“5G時(shí)代”企事業(yè)單位文書檔案管理探析

摘 要：“5G時(shí)代”，社會(huì)的各行各業(yè)都將迎來(lái)一次新的變革，企事業(yè)單位文書檔案管理工作也將迎來(lái)新的挑戰(zhàn)。創(chuàng)新發(fā)展勢(shì)必成為企事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展趨勢(shì)，探討“5G時(shí)代”企事業(yè)單位文書檔案管理工作的不足之處與發(fā)展趨勢(shì)具有現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：“5G時(shí)代”;企事業(yè)單位;文書檔案

1 “5G時(shí)代”下的文書檔案管理

1）安全化管理。在“5G時(shí)代”背景下，企事業(yè)單位開展文書檔案日常管理工作時(shí)，信息安全問題不容忽視。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的管理制度，不斷深化管理的技術(shù)創(chuàng)新，在文書檔案管理系統(tǒng)信息化升級(jí)的同時(shí)，設(shè)定規(guī)范的安全管理體系，以免由于一些人為因素與客觀環(huán)境影響而導(dǎo)致的安全隱患問題，避免給所在單位造成不必要的損失[1]。

2）數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的文書檔案主要以紙質(zhì)為主，諸多文字信息的記錄與錄入往往耗時(shí)很長(zhǎng)，也是對(duì)檔案工作者耐心與責(zé)任意識(shí)的考驗(yàn)。在“5G 時(shí)代”，文書檔案管理方式也需要有新的考量，例如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處更有利于檔案信息的保存和管理。當(dāng)前許多企事業(yè)單位的文書檔案基本實(shí)現(xiàn)了信息化，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)，不但提高了文書檔案工作的質(zhì)量，也一定程度降低了檔案工作者的工作強(qiáng)度。

3）網(wǎng)絡(luò)化管理。將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變后，科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。因此，企事業(yè)檔案部門可以利用大數(shù)據(jù)云技術(shù)實(shí)現(xiàn)時(shí)間空間的多維聯(lián)動(dòng)與應(yīng)用，適當(dāng)增加網(wǎng)絡(luò)檢索、查閱及歸檔等應(yīng)用功能，讓數(shù)字化后的檔案利用起來(lái)更具有合理性，電子的存儲(chǔ)方式也便利了用戶的操作體驗(yàn)，無(wú)論從使用的便利性還是管理工作的高效性角度都有所提升。

2 目前企事業(yè)文書檔案管理工作不足之處

1）文書檔案管理人員工作重要意識(shí)不足。目前，我國(guó)各企事業(yè)單位的文書檔案管理工作都有條不紊的開展著，但仍有部分單位檔案文書管理意識(shí)還相對(duì)薄弱。第一，各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作不重視，忽略了文書檔案管理的重要性[2]。第二，相關(guān)文書檔案管理人員對(duì)工作內(nèi)容的不重視，文書檔案的日常整理缺乏主動(dòng)性，并未按照所在企事業(yè)單位的制度條例和檔案法規(guī)來(lái)辦事，由此可能導(dǎo)致為所在單位提供的信息不夠準(zhǔn)確，甚至使企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)出現(xiàn)問題。

2）文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠硬。目前，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)能力良莠不齊，職業(yè)素養(yǎng)也達(dá)不到檔案管理工作者的硬性要求。具體歸于以下幾方面：第一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)過低。目前我國(guó)的檔案管理工作者普遍的專業(yè)性不夠，有的工作人員甚至還不具備檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)[3]。第二，檔案管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)不一。有的企事業(yè)單位在招聘檔案工作者時(shí)，只粗略依據(jù)簡(jiǎn)歷和學(xué)歷來(lái)衡量應(yīng)聘者能力。第三，檔案管理人員缺少日常培訓(xùn)。部分企事業(yè)單位很少開展培訓(xùn)活動(dòng)或僅僅進(jìn)行單一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員業(yè)務(wù)能力得不到提升。

3）文書檔案管理方式不符合時(shí)代要求。企事業(yè)單位文書檔案管理工作的傳統(tǒng)管理理念往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的日常工作存在時(shí)代滯后性。很多文書檔案體現(xiàn)價(jià)值不強(qiáng)體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，管理設(shè)備的不足。一些企事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入不夠，高質(zhì)量管理設(shè)備的缺失可能導(dǎo)致相關(guān)工作的開展達(dá)不到工作的實(shí)際需求。第二，先進(jìn)管理意識(shí)薄弱。有些檔案管理人員工作者的信息化管理意識(shí)不足，致使單位文書檔案管理的方式不符合時(shí)代的要求，工作效率低下。

4）文書工作與檔案管理工作脫節(jié)。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，許多企事業(yè)單位將文書工作與檔案管理工作兩個(gè)層面分開進(jìn)行，致使管理工作問題頻出：第一，檔案管理部門與其他部門見缺乏聯(lián)動(dòng)。文書檔案管理工作需要檔案管理部門和其他部門之間建立溝通渠道，協(xié)同管理以發(fā)揮聯(lián)合作用最大化。第二，文書管理內(nèi)容規(guī)范不一。部分企事業(yè)單位并未制定文書檔案管理的規(guī)范條例，致使各部門的文書存在紙張、字體格式混亂的情況，給檔案管理人員的歸檔工作增加了難度。

3 “5G時(shí)代”企事業(yè)單位文書檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1）實(shí)現(xiàn)管理理念創(chuàng)新。在“5G時(shí)代”時(shí)代背景下，企事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展勢(shì)在必行，需要企事業(yè)單位的檔案管理人員能夠意識(shí)到文書檔案管理工作的重要程度，擁有與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新的管理理念，將文書檔案管理列為企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的重要一環(huán)。具體應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)落實(shí)到日常文書檔案管理工作的實(shí)處，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)最大化[4]。

2）實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式創(chuàng)新。為了適應(yīng)“5G時(shí)代”，企事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，不斷提升檔案管理工作的服務(wù)水平，完成檔案管理工作從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向現(xiàn)代化主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)化，以達(dá)到高效且多元的服務(wù)管理。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在檔案信息資料檢索查閱過程中，給予用戶高速的服務(wù)體驗(yàn)，進(jìn)一步推動(dòng)企事業(yè)單位檔案服務(wù)模式創(chuàng)新進(jìn)程。與此同時(shí)，加強(qiáng)各大企業(yè)事業(yè)單位之間的聯(lián)系，通過5G網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息高速傳播，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3）實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新。企事業(yè)單位檔案管理工作離不開科學(xué)技術(shù)的有力支撐，加快運(yùn)用電子檔案管理模式，適應(yīng)“5G時(shí)代”信息化管理的需求。首先，將先進(jìn)的信息設(shè)備運(yùn)用于企事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加大建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入，更新數(shù)字化設(shè)備的基礎(chǔ)設(shè)施配置。其次，利用 5G網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，開發(fā)多樣化的檔案管理軟件，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的弊端。最后，構(gòu)建企事業(yè)單位檔案檢索聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)，通過主題詞等形式的實(shí)時(shí)檢索，提高檔案管理利用率。

4）實(shí)現(xiàn)人力資源創(chuàng)新。在“5G時(shí)代”背景下，一方面，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，普及數(shù)字化設(shè)備操作等方面的系統(tǒng)化教學(xué)，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的有關(guān)工作人員定期接受專業(yè)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的信息化意識(shí)管理，以創(chuàng)建高素質(zhì)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)為目標(biāo)。另一方面，引進(jìn)具備先進(jìn)理念且熟知多元化先進(jìn)設(shè)備操作的管理人才，通過優(yōu)秀人才的引進(jìn)制度，聯(lián)合高校的激勵(lì)機(jī)制，共同提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力。

5）實(shí)現(xiàn)管理信息平臺(tái)創(chuàng)新。加強(qiáng)文書檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)，采取多元化的管理策略，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作更好的符合“5G時(shí)代”的發(fā)展的要求。首先，引進(jìn)文書檔案加工管理系統(tǒng)，完善信息化文書檔案管理鏈條;其次，各企事業(yè)單位構(gòu)建文書檔案管理信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，并實(shí)行聯(lián)動(dòng)管理;最后，建立文書檔案資料的保密系統(tǒng)。由此，通過建立文書檔案管理的信息化聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)，全方位、多維度的實(shí)行文書檔案的數(shù)據(jù)挖掘整理和歸檔應(yīng)用，為企事業(yè)單位的文書檔案管理提供更多的便利[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]劉蕓蕓.大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：49.

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[5]李媛.大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（24）：294+296.

作者簡(jiǎn)介

曾子玲（1996-），女，漢族，湖南長(zhǎng)沙人，湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院碩士研究生，研究方向：電子政務(wù)。