新時期職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新探索

趙淑威

摘 要：本文通過分析新時期數(shù)據(jù)化浪潮下職業(yè)院校檔案管理工作中存在的不足，提出了一些應(yīng)對措施，期望能夠更好促進職業(yè)院校檔案管理工作的進步。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;創(chuàng)新

新時期信息化的時代沖擊著每一個行業(yè)，同樣也對每一個行業(yè)提出更高的要求，面對這樣的穿沖擊，職業(yè)院校的檔案管理改革創(chuàng)新工作遇到了很大的挑戰(zhàn)。人們對于信息資源的認識和需求，隨著信息化時代的到來而更進一步，在如此的環(huán)境下，真實記錄著院校教學、科研等活動的數(shù)據(jù)檔案也迎來了大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作也正面臨著全新的變革。面對這些機遇和挑戰(zhàn)，職業(yè)院校首要面臨的任務(wù)是將信息化與檔案工作有機結(jié)合，既滿足社會和師生的需求，同時也要提高檔案的利用價值。

1 職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理硬件不足

硬件設(shè)施的不足一直以來都制約著院校檔案的管理工作，目前沒有專門的機構(gòu)負責檔案管理工作的情況仍然存在于大量的職業(yè)院校中，而其他有自身工作的部門也無法抽出專門的時間來進行檔案管理，這就導致學校的檔案管理工作長期松散以致落后于人，更加無法為教育和教學服務(wù)。同樣不完善的還有職業(yè)院校的檔案管理設(shè)施，設(shè)施不齊備，設(shè)備不完善，“巧婦難為無米之炊”也是多數(shù)檔案管理工作者無法更好的開展工作的原因所在。

1.2 檔案數(shù)據(jù)量巨大

教學和科研活動中會生成的大量的原始信息，而這些信息又全部都記錄在院校檔案中。而隨著大數(shù)據(jù)的到來，學校的各個部門系統(tǒng)又無時無刻不在生成新的數(shù)據(jù)檔案，因此院校檔案數(shù)據(jù)往往顯得驚人的龐大。另外人工方式生成數(shù)據(jù)和數(shù)字化建設(shè)的數(shù)據(jù)都包含在檔案數(shù)據(jù)之內(nèi)，最常見的就是通過諸如掃描、拍照等方式將收藏的實體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，這同樣使得檔案的數(shù)字化程度不斷提高，所需要儲存的檔案數(shù)據(jù)也在迅速上升，這同樣為院校檔案儲存工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案信息安全受到威脅

檔案數(shù)據(jù)的安全在大數(shù)據(jù)時代的背景下正遭受著更大的威脅。學校各個部門的線上數(shù)據(jù)處理并沒有一致的工作標準，而這些數(shù)據(jù)在生成后又會統(tǒng)一與學校檔案系統(tǒng)對接，這就給檔案的管理和整理工作帶來了很大的不便和潛在的威脅。同時，隨著院校檔案數(shù)據(jù)價值的增高，也越來越引起各類不法分子的注意，如果學校對檔案數(shù)據(jù)沒有做好有效地防護，就會給黑客等不法分子可乘之機。另外，傳統(tǒng)檔案信息安全體系也很可能受到結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)融合帶來的沖擊。因此，職業(yè)院校的檔案管理工作者不僅要精通檔案管理的各項業(yè)務(wù)，還需要有計算機的相關(guān)專業(yè)知識，具備與時俱進不斷學習的能力，才能夠更好做好檔案管理保護工作，面對各種突發(fā)狀況是能夠做到臨危不懼，采取有效的措施應(yīng)對。

2 新時期檔案管理工作思路

信息化大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)院校的檔案管理工作為了完善自身，需要開展新的思路，不斷改進自身的工作方式，以服務(wù)他人為宗旨充分整合利用各類檔案資源，適應(yīng)新時期不斷出現(xiàn)的各類機遇和挑戰(zhàn)。

2.1 規(guī)范數(shù)據(jù)、整合資源

職業(yè)院校內(nèi)部各部門之間的數(shù)據(jù)大都沒有得到標準化和規(guī)范化的管理，這就使得大批量采用不同格式生成的數(shù)據(jù)形成一個個信息的孤島，無法與其他部門建立有效地聯(lián)系，還會浪費大量的人員進行信息的優(yōu)化整合。因此規(guī)范數(shù)據(jù)、整合資源、減少不必要的勞動是新時期背景下職業(yè)院校檔案管理首先要解決的問題。

2.2 改善工作模式

在新時期，除了對信息進行傳統(tǒng)的收錄、管理、使用外，還對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立以及數(shù)據(jù)的歸檔提出了新的要求。檔案的收錄工作要貫穿全過程，不僅需要提前對各個系統(tǒng)做好研究工作，而且要針對不同類別的數(shù)據(jù)采取不同的收錄辦法，做到與檔案系統(tǒng)建立完美的對接。檔案的管理不可避免的需要計算機技術(shù)的支持，同時這些大批量的數(shù)據(jù)儲存也需要用到專業(yè)的計算機知識對其進行處理。此外也要做好檔案的安全和防護工作，務(wù)必使得檔案的管理得到全方位的技術(shù)支持。檔案并不是要躺在檔案房或是電腦硬盤里無人問津的，而應(yīng)該活泛起來，對數(shù)據(jù)的挖掘與應(yīng)用應(yīng)該做到全智能服務(wù)，使檔案能夠真正為需要者服務(wù)。

2.3 增強檔案信息安全管理

信息化時代檔案管理安全的重要性不言而喻，學校檔案管理工作更是重中之重。要想加強職業(yè)院校檔案管理工作，首先要有一定的專業(yè)技術(shù)支撐。包括對于登陸者的身份認證，設(shè)置登錄密碼和訪問權(quán)限，為數(shù)據(jù)加密等措施。其次，為了確保檔案內(nèi)部管理的各項工作有規(guī)章制度可循，職業(yè)院校需要建立安全規(guī)范和明確的責任制度，特別是為了使信息能夠在安全的環(huán)境中共享和使用，要做好檔案的開放標準和保密工作。

2.4 建立高質(zhì)量的人才隊伍

新時代的檔案管理工作已經(jīng)不單單是收集裝訂存放等這樣簡單的工作，檔案的使用也再不是簡單地查詢，復印。檔案從業(yè)人員應(yīng)該以全新的視野來看待這份工作，他們不僅需要具備專業(yè)的檔案學知識，同樣要有新的管理思維，擁有對數(shù)據(jù)進行分析、建模和處理的能力。做好新時代的檔案管理工作，需要從業(yè)者具有較高的學習能力，對現(xiàn)代化檔案管理有敏銳的嗅覺，緊跟時代的步伐，不斷地完善自身，才能更好地完成工作。

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作不可回避的，它是一項需要運用多種科學知識、多種專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工作。在知識經(jīng)濟時代，信息檔案管理事業(yè)作為繼承和保護與開發(fā)人類文明遺產(chǎn)的一小部分將對科技的發(fā)展和社會的進步產(chǎn)生重大影響，占有舉足輕重的地位。當然高校檔案信息化建設(shè)也不是一蹴而就的，它需要對實施的各個環(huán)節(jié)進行深入分析，做好規(guī)劃。綜上所述，盡管職業(yè)院校的檔案管理工作還存在著專業(yè)化信息化的缺失，但是一個行業(yè)的進步往往是挑戰(zhàn)與風險并存的，不能因為懼怕潛在的風險就讓自己故步自封，那樣做只會使自己流失在歷史的浪潮之中。新時期職業(yè)院校的檔案管理工作的創(chuàng)新也是需要一步一步去完成的，盡管期間并不是一帆風順，但只要秉承一顆不斷進步的心，虛心找出自身的不足，花費更多的心思和人力物力進行投資，就會精益求進，收獲到更好的回報。

參考文獻

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