(nèi)部和外部人員對建設(shè)項目檔案管理工作的思想意識。通過加強宣傳教育，提高全體人員對建設(shè)項目檔案管理工作正確認(rèn)識，繼而轉(zhuǎn)變自身的行為態(tài)度，能夠在日常中積極配合檔案管理部門的檔案具體工作內(nèi)容。

其次，提升房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理制度和管理流程的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。檔案管理工作事項和工作內(nèi)容不斷增多，必須從管理制度和管理流程入手，加快提高其規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，用于指導(dǎo)相關(guān)部門及人員辦理檔案工作事宜。學(xué)習(xí)國家檔案部門公布的檔案管理新政策新規(guī)定，加快推動建設(shè)項目檔案管理制度流程體系的完善，以精細(xì)化的管理機制代替粗放式的管理機制，不僅明確檔案管理的工作流程，而且對所有檔案制定統(tǒng)一的格式、要求和標(biāo)準(zhǔn)，使房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理工作日益科學(xué)化、規(guī)范化。在完善的制度流程體系下，檔案人員在檔案收集、檔案整理、檔案利用環(huán)節(jié)中大大降低了工作失誤率和重復(fù)率。

第三，以信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)為房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理工作賦能。積極引進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備和信息管理軟件，加大檔案管理研究投入，鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)鉆研和創(chuàng)新。與國內(nèi)外優(yōu)秀同行進(jìn)行對比，找準(zhǔn)對標(biāo)，分析項目檔案管理中的短板，制定相應(yīng)的策略進(jìn)行重點強化提升。為了鼓勵檔案管理技術(shù)水平提升，積極發(fā)揮數(shù)據(jù)分析技術(shù)和安全防控技術(shù)，對電子檔案管理流程中的風(fēng)險隱患進(jìn)行安全防控，提高電子檔案管理的安全性，避免檔案信息遺失或被破壞，給單位和國家?guī)頁p失。借助視頻監(jiān)控技術(shù)，提高涉密檔案安全管理水平。做好電子檔案的容災(zāi)備份，提高建設(shè)項目檔案信息化管理事故緊急應(yīng)對能力。

第四，將責(zé)任制度和績效考核制度相掛鉤，提高建設(shè)項目檔案管理的執(zhí)行力度。建設(shè)項目檔案管理水平的提升離不開檔案管理人才隊伍建設(shè)。為了盡快打磨一支精銳的檔案管理人員隊伍，一方面從人才培養(yǎng)和人才管理制度方面入手，通過對檔案管理各個環(huán)節(jié)及各個崗位的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確，采取具體責(zé)任人的工作機制，促使檔案管理工作和管理責(zé)任形成可追溯機制，提高檔案管理人員的工作責(zé)任心;另一方面，采取績效考核和獎懲機制，鼓勵和激發(fā)檔案管理人員積極研究和創(chuàng)新，在崗位上善于發(fā)現(xiàn)問題，能夠勇于分析和探索問題，推動檔案管理實際工作技術(shù)和工作方法的優(yōu)化提升。

5 結(jié)語

房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理工作不僅反應(yīng)了建設(shè)單位檔案管理整體水平，同時也是建設(shè)單位提高經(jīng)營管理水平的重要信息參考資料。在檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢下，建設(shè)單位項目檔案管理工作必須積極調(diào)整管理思路和管理理念，從工作實際情況出發(fā)，加強管理方法和管理策略的探索創(chuàng)新，使房地產(chǎn)建設(shè)單位檔案管理水平穩(wěn)邁上一個又一個臺階，在建設(shè)單位管理工作中發(fā)揮出更積極的效能，更從容地迎接未來的諸多挑戰(zhàn)。

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