提高歷史文獻檔案管理工作質(zhì)量的對策

辛巍

摘 要：對于珍貴歷史文獻，不僅要做到收集、整理、歸檔，還要在保護好歷史文獻檔案的基礎(chǔ)上，進行檔案資源整合、挖掘檔案資源價值，為歷史研究、文化發(fā)展、社會建設(shè)提供應(yīng)有的幫助。近年來，館藏歷史文獻檔案的數(shù)量不斷增加，對檔案管理工作的質(zhì)量也提出了更加嚴格的要求。針對現(xiàn)階段檔案管理工作開展中仍然存在的管理制度不完善、信息化水平低等問題，必須要加強重視、加大投入，通過建立健全管理制度、搭建信息管理平臺、重視檔案資源利用等一系列措施，讓這些珍貴的歷史文獻檔案能夠在不同的領(lǐng)域發(fā)揮出更大的價值。

關(guān)鍵詞：歷史文獻檔案;管理制度;信息化;檔案資源共享

引言：在歷史文獻檔案管理工作中，既要重視“量”的增加，又要兼顧“質(zhì)”的提升。要想高質(zhì)量、高標準的完成歷史文獻檔案管理任務(wù)，需要從制度、技術(shù)以及人才等層面上，多措并舉、形成合力，一方面要讓珍貴的歷史文獻檔案得到保護，防止丟失、損毀，另一方面還要迎合各方面的研究和使用需要，提高其利用率，這也是檔案管理的價值所在。新時期的檔案管理工作者，必須要認識到：將歷史文獻檔案束之高閣，雖然可以保護其不受損害，但是也失去了利用價值。只有在保護的基礎(chǔ)上進行開發(fā)利用，才是新時期歷史文獻檔案管理的應(yīng)有之義。

1 歷史文獻檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 尚未形成統(tǒng)一的管理標準

在歷史文獻檔案的收集、歸檔、整理、利用等各項具體工作中，完善的管理標準能夠?qū)@些工作的開展提供必要的參考，這也是保障歷史文獻檔案完整性、安全性的必要舉措。但是由于歷史文獻在不同的歷史時期形成，形成地域及著述人不同，文獻呈現(xiàn)的形式也就有較大差異，加上文獻傳遞歷時久遠，現(xiàn)存的歷史文獻或不完整，或原編纂有失誤，怎樣制定較為統(tǒng)一的檔案管理標準，亟待探討。另外，對不同時期的歷史檔案.例如明清、民國，需要有詳盡的管理標準為依托進行整理。但是除有限的關(guān)于明清檔案的數(shù)據(jù)采集標準之外，我國尚未出臺更多歷史文獻的檔案信息化執(zhí)行標準。在這種情況下，有些歷史文獻雖然歸檔了，但是由于標準不統(tǒng)一，檔案資源的整合利用難度較大。

1.2 歷史文獻檔案管理信息化水平低

隨著歷史文獻檔案種類及數(shù)量的不斷增加，以人工為主的檔案管理模式，除了會給檔案管理人員帶來較為沉重的工作負擔，導(dǎo)致檔案管理各項工作的效率低下外，也不利于滿足歷史研究人員的檔案使用需求，這就極大的削弱了歷史文獻檔案本身的價值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，部分單位在辦公信息化方面雖然取得了一定的成績，但是檔案管理的信息化水平較低，信息基礎(chǔ)設(shè)施不完善，信息化建設(shè)缺乏長效投入機制等問題普遍存在?，F(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下只能用于歷史文獻檔案的檢索、瀏覽，而未能在檔案資源開發(fā)、利用、服務(wù)等領(lǐng)域發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。

1.3 復(fù)合型檔案管理人才匱乏

歷史文獻檔案與普通檔案（如人事檔案）相比，除了具有更加珍貴的價值外，還具有收集難度大、專業(yè)要求高等特點。要想勝任這一工作，相關(guān)人員除了要精通檔案管理學的知識外，還必須熟練掌握歷史文獻學的專業(yè)知識。另外，在檔案管理信息化的大趨勢下，還要掌握計算機、信息技術(shù)。只有具備了崗位工作要求的復(fù)合能力，才能推進歷史文獻檔案管理工作的高質(zhì)量開展。但是從實際調(diào)查情況來看，符合上述要求的復(fù)合型人才數(shù)量較少，這就與不斷增加的檔案數(shù)量和不斷提升的管理要求，形成了鮮明的對比。短期來看，會影響本單位歷史文獻檔案的管理水平和利用效率;長期來看，則會對歷史研究等相關(guān)工作的開展造成一定負面影響。

1.4 歷史文獻檔案的開發(fā)利用程度不高

現(xiàn)階段對歷史文獻的信息化整理，局限于歷史文獻本身，忽視了文獻的殘缺，沒有對二次文獻和相關(guān)佐證文件進行配套整理。這是因完成整理工作的人員對文獻缺乏專業(yè)了解，對歷史文獻的整理工作了解過于表層所致，導(dǎo)致僅僅追求整理速度，而忽視了對歷史文獻的潛在價值的挖掘。歷史文獻檔案管理的最終目的，以及歷史文獻檔案價值的體現(xiàn)，都必須建立在檔案資源對當前工作開展提供借鑒與支持的基礎(chǔ)上。相反，如果僅僅是擴充了歷史文獻檔案的數(shù)量，但是開發(fā)利用率不高，這些檔案的價值沒有發(fā)揮出來。這樣的檔案管理工作是低效的，甚至可以說是失敗的。

2 加強歷史文獻檔案管理與利用的現(xiàn)實意義

歷史文獻檔案是對歷史事件的客觀記錄，是對歷史面貌的真實還原，是傳統(tǒng)文化的傳承載體，是珍貴的文化遺產(chǎn)。通過做好歷史文獻檔案的收錄、整理和利用，可以幫助我們了解特定的歷史和文化;而對于專門從事歷史研究的學者來說，則能夠從更加專業(yè)的角度，利用這些歷史文獻檔案在歷史文化研究領(lǐng)域有新的建樹?？偨Y(jié)來看，這些年代久遠的歷史文獻檔案，其現(xiàn)實意義可以歸納為以下幾個方面：其一，尋找發(fā)展規(guī)律。任何一個學科的發(fā)展，都會經(jīng)歷一個不斷探索的漫長過程。而這些歷史文獻檔案就是對學科發(fā)展歷程的真實記錄。按照時間線對相關(guān)的歷史文獻檔案進行對比、分析，可以總結(jié)、歸納出學科發(fā)展的一般規(guī)律。利用這一規(guī)律，進而尋找或預(yù)測學科未來發(fā)展的方向。其二，解決科研問題。歷史文獻檔案中記錄了前人在某個學科、領(lǐng)域中做出的研究、積累的經(jīng)驗。利用這些檔案可以讓當代的研究人員“站在巨人的肩膀上”，減輕了科研工作的阻力。

3 提高歷史文獻檔案管理工作質(zhì)量的對策

3.1 盡快制定完整、統(tǒng)一的管理制度

緊跟工作開展需要建立健全配套的檔案管理制度，是新時期提升歷史文獻檔案管理工作質(zhì)量的一項基礎(chǔ)工作。這里著重以歷史文獻的歸檔、存儲為例，對管理標準的建設(shè)進行簡要分析。根據(jù)歷史文獻的內(nèi)容信息量和文獻的特點，確定是以圖片形式還是以文字形式采集信息。綜合考量檔案室計算機配置狀況和歷史文獻保存的清晰度完整度所需，設(shè)定圖片文件的分辨率和存儲量、在存儲格式方面，圖片文件要以JPG或者PDF等常用格式為主，文字文件要以Word和PDF格式為主，以保障資源傳遞和共享的順暢。PDF格式可以還原歷史文獻原來的存在形態(tài)，Word文檔可以供借閱者快速地拿到所需參考信息。

3.2 積極推進歷史文獻檔案信息化管理

3.2.1 搭建檔案管理信息平臺

信息技術(shù)在檔案管理中的運用，將檔案管理工作質(zhì)量提升了一個新的檔次。為此，相關(guān)部門也要通過加大資金投入，搭建檔案管理的信息平臺，依托該平臺減輕工作人員的壓力，也進一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量和發(fā)揮檔案利用價值。例如，檔案管理信息平臺可以支持“在線查閱”和“檔案預(yù)借”功能。有歷史文獻檔案借閱需求的用戶，可以提前登陸該平臺，在搜索欄輸入想要借閱的檔案名稱，就可以在線查閱有無該檔案，或是能否借閱。如果平臺顯示檔案可借閱，則通過“檔案預(yù)借”功能進行鎖定，這樣其他人暫時無法借閱，該用戶在規(guī)定時間內(nèi)辦理檔案借閱手續(xù)。這樣既可以減輕檔案管理人員的壓力，也節(jié)約了用戶的時間。

3.2.2 建設(shè)歷史文獻檔案數(shù)據(jù)庫

歷史文獻檔案的收集難度較大，且本身容易破損。這種特點決定了單一部門所掌握的歷史文獻檔案相對有限，無法很好的滿足用戶的多樣化使用需求。通過建設(shè)歷史文獻檔案數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)跨省的歷史文獻檔案資源交流、共享。不同省份的有關(guān)單位，都可以將一些歷史文獻檔案上傳到該數(shù)據(jù)庫內(nèi)，極大的豐富了數(shù)據(jù)庫中歷史文獻檔案的數(shù)量的種類，更好的滿足了用戶的多樣化使用需求。

3.3 重視多元化、復(fù)合型人才隊伍建設(shè)

新時期做好歷史文獻檔案管理工作，除了要完善配套制度和重視信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)外，還要把握住檔案管理人員這一核心點。通過組建一支多元化、復(fù)合型的人才隊伍，全權(quán)負責歷史文獻資料收集、歸檔、管理、開發(fā)等各項具體工作，才能取得滿意的效果。根據(jù)崗位工作要求，定期開展培訓(xùn)是一種提升管理工作質(zhì)量的有效手段。同時，培訓(xùn)工作還可以增強職工的獲得感、向心力，對保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性也有積極作用。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容的不同，可以分為以下幾種：

1）檔案管理規(guī)范與標準培訓(xùn)。其目的是讓員工熟悉歷史文獻檔案管理的基本要求和操作方法，以及本部門的規(guī)章制度。

2）檔案專業(yè)技能與知識培訓(xùn)。在已經(jīng)具備一定工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)行業(yè)發(fā)展進行適應(yīng)性培訓(xùn)，始終滿足崗位工作要求。

3）檔案管理信息技術(shù)培訓(xùn)。其目的是順應(yīng)檔案管理信息化趨勢，發(fā)揮信息技術(shù)在提高檔案管理效率和深化開發(fā)利用等方面的價值。

3.4 在保護檔案的基礎(chǔ)上挖掘檔案資源價值

對于歷史文獻檔案，首先是要保證檔案本身的完整性和安全性，這是進行檔案開發(fā)和利用的基礎(chǔ)。由于歷史文獻檔案主要以紙質(zhì)形勢存在，加上年代較為久遠，很容易出現(xiàn)破損或缺失的情況。在進行歷史文獻檔案管理時，應(yīng)當加強存儲環(huán)境的管理，例如必須配備除濕通風設(shè)備，避免紙質(zhì)的檔案受潮、發(fā)霉;還要做好消毒滅菌工作，避免紙質(zhì)檔案發(fā)生蟲蛀。另外，還可以利用現(xiàn)代技術(shù)手段，例如使用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣就可以避免檔案破損、丟失等情況。在做好保護工作的基礎(chǔ)上，還要對歷史文獻檔案進行開發(fā)利用。依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，通過信息提取、資源整合、共享利用等，滿足各個行業(yè)的檔案使用需求。

4 結(jié)語

歷史文獻檔案的獨特價值，決定了在管理工作中必須要以保護為基礎(chǔ)，以開發(fā)利用為核心，提高檔案利用率，為歷史研究及科研事業(yè)的發(fā)展提供必要的支持。當前的管理工作質(zhì)量，還不能完全滿足歷史文獻檔案管理、利用的需求。這就需要有關(guān)部門在加強思想重視的前提下，采取實際行動支持這一工作的高質(zhì)量開展。其中，重點把握好管理制度建設(shè)、管理人才培養(yǎng)、信息技術(shù)應(yīng)用等幾項內(nèi)容，為歷史文獻檔案管理工作更高效率的開展，以及檔案資源價值最大化的發(fā)揮奠定扎實的基礎(chǔ)。

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