現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策研究

摘 要：檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)運營發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展歷程與實踐結(jié)果進(jìn)行全面展示，其對管理工作的實際開展會產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，具有數(shù)據(jù)總結(jié)、歸納的作用，屬于企業(yè)實際發(fā)展中的重要財產(chǎn)。當(dāng)前檔案管理價值愈加凸顯出來，要求基于檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行探析，將檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來，奠定檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化;辦公技術(shù);檔案管理;影響;對策

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為信息技術(shù)的全面發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，同時社會競爭形式的日愈激烈，想要在這樣的背景環(huán)境中獲得更為良好的發(fā)展，需要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，現(xiàn)代化辦公技術(shù)能夠強化提升檔案管理工作質(zhì)量，更能夠推動檔案管理工作的信息化發(fā)展。

1 現(xiàn)代化辦公技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的重要作用

在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，不僅能夠?qū)芾砉ぷ骼砟钸M(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，同時能夠?qū)鹘y(tǒng)形式的管理工作方式、流程、模式以及管理工作者素養(yǎng)等進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

1）管理方式。傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成為電子檔案的形式，現(xiàn)代化辦公技術(shù)讓檔案管理工作中的檔案收集、整理、存儲等方式都產(chǎn)生本質(zhì)變化。電子檔案相關(guān)資料的錄入、修改、審核與簽發(fā)、寄送等都基于電腦而實現(xiàn)，當(dāng)電子檔案相關(guān)資料完成之后就能夠進(jìn)行存儲、整理、登記等，為未來的共享查詢提供精準(zhǔn)搜索，相關(guān)工作者能夠基于電腦依據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行整合，這樣的單子檔案資料能夠沖破時間與空間的制約影響，是非常先進(jìn)的一種管理方式。電子檔案對傳統(tǒng)形式的檔案資料管理方式進(jìn)行徹底創(chuàng)新改變，同時為檔案管理相關(guān)工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供了寬廣空間[1]。

2）管理模式。檔案管理相關(guān)工作實際上具有政治性、合理性與服務(wù)性，在檔案管理工作的傳統(tǒng)模式當(dāng)中，難以認(rèn)知到這一點，致使檔案管理相關(guān)工作無法獲得全面認(rèn)可。現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案管理工作提供了發(fā)展機遇，改變了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式，更對檔案管理相關(guān)工作的服務(wù)理念進(jìn)行了有效更新。也就是說，檔案管理工作是信息服務(wù)的一種，現(xiàn)代化檔案管理相關(guān)工作要求工作者具備現(xiàn)代化的服務(wù)理念與檔案管理工作模式，發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)作用，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理工作模式，對現(xiàn)代化資源記性充分應(yīng)用，讓電子檔案能夠滿足社會發(fā)展的要求。推動社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，這也是檔案管理相關(guān)工作達(dá)成現(xiàn)代化發(fā)展的首要工作。

3）檔案管理工作者要求方面?，F(xiàn)代化辦公技術(shù)對檔案管理工作者的管理工作方式、專業(yè)知識、專業(yè)技能方面提出了嚴(yán)格要求，同時也讓管理理念、模式等諸多方面發(fā)生了變化?，F(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理工作者提出了嚴(yán)格的要求，檔案管理工作者在現(xiàn)代化辦公技術(shù)存在認(rèn)知不足的情況，管理理念與專業(yè)知識、技能方面較為滯后，其會對檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生影響。針對全新形式的檔案管理工作要求，檔案管理工作者一定要對現(xiàn)代化辦公技術(shù)進(jìn)行全面掌握，要求相關(guān)工作者能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行有效整理，對電子信息進(jìn)行有效保護(hù)，預(yù)防電腦病毒，具備對電子文件進(jìn)行整理、判斷、存儲與歸檔的能力等，這是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。

2 在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)的有效措施

現(xiàn)代化辦公技術(shù)的實際應(yīng)用，會直接影響檔案管理工作的實際開展，現(xiàn)代檔案管理工作方式和電子檔案管理形式無法實現(xiàn)全面統(tǒng)一，為了能夠基于現(xiàn)代化技術(shù)手段開展電子檔案的管理工作，相關(guān)工作者一定要做到：

1）對電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行區(qū)分管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案有很多不同之處，二者特征也是不同的，在開展電子檔案管理的時候不能使用紙質(zhì)檔案的管理方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在顯著的不同，其基于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，在處理電子檔案的時候不需要對紙質(zhì)版內(nèi)容進(jìn)行接觸，只要有電腦就能夠進(jìn)行相應(yīng)的操作[2]?？墒侨绻麤]有電腦與互聯(lián)網(wǎng)，電子檔案管理工作就無法進(jìn)行。所以，要從本質(zhì)上對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。

2）確保電子檔案內(nèi)容的真實性與完整性。在檔案管理工作的實際開展中，最為基礎(chǔ)的要求就是要確保電子檔案的真實性與完整性，確保電子文檔的真實性與完整性，屬于電子檔案管理工作的基本要求，同時是電子檔案管理的意義與價值?？墒钱?dāng)前，檔案資料的收集與整理流程并不規(guī)范，方式、方法也不恰當(dāng)，載體耐久性是影響電子檔案真實性、完整性的關(guān)鍵性因素。構(gòu)建健全合理的制度條例與工作流程能夠確保電子文檔的形成，要求電子檔案實際處理中滿足相關(guān)規(guī)范的要求?；跇?gòu)建電子檔案操作人員的身份識別和權(quán)限管控，設(shè)置滿足安全標(biāo)準(zhǔn)要求的操作標(biāo)志，使用合理有效的安全防護(hù)措施保證電子文檔的真實性、安全性、有效性。構(gòu)建完善有效的電子檔案管理工作制度，并且使用現(xiàn)代化技術(shù)措施對背景信息與元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與整理，這樣才能保證電子檔案相關(guān)內(nèi)容的真實性、完整性、有效性。

3）強化提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力。檔案管理者本身的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力會對電子檔案管理產(chǎn)生重要影響，因此其對檔案管理相關(guān)工作人員的要求也非常高。要求檔案管理工作者一定要具備優(yōu)質(zhì)的政治素養(yǎng)，同時一定要掌握電子檔案相關(guān)內(nèi)容收集、整理、處理存儲等方面的專業(yè)技術(shù)，這是極為關(guān)鍵的。優(yōu)良的政治素養(yǎng)與專業(yè)的技術(shù)、能力等，是確保檔案管理相關(guān)工作有序開展的前提基礎(chǔ)。所以，在選擇、培養(yǎng)和發(fā)展檔案管理工作者的時候，一定要投入更多的時間與精力，持續(xù)強化提升檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)、專業(yè)能力，并且還要基于多種不同渠道開展多種不同形式的培訓(xùn)教育工作。要求檔案管理相關(guān)人員要具備現(xiàn)代化的檔案管理工作理念，并且更要掌握計算機軟、硬件知識、信息數(shù)據(jù)處理相關(guān)知識等，對管理工作者的知識架構(gòu)進(jìn)行更新，滿足檔案管理相關(guān)工作的現(xiàn)代化發(fā)展訴求。

4）強化提升對電子文檔的保護(hù)措施。電子檔案和紙質(zhì)檔案是截然不同的，紙質(zhì)檔案屬于肉眼可見、可以觸碰得到的真實事物，電子檔案屬于存在在計算機當(dāng)中的文檔內(nèi)容，存儲起來非常方便與快捷，可是其也有很多劣勢存在，其容易被篡改與刪除[3]。因此，確保電子檔案的安全，屬于電子檔案管理相關(guān)工作中極為關(guān)鍵的部分。嚴(yán)格要求電子檔案的質(zhì)量，是確保電子檔案安全性的有效舉措之一，能夠強化提升電子檔案存儲載體的壽命。并且要確保電腦網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全性，這是極為關(guān)鍵、極為必要的，確保機器設(shè)備不會被溫度、火災(zāi)等所影響，要對數(shù)據(jù)庫相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效備份，以免數(shù)據(jù)檔案產(chǎn)生丟失的情況。在對電子檔案相關(guān)資料進(jìn)行管理的時候，為了能夠規(guī)避病毒侵入到電腦系統(tǒng)當(dāng)中致使互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)被損壞，就一定要對電腦殺毒軟件的及時升級與更新，這樣才能保證電腦殺毒軟件中的補丁等能及時獲得安裝，不給電腦病毒入侵電腦損壞檔案的機會。

3 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作具有極為關(guān)鍵的作用，其讓檔案管理相關(guān)工作達(dá)成了現(xiàn)代化發(fā)展。可是一定要明確的是，其不僅為檔案管理工作提供了更多便利，也提出了嚴(yán)格的要求。要求相關(guān)工作者基于理念、技術(shù)層面上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對現(xiàn)代化辦公技術(shù)的優(yōu)勢進(jìn)行充分利用，對檔案資源本身的作用進(jìn)行深入挖掘，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，奠定經(jīng)濟發(fā)展的堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王丹.試論現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理影響及對策[J].魅力中國，2019（11）.

[2]朱亮.基于云數(shù)據(jù)辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2019，000（002）：234.

[3]張其嚴(yán).信息化技術(shù)對檔案管理水平的提高[J].科技資訊，2019，017（004）：114，116.

作者簡介

陳華（1978-），女，山東省棗莊市人，本科。