優(yōu)化和健全我國社會保險檔案管理的新思路

馬亮

摘 要：本文將會以社會保險檔案管理體制建設的基本原則、及當前管理過程中所存在的缺陷為切入點，對其優(yōu)化與健全思路進行初步的分析與探討，希望借此可有效推動我國社會保險檔案管理工作的進一步提升。

關鍵詞：社會保險;保險檔案;檔案管理;檔案管理手段;檔案管理思路

為了讓社會保險檔案管理可進一步適應社會發(fā)展的潮流，相關部門在對其進行改革過程中，需要注重總體思路與方向的確立，注重分析當前管理過程中所存在的問題，以解決問題為手段，提供高效服務為最終目標，不斷提升服務過程的質量，消除不足與缺陷。

1 社會保險檔案管理體制建設過程中的基本原則

社會保險檔案體制的建設工作，需要以時代特征為基礎，以信息化及規(guī)范化為目標，遵循相應的基本原則內容來實施建設工作。

1.1 一體化原則

檔案內容一體化原則是檔案實現(xiàn)規(guī)范化與制度化基礎，同時，也是實現(xiàn)檔案信息化建設目標的重要保障。檔案內容一體化，要求每一位檔案管理人員將檔案內部的各類文件以及數(shù)據(jù)實現(xiàn)一體化，簡化中間環(huán)節(jié)，減少管理壓力，并注重檔案信息自身的共享能力。

1.2 雙軌制原則

雙軌制原則是信息化時代檔案管理改革的全新原則，其核心重點在于檔案內容要實現(xiàn)紙質文件與信息文件同步存在，且完全相同。在我國與檔案相關的法律中，考慮到信息類文件自身所存在的安全性問題，信息類文件無法完全取代紙質文件，所以，需要施行紙質文件內容與信息類文件內容同步的雙軌制原則。

1.3 協(xié)作性原則

社會保險檔案的日常管理過程中，為了方便后期管理，提高信息調取速度，需要以基礎數(shù)據(jù)為根本，規(guī)范入庫管理操作，提高其入庫管理與檔案管理的協(xié)調性。同時，各級檔案管理部門之間需要提高配合程度，重視信息化建設進程。

2 社會保險檔案管理工作所存在的實際問題與不足

2.1 管理方式不統(tǒng)一，管理職能之間相互交疊

近些年，隨著社會福利水平的提升，社會保險檔案的管理工作也成為相關部門的工作重點，但是，雖然近些年的檔案管理手段與效率得到較大程度的改善，但是，在具體工作當中，很多指導思想與職責沒有得到有效的貫徹與實施，進而導致具體的管理過程仍然存在著很多的問題。在這些問題當中，管理方式混亂最為突出。社會保險的辦理與繳費過程中，伴隨而來的是大量的數(shù)據(jù)資料與報表內容，這些內容與資料都需要管理部門完成對應的整合，而整合過程又需要眾多其他部門相互協(xié)調，而不同部門之間在協(xié)調過程中又沒有一個統(tǒng)一性原則，這就導致檔案的資料內容真實度大打折扣。另外，這種由不同部門相互協(xié)調而完成的數(shù)據(jù)收錄過程，也會出現(xiàn)大量職責交疊現(xiàn)象，而群眾想要獲取到這些保險資料，更是需要在多種不同部門辦理相關的手續(xù)，不僅造成工作效率下滑，浪費了大量的時間，還直接導致了群眾自身對相關部門效能的懷疑。

2.2 缺少科學規(guī)范的標準與管理制度

當前，我國社會保險檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的制度規(guī)范，其整體的管理形式較為粗放，并且，各類不可控的風險，都會對紙質檔案資料自身造成無可挽回的損失。當前社會保險的辦理過程已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化，但是，對于保險檔案的管理，仍然沒有很好的利用計算機網(wǎng)絡技術。社會保險檔案管理需要注重對檔案自身的保護，但是，相關部門卻沒有針對其問題制定更為合理科學的保障手段，檔案管理形式極為落后。同時，隨著保險人數(shù)的與日俱增，檔案管理人員的工作量被大幅度拉升，使得其日常工作更是困難重重。

2.3 管理水平與管理手段需要進一步改善

當前的保險檔案管理方式及手段，卻沒有有效推動保險業(yè)務的改革進程，反而形成了一定的自然阻礙。究其根本，在于社會保險檔案的管理水平與手段并沒有實現(xiàn)創(chuàng)新改良。例如，當前的檔案保管室并沒有形成嚴格的檔案資料保管一體化制度條件。很多檔案的原始資料長期處于通風條件差，且容易發(fā)霉生蟲的環(huán)境中。保險體系的改革需要針對保險檔案做大量的調查與分析，而這種紙質為基礎的管理方式，對于檔案資料的查找十分不方便，工作人員的效率限制極為嚴重。

3 優(yōu)化與完善社會保險檔案的日常管理工作手段

3.1 提高投保人與檔案工作人員的檔案管理意識

保險投保人的檔案管理意識，對于檔案管理工作有著十分明顯的促進作用。因此，相關機構需要注重檔案觀念的宣傳工作，提高投保人對于檔案資料的關注度，使其對檔案資料完整性有著足夠的認知，進而使其可主動配合檔案工作人員實施檔案資料完善工作，有效提升檔案實際處理效率。檔案工作人員需要強化對檔案資料的核對工作，對其中存在的問題需要及時尋找投保人完成修正與補充，避免出現(xiàn)檔案資料失真現(xiàn)象。同時，檔案管理部門需要強化對檔案工作人員的職業(yè)技能培訓，提高其崗位能力與責任意識，通過定期的培訓活動，讓每一位工作人員都能獲取到有效的檔案業(yè)務知識。并且，相關部門需要強化獎懲制度的完善性，激勵每一位檔案工作者積極認真的工作態(tài)度。檔案管理工作改革，不單純是管理層面與制度層面的轉變，更多的是每一檔案工作者對于檔案態(tài)度的轉變，因此，完善工作原則，是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的基礎。

3.2 充分利用信息科技內容，加快檔案管理信息化步伐

近些年，信息科技發(fā)展極為迅猛，并已經(jīng)被應用于社會生活中的各個角落，其技術自身所擁有的高效性與便利性，更是得到人們的廣泛認可。因此，社會保險檔案管理工作中，需要充分利用計算機網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，積極開發(fā)各類管理軟件，提高管理過程中的信息化程度，以技術手段提高整體的工作效率與服務水平。同時，信息化管理模式，可以在很大程度上減少因人為因素而存在的漏洞與誤差，并且，其查詢與調用過程更為便捷，可有力推動社會保險檔案工作的改革進程。但是，在社會保險檔案信息化建設的過程中，需要注重對信息安全性的有效處理，避免其數(shù)據(jù)因黑客入侵或病毒等因素而出現(xiàn)損壞，與檔案工作相關的所有電腦都要安裝專業(yè)的殺毒軟件，并聘請專業(yè)技術人員負責其信息安全性維護工作。

3.3 強化培訓工作內容體系，提高檔案管理及工作人員綜合素養(yǎng)

檔案管理部門在健全檔案管理制度基礎上，需要從人員角度改變現(xiàn)階段檔案管理過程所存在的各類問題。當前的檔案管理改革以及檔案信息化建設過程，都要求每一位檔案工作者有著極高的專業(yè)素養(yǎng)。同時，檔案信息化建設的過程中，需要應用到大量的網(wǎng)絡通信技術以及軟件操作，更要求每一位檔案工作者在計算機領域擁有一定的技術實力。因此，各地區(qū)檔案管理部門需要強化檔案工作人員的整體培訓工作，以人員素質角度轉變低工作效率現(xiàn)狀。另外，人力資源部門需要注重高素質人才的招聘工作，讓具備更高技術水平的專業(yè)人員參與到實際工作當中，提高檔案人員隊伍的整體工作能力。

4 結束語

檔案管理工作的改革，需要從體系與制度上進行綜合考量，不斷改進管理手段，利用計算機網(wǎng)絡技術搭建更為高效的檔案信息化處理與管理平臺，并注重內部工作人員的培訓，我國檔案制度及社保保險體系的改革工作打下堅實的基礎。

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