人事檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施探討

張慶

摘 要：人事檔案是由組織、人事、勞動(dòng)部門以現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成。它涉及的當(dāng)事人絕大多數(shù)還在不同崗位上工作、生產(chǎn)或?qū)W習(xí)。文章闡述了人事檔案的基本概念以及當(dāng)前所面臨的問題。通過客觀的分析和研究提出了一系列的應(yīng)對(duì)措施，希望以此提升當(dāng)前人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事;檔案管理;問題;應(yīng)對(duì)措施

1 概述

人事檔案是客觀記錄組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員基本情況及其活動(dòng)信息的重要工具，關(guān)系到一個(gè)人過去的成就以及未來的發(fā)展前程。同時(shí)，任何組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展都是由其成員中的每個(gè)個(gè)體的努力和付出實(shí)現(xiàn)的，因此記錄每一個(gè)人的基本情況也是對(duì)其成員的尊重，從人力資源的角度反映組織機(jī)構(gòu)本身的競爭實(shí)力。只有管理好每一個(gè)人的基礎(chǔ)檔案，才能準(zhǔn)確掌握整體情況，更加合理地領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。

2 人事檔案的基本作用

1）人事檔案是掌握員工基本情況的重要手段。在社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐過程中，人的學(xué)歷情況、業(yè)務(wù)技能、思想言行、政治背景等信息都將被人事檔案完整的記錄下來。人事檔案能夠方便組織機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、客觀的了解和掌握，在進(jìn)行人才的任用、培養(yǎng)和提拔的過程中都將發(fā)揮重要作用。2）人事檔案能夠?yàn)槿瞬抨?duì)伍的構(gòu)建提供重要依據(jù)。在事業(yè)單位中，招人用人標(biāo)準(zhǔn)不能靠人情關(guān)系，而應(yīng)該有嚴(yán)格統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，只有公正公平的選拔人才才能讓組織機(jī)構(gòu)的良性長久的發(fā)展得以實(shí)現(xiàn)。人事檔案最重要的作用就是為組織機(jī)構(gòu)提供人才選拔的重要基本信息，能夠更加全方面的了解所用之人的具體情況，且這些信息的真實(shí)性可以通過關(guān)聯(lián)材料得以證實(shí)，具有極大的參考意義。同時(shí)，由人事檔案構(gòu)成的大量文件能夠通過信息的挖掘和分析了解到人才隊(duì)伍的基本情況以及未來的走向，為人事的科學(xué)化管理提供重要基礎(chǔ)。3）人事檔案是歷史記錄的重要工具。人事檔案中涵蓋了人才的成長歷程，而這些人的發(fā)展歷程也從另一個(gè)方面展現(xiàn)出了組織機(jī)構(gòu)本人的發(fā)展軌跡。人事檔案所記載的信息在歷史信息的研究中能夠發(fā)揮其積極作用。同時(shí)，由于人事檔案是由專業(yè)人員管理，而其中大量內(nèi)容由當(dāng)事人提供了具體情況、發(fā)展細(xì)節(jié)，其內(nèi)容豐富，是佐證歷史的可靠材料。

3 當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題

1）對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠。人事檔案管理并非一件光鮮亮麗的工作，大多數(shù)工作人員都是默默無聞的付出。也正是這個(gè)職業(yè)特點(diǎn)，很多工作人員的付出都難以被管理者重視。同時(shí)，從組織機(jī)構(gòu)的整體來看，檔案管理部門本身的話語權(quán)在內(nèi)部的話語權(quán)就有限，因此當(dāng)前主要的方式是以記錄、保管的基礎(chǔ)性工作為主，不出大的紕漏即可的狀態(tài)。在這種流于形式的工作方式下，想要深入挖掘并發(fā)揮人事檔案管理的重要價(jià)值作用顯示是不可能的。2）對(duì)人事檔案管理缺乏必要的資源配置。由于當(dāng)前的認(rèn)識(shí)檔案管理依然以紙質(zhì)材料的管理為主，由于各個(gè)地區(qū)的氣候環(huán)境不同導(dǎo)致的溫度、濕度存在較大差異，沒有必要的硬件措施作為保障，這些紙質(zhì)材料很容易造成損毀。同時(shí)，當(dāng)前很多單位中管理人事單位的人員身兼數(shù)職，難以集中精力對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，也由此導(dǎo)致了在檔案材料的歸集、整理、歸檔、裝訂等過程中顯得有些力不從心。3）人事檔案管理缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。人事檔案的管理中，由于人事檔案的特殊性，需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理。但通常每一個(gè)人的檔案將會(huì)伴隨人的一生，而期間檔案管理人員可能會(huì)輪換多次，其檔案信息既需要安全妥善的保管，同時(shí)還需要規(guī)范統(tǒng)一，且能夠盡可能的適應(yīng)未來時(shí)代的發(fā)展需求。在過去，人事檔案所記錄的信息非常有限，且隨著社會(huì)的發(fā)展，人才的社會(huì)活動(dòng)經(jīng)歷變得異常豐富，因此所需要的記錄的信息也會(huì)更多，但由于缺乏與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此造成了大量無用檔案信息的形成，極大占用了檔案資源。4）信息技術(shù)應(yīng)用程度不高。當(dāng)前，人事檔案的管理依然以紙質(zhì)材料管理為中心，而信息技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)較少，并未對(duì)人事檔案的完整信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。由此，大量的人事檔案信息被埋沒在了人事檔案的管理部門，并未將信息完整的分享到業(yè)務(wù)開展的各個(gè)環(huán)節(jié)，也更不能期待利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)人才資源的智能化動(dòng)態(tài)管理等探索了。

4 現(xiàn)階段人事檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

1）由管理思維轉(zhuǎn)服務(wù)思維。人事檔案管理最重要的任務(wù)并不是單純的進(jìn)行檔案資料的整理和歸檔，而應(yīng)該是為組織機(jī)構(gòu)的人事管理提供重要的信息支持。當(dāng)前很多人事檔案的管理浮于形式，并未將人事檔案充分利用。檔案收集而不用是一種巨大的信息資源浪費(fèi)。人事檔案管理者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維，應(yīng)將服務(wù)思維深入到日常工作中。積極為組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供人力資源建設(shè)的參考信息，并努力發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才、查證問題員工，從而為組織機(jī)構(gòu)的人事管理提供重要參考數(shù)據(jù)。2）注重人事檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。人事檔案是管理人才的重要工作，但對(duì)于管理這些人才的人事檔案的人才也尤為重要。檔案管理部門應(yīng)盡可能的培養(yǎng)專業(yè)人才針對(duì)性的進(jìn)行人事檔案的管理，從而長遠(yuǎn)角度保證人事檔案管理的穩(wěn)定性和科學(xué)性。對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)盡可能的與同領(lǐng)域先進(jìn)單位進(jìn)行積極交流，將最新的管理理念和方法通過最科學(xué)的手段進(jìn)行嘗試和應(yīng)用，從而提升人事檔案館管理的總體水平。3）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)并完善規(guī)章制度。人事檔案管理任務(wù)煩瑣、責(zé)任重大，要保證人事檔案的管理萬無一失，則需要不斷對(duì)人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)進(jìn)一步完善管理規(guī)章制度，從而讓人事檔案的管理流程更科學(xué)、操作更規(guī)范、信息更全面。4）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。人事檔案管理的信息化建設(shè)是與信息時(shí)代的發(fā)展密不可分的。當(dāng)今，人類社會(huì)的各個(gè)方面都離不開信息技術(shù)的身影，可以說信息技術(shù)的引入是對(duì)具體行業(yè)領(lǐng)域的一次重要革命，能夠在效率和質(zhì)量兩個(gè)方面發(fā)揮突出的作用。同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的保存占用了大量的空間且不易查詢和傳遞，而數(shù)字化的人事檔案管理讓檔案能夠真正的把檔案管理變成一種檔案服務(wù)。同時(shí)，人事檔案的信息化建設(shè)也極大的節(jié)省了人力，讓檔案管理變得更加輕松，能讓從業(yè)在將更多的精力投入到檔案管理技能水平的提升上。

5 結(jié)語

人事檔案是由組織、人事、勞動(dòng)部門以現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成。它涉及的當(dāng)事人絕大多數(shù)還在不同崗位上工作、生產(chǎn)或?qū)W習(xí)。組織、人事、勞動(dòng)部門為了考查和正確安排員工，要經(jīng)常查閱人事檔案，了解其經(jīng)歷、德才和工作業(yè)績，以便安置在最適合的崗位上，充分發(fā)揮其聰明才智?，F(xiàn)實(shí)生活中，用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。作為依據(jù)性的人事檔案有時(shí)會(huì)對(duì)一個(gè)人是否被錄用以及如何用人起著決定性作用。但是，人事檔案是“昨天”的歷史記錄，而它反映的對(duì)象-人每天都在發(fā)生變化，譜寫自己的歷史篇章。因此，檔案人員需要跟蹤追跡，及時(shí)補(bǔ)充新材料，使檔案既能反映某人的歷史面貌，又能反映現(xiàn)實(shí)狀況，達(dá)到“閱卷見人”或“檔若其人”的要求。反映現(xiàn)實(shí)與具有現(xiàn)實(shí)效力和作用，是人事檔案的重要特點(diǎn)之一。

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