人工智能時代檔案管理革新路徑分析

楊思思

摘 要：人工智能技術的發(fā)展實現新時代的開啟，也進一步推進了檔案管理模式的改變。本文論述在分析檔案管理理論創(chuàng)新的基礎上，探討了提高人工智能在檔案管理中優(yōu)化效果分析的路徑，力求不斷提升檔案管理水平。

關鍵詞：人工智能;檔案管理;創(chuàng)新;路徑

從遠古時期結繩記事技藝的使用到大數據時代云計算、區(qū)塊鏈技術的應用，檔案離開了沒有技術的伊甸園，技術常常嵌入檔案管理中，呈現出檔案管理技術發(fā)展的恢弘圖景。正如著名技術哲學家伊德所言：“我們已經離開伊甸園，棲居于塵世地球”。

人工智能被稱為“ABCD”信息生態(tài)環(huán)境中的重要一環(huán)，作為一個總稱性的概念，它可以細分為人工智能技術、人工智能應用等領域，主要包括自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)、機器神經網絡、深度學習、分布式人工智能等技術。人工智能的快速發(fā)展得益于算法的不斷演進、學習層級的不斷增加、計算能力的提升、大數據的飛速發(fā)展等多種因素。有專家預測在接下來的幾年里人工智能將在交通、智能家居、服務機器人、醫(yī)療健康、教育、安防、職業(yè)工作以及文娛產業(yè)等八個領域深刻影響公眾的生活。人工智能技術已經應用到檔案管理中，也勢必對檔案管理產生深遠的影響。

1 檔案管理理論的創(chuàng)新

當前，我國學者對人工智能應用于檔案管理工作的理論探討主要集中在以下方面：一是對檔案管理工作應用人工智能技術必要性的探討。劉珂指出隨著電子文件數量的增長以及檔案館“智能化、個性化、知識化”服務理念的驅動，應用人工智能技術對于實現檔案科學管理具有十分重要的意義。二是對人工智能在檔案管理工作中可能應用方面和作用的研究。

國外學者對人工智能應用于檔案管理工作也進行了相關理論研究。GregoryRolan等人指出人工智能在文件保管領域的應用包括：文本分類與分析、文件鑒定、選擇、處置與敏感性審查等。同時具體分析了人工智能應用于文件保管工作的一些障礙：一是目前人工智能技術在文件保管領域的應用尚缺乏一些令人信服的案例研究;二是機器學習解決方案耗時長、成本高，使用機器學習技術對數據質量、計算能力提出巨大挑戰(zhàn);三是人工智能技術與以人為導向的工具之間的融合較為困難，例如在對文件的保留與處置進行判定時，與文件內容相關的其他文件記錄、文件的形成背景和一些常識也是非常重要的，人工智能技術可能會在這方面存在缺陷;四是不同文件、不同系統(tǒng)和不同機構之間記錄數據的異構性也是人工智能應用的一大障礙。

2 提高人工智能在檔案管理中優(yōu)化效果分析的路徑

2.1 檔案資源搜索應用

人工智能技術的發(fā)展使得其應用范疇被進一步拓展。面對海量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經疲于應付，提升檔案資源的檢索效率，則必須加大技術投入，促使傳統(tǒng)檢索模式進一步優(yōu)化，從而實現檔案信息檢索的高效和智能化。在檢索檔案資源過程中，主要是利用自然語言處理等一些核心智能技術，但影響檢索效率的因素有很多，除了技術方面的因素之外，檔案工作人員對系統(tǒng)的維護和工作的觀念也會影響檢索的效果。正因為如此，引進人工智能技術則顯得意義重大。但在實際操作過程中，因為信息量非常之大，而且影響檔案管理成效的因素有很多，所以還是給用戶體驗帶來了影響。要確保用戶能夠在較短的時間內獲得想要的資料，則需要引入人工智能技術中的搜索技術，比如說神經網絡技術等，從而更好地滿足用戶的信息需求。

2.2 增強檔案管理的信息化、數字化管理

檔案的信息化、數字化管理是實現人工智能檔案管理的基礎，其能夠將檔案管理工作實現信息規(guī)范化、準確性提升以及能夠廣泛的應用。人工智能技術的應用與推廣需要以檔案數字化、信息化技術為主要的載體和依據。要充分的發(fā)揮人工智能技術的功能與價值，首先要建立科學、健全的學習體系，要建立完善的數據庫并使計算機能夠對檔案信息進行知識性的識別并形成一定的規(guī)律，將人工智能檔案管理的邏輯關系進行梳理，進而使其能夠實現人工智能技術對檔案的用戶進行個性化的輔助。此外，龐大的檔案數據信息是實現人工智能技術進行檔案管理的重要因素，人工智能技術也讓檔案數據信息更加的準確和全面，通過網絡的強大資源可以實現對具體資料的搜集和整理，全部都能夠通過智能信息搜尋系統(tǒng)進行自動識別和篩選，進而搜集更加詳細的檔案信息。

2.3 技術革新凸顯檔案場景機器化

技術革新是人工智能嵌入檔案管理的重要體現，對于負載價值的人工智能來說，它的嵌入體現著一種管理場景的革新。首先，檔案管理場景從計算機輔助向人機協(xié)作轉場。其次，在檔案管理圖景中機器作為管理主體成為可能，即機器有能力、有權從事檔案管理活動。最后，檔案管理場景中技術的使用更加多元化，通過多元技術的融合與跨越機構的合作推動檔案管理轉型，構建人工智能大背景下的話語體系。

2.4 提高檔案編研水平，開發(fā)檔案應用功能

檔案的編研工作準確的說是檔案管理工作人員提高對檔案信息的深度挖掘和有效利用。是其對所積累的檔案資源進行再開發(fā)與再利用的過程。所以要提高檔案編研水平首先要進行檔案資源的整理和匯編，要遵照其專業(yè)性的分類進行專題類別的檔案整理，通過準確的分類可以便于對檔案的應用進行更加有針對性的提升。除此之外，檔案管理系統(tǒng)也要通過人工智能技術進行應用優(yōu)化，即利用當前廣泛應用的移動信息終端建立移動客戶端，以滿足檔案用戶對檔案信息的個性化需求，也能夠實現檔案功能的多樣化發(fā)展。檔案管理的人工智能化功能也在不斷的開發(fā)與研究，當前已經可以實現人工智能客戶服務功能，其可以將電子檔案查詢做到更加的精細化，用戶的查詢可以實現語音識別，也可以模糊搜索，都可以通過電子檔案智能客服為用戶進行服務，極大的提高了檔案的服務性功能，也有助于提高檔案信息的利用率和快捷的檔案目標管理。

2.5 轉變發(fā)展思路

在實踐中，促進檔案實踐部門與相關科研單位或技術公司進行全方位協(xié)作，強化檔案工作者對人工智能應用的學習和訓練，進一步將檔案專家知識和人工智能核心技術相結合，克服技術難題攻關帶來的挑戰(zhàn)，使未來運用人工智能技術開展檔案數據化管理、智慧服務及構建智慧檔案館等美好愿景得以更快地走進現實。

3 結語

建立人工智能專家系統(tǒng)的工作人員被稱為知識工程師，所以建立專家系統(tǒng)的人員屬于復合型人才，需要對計算機知識足夠熟悉，也需要掌握檔案管理的相關知識。因此，從事檔案工作的人員如果是建立人工智能專家系統(tǒng)數據庫知識工程師就能夠解決很多問題。但當前檔案管理工作中還缺乏這樣的人才，很多管理人員只是停留于傳統(tǒng)模式下的管理。因此，檔案部門應該著力于引進和培養(yǎng)具備較高知識層次的檔案工作人員，能夠在建立專家系統(tǒng)知識庫以后獨立自主地對檔案的密級、自動標引等內容作出相應的判定，也能夠采用智能技術檢索和搜集檔案資源。在人工智能技術快速發(fā)展的今天，專家系統(tǒng)應用于檔案管理是大勢所趨，所以應該提前做好準備。

參考文獻

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