淺談新時(shí)期下如何做好機(jī)要文件管理工作

摘 要：機(jī)要無(wú)小事，如何做好看似程序固定的機(jī)要工作需要認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度、細(xì)致的工作習(xí)慣和與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)。新時(shí)期習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想對(duì)機(jī)要工作提出了新的要求。機(jī)要文件管理是機(jī)要工作的重要一部分，筆者從自身參加的多年工作經(jīng)驗(yàn)角度來(lái)簡(jiǎn)單述說(shuō)下關(guān)于機(jī)要文件管理的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;機(jī)要文件管理;業(yè)務(wù)水平;保密;效率

機(jī)要工作是黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要工作，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展保駕護(hù)航。機(jī)要文件管理作為機(jī)要工作的一部分，對(duì)加密信息暢通、保障科研生產(chǎn)任務(wù)完成發(fā)揮著重要作用。機(jī)要文件是指存在秘密或敏感信息的文件、簡(jiǎn)報(bào)、講話(huà)材料、報(bào)表、刊物，泄露會(huì)使國(guó)家、單位的安全和利益遭受損害的載體。

1 提高政治站位，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)

機(jī)要文件來(lái)源主要是中央、省委省政府、集團(tuán)公司以及其他單位。機(jī)要文件的接收主要渠道是公文交換、郵政機(jī)要、黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)、電報(bào)系統(tǒng)。收到機(jī)要文件后，機(jī)要員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、流轉(zhuǎn)、歸檔。由于收到的機(jī)要文件很多是閱知類(lèi)文件，即上級(jí)下發(fā)的關(guān)聯(lián)全局性工作，需要有關(guān)范圍領(lǐng)導(dǎo)閱讀并領(lǐng)會(huì)文件精神的指令性文件，部分機(jī)要員會(huì)認(rèn)為與當(dāng)前的單位工作無(wú)關(guān)而不傳閱或懈怠傳閱，這些做法是不可取的。閱知類(lèi)文件有是領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)貫徹黨和國(guó)家方針政策、上級(jí)工作部署、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)精神的重要途徑，從講政治的角度應(yīng)該做到應(yīng)傳盡傳。

機(jī)要工作不同于其他工作的地方在于百分之一的錯(cuò)誤也意味著百分之百的失敗，即100-1=0。無(wú)論之前的工作做得多么好，犯了一個(gè)錯(cuò)誤或者過(guò)失，就是永遠(yuǎn)的失職。一次密碼設(shè)備部件的、一份涉密文件的丟失都是重大的失泄密事故。另一方面，機(jī)要文件中包含的事務(wù)性的文件往往都是有時(shí)效的，如會(huì)議召開(kāi)的通知文件、需要向上級(jí)單位的提交的報(bào)告、調(diào)查，文件未及時(shí)辦理，會(huì)耽誤上級(jí)文件精神的傳達(dá)，耽誤科研生產(chǎn)任務(wù)的安排，使領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)過(guò)本應(yīng)參加的會(huì)議。這就要求機(jī)要員在重復(fù)的日常工作流程中始終要有一種責(zé)任感、使命感，保持細(xì)心、耐心，合理安排每份文件的傳閱。

2 完善制度建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部管理

機(jī)要文件管理工作是一項(xiàng)兼顧政治性、技術(shù)性的工作，無(wú)規(guī)矩不成方圓，我們需要結(jié)合上級(jí)的制度文件和本單位實(shí)際情況，建立本單位的機(jī)要文件管理制度，對(duì)機(jī)要文件收發(fā)、登記、使用、傳閱、借閱、復(fù)印、掃描、銷(xiāo)毀、歸檔各項(xiàng)操作具體要求進(jìn)行規(guī)定。制度的規(guī)范性和程序性使機(jī)要文件管理能做到有法可依，有法必依，確保機(jī)要工作的順利開(kāi)展。

3 機(jī)要人員自身業(yè)務(wù)水平的提高

1）熟悉機(jī)要文件處理流程。機(jī)要文件接收后，首先應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)文單位按順序進(jìn)行登記文號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、份數(shù)和頁(yè)數(shù)。其次根據(jù)文件的來(lái)源決定文件掃描成電子版用內(nèi)網(wǎng)OA流轉(zhuǎn)或者黏貼收文單進(jìn)行紙質(zhì)傳閱，掃描需要按單位要求走流程。走紙質(zhì)流程的文件要做好傳閱過(guò)程的記錄，嚴(yán)格按照文件傳閱范圍進(jìn)行傳閱。在傳閱過(guò)程中，隨時(shí)掌握文件去向，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示做好文件督辦。文件傳閱結(jié)束后，及時(shí)做好文件歸檔、清退、銷(xiāo)毀工作。

2）堅(jiān)持學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。責(zé)任重于泰山，工作任重道遠(yuǎn)。機(jī)要工作需要跟著時(shí)代的腳步前進(jìn)，隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展。從國(guó)內(nèi)形勢(shì)上來(lái)看，2020年是具有里程碑意義的一年，我們將全面建成小康社會(huì)，實(shí)現(xiàn)第一個(gè)百年奮斗目標(biāo)。改革的持續(xù)推進(jìn)，需要信息的全面?zhèn)鬟_(dá)。隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展任務(wù)的更加繁重，科研生產(chǎn)任務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的節(jié)奏更快，信息化數(shù)字化的發(fā)展以及電子文件平臺(tái)的建設(shè)，使秘密傳遞工作的量更大，要求更高更嚴(yán)。這叫要求機(jī)要員持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)充電，機(jī)要員需要學(xué)習(xí)的知識(shí)包含兩個(gè)方面：（1）政策文件的學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)習(xí)近平中國(guó)特色社會(huì)主義理論，學(xué)習(xí)2020年1月1日新實(shí)施的中華人民共和國(guó)密碼法，學(xué)習(xí)中央、省委對(duì)機(jī)要文件傳閱作出的要求性文件。機(jī)要員應(yīng)該不僅僅是機(jī)要文件的中轉(zhuǎn)站，對(duì)收到的機(jī)要文件也應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多讀書(shū)看報(bào)，提高個(gè)人的理論素養(yǎng)。（2）對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等辦公設(shè)施、電子公文交換平臺(tái)及單位內(nèi)部OA公文系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)電子文件的登記、簽發(fā)、批閱、承辦、督辦以及歸檔文件的快速查詢(xún)。（3）對(duì)單位業(yè)務(wù)工作的學(xué)習(xí)。理解本單位的具體從事的科研業(yè)務(wù)工作，有助于機(jī)要員對(duì)收到的文件的重要性、及時(shí)性做好區(qū)分，更好的為科研生產(chǎn)發(fā)展提供服務(wù)保障。

4 保守秘密，慎之又慎

機(jī)要文件是各級(jí)單位傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策的重要方式，機(jī)要文件出了問(wèn)題，不僅會(huì)影響到單位機(jī)要員、單位領(lǐng)導(dǎo)的政治前途，甚至?xí)绊懻麄€(gè)地區(qū)的保密系統(tǒng)。機(jī)要員要在思想認(rèn)識(shí)上要高度重視保密工作，不斷加強(qiáng)對(duì)保密知識(shí)和保密管理規(guī)章制度的學(xué)習(xí)和理解，認(rèn)真履行崗位保密職責(zé)，始終按照所保密規(guī)章制度嚴(yán)格要求自己和他人。在本崗位上要認(rèn)真工作，通過(guò)機(jī)要接收上級(jí)單位外來(lái)文件的各類(lèi)文件，送件、取件過(guò)程中嚴(yán)格按照涉密載體外出攜帶的規(guī)范要求進(jìn)行管理，能夠做到第一時(shí)間將文件資料存放在安全保密的場(chǎng)所。對(duì)收到的每一份文件資料，能夠逐一認(rèn)真登記，詳細(xì)記錄文件收到日期、來(lái)文單位、標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、密級(jí)，賬目清楚明了。按要求對(duì)每一份涉密文件在載體生命周期管理系統(tǒng)錄入登記，粘貼二維碼，辦理掃描密件審批程序后在OA上傳閱。嚴(yán)格對(duì)涉密電子文檔名稱(chēng)作出標(biāo)密，對(duì)涉密文件的知悉范圍進(jìn)行控制，禁止用戶(hù)非授權(quán)下載并私自留存，工作雖繁瑣但不能懈怠。養(yǎng)成按章辦事的習(xí)慣，堅(jiān)決反對(duì)好人主義，按規(guī)定辦理文件借閱、調(diào)閱、密級(jí)文件的復(fù)印等工作。在涉密文件傳閱過(guò)程中嚴(yán)格要求相關(guān)人員作出傳閱記錄，對(duì)借閱的文件及時(shí)催還，減少失泄密隱患發(fā)生。對(duì)需要外發(fā)機(jī)要的，嚴(yán)格按程序辦理，杜絕未經(jīng)審批外發(fā)涉密文件資料的現(xiàn)象發(fā)生。

5 注重效率，提高服務(wù)質(zhì)量

機(jī)要文件存在的問(wèn)題是文件傳遞時(shí)間長(zhǎng)，文件傳閱慢。一份文件常常需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)多個(gè)部門(mén)閱知，文件傳閱效率低下，有時(shí)傳到后面領(lǐng)導(dǎo)辦理時(shí)，文件時(shí)效已經(jīng)過(guò)去了，這就需要機(jī)要員在傳閱過(guò)程中注重效率的問(wèn)題。

1）文件辨別。機(jī)要工作能否高效有序?qū)k公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要樞紐作用。隨著各類(lèi)電子政務(wù)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，機(jī)要員每天會(huì)接收大量的機(jī)要文件。機(jī)要文件共分為兩大類(lèi)。一種是普遍指導(dǎo)意義的文件，發(fā)布重要決定、指示、制度、通告、通報(bào)類(lèi)。一種是有特定作用的文件。機(jī)要員需要提前對(duì)收到的文件進(jìn)行分類(lèi)。普遍指導(dǎo)意義的文件一般是閱知類(lèi)文件，特定作用的文件需要機(jī)要員根據(jù)文件的辦理日期和根據(jù)本單位具體業(yè)務(wù)的熟悉判斷傳閱的先后順序并對(duì)文件做好督辦。傳遞文件前，必須做好分類(lèi)，有效提高文件傳閱的速度。

2）學(xué)會(huì)變通，善于思考。文件傳閱過(guò)程中，由于分管領(lǐng)導(dǎo)主管的部門(mén)與職能不同，對(duì)文件的閱讀傾向性不同，機(jī)要員要從分管領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮，傳閱文件時(shí)，將該分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的那一部分工作文件擺放在文件夾中文件的最前面，有助于提高分管領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件的興趣和質(zhì)量。

熟悉分管領(lǐng)導(dǎo)的行程安排。如遇傳閱順序的領(lǐng)導(dǎo)外地出差的情況，應(yīng)及時(shí)傳遞給其他領(lǐng)導(dǎo)，不可把文件積壓在辦公室。

機(jī)要員可為每個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備一個(gè)單獨(dú)的傳閱文件夾，傳閱過(guò)程中，對(duì)每份文件黏貼便利貼按數(shù)字順序排號(hào)，減少領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件時(shí)漏簽漏看的情況，文件數(shù)量也一目了然。

公文傳閱的一般順序是先經(jīng)辦公室主任審核擬辦給主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)再批示給分管領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)。收到緊急公文時(shí)，在堅(jiān)持有序原則的同時(shí)，也應(yīng)注重急件急辦的原則。在主管領(lǐng)導(dǎo)批示后，可優(yōu)先傳達(dá)承辦的部門(mén)，先辦后傳，在收文單上做好備注。

6 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)新時(shí)期機(jī)要文件管理工作的簡(jiǎn)要思考，我們意識(shí)到在機(jī)要管理工作上尚存在很多改進(jìn)之處，后續(xù)將持續(xù)改善，堅(jiān)定不移做好機(jī)要文件管理提升工作，更好的為單位科研生產(chǎn)保駕護(hù)航。

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作者簡(jiǎn)介

陳誠(chéng)（1992-），女，安徽省桐城市，助理工程師，本科，研究方向：文件管理。