機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理研究

王津燕

摘 要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，直接關(guān)系著機(jī)關(guān)單位的工作質(zhì)量與效率，關(guān)系著機(jī)關(guān)單位的長(zhǎng)足發(fā)展。就機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，進(jìn)一步探究機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理的有效策略，旨在全面提升機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案資源價(jià)值的最大化發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;規(guī)范化管理

檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?qū)v史原貌加以維持，對(duì)于機(jī)關(guān)單位工作質(zhì)量與效率的提升至關(guān)重要。為促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、正規(guī)化發(fā)展，必須要落實(shí)檔案規(guī)范化管理。但受到多項(xiàng)因素的影響，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化程度不高，在認(rèn)識(shí)、制度、人才隊(duì)伍等方面都存在一些問(wèn)題，為促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的發(fā)揮，有必要對(duì)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理開(kāi)展探究。

1 機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題

首先，重視程度不足，信息化建設(shè)不到位。在機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理方面，國(guó)家做出了規(guī)定并提出了要求，但實(shí)際上，部分機(jī)關(guān)單位并未真正執(zhí)行到位，對(duì)于檔案管理的重視程度不足，缺乏科學(xué)認(rèn)識(shí)，并未在單位管理工作體系中納入檔案規(guī)范化管理，檔案管理工作的開(kāi)展缺乏規(guī)劃與部署，存在形式化的問(wèn)題，這就勢(shì)必會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量和檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。檔案管理具有系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性，要求落實(shí)日常管理，立足實(shí)際來(lái)對(duì)檔案規(guī)范化管理作出計(jì)劃，明確實(shí)施步驟，但實(shí)際上由于長(zhǎng)期從事檔案工作，部分檔案管理人員在工作中往往敷衍了事，這就無(wú)法保證檔案規(guī)范化管理質(zhì)量。部分機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)不到位，并未全面配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化工作難以有序推進(jìn)。

其次，管理制度不完善，管理方法不科學(xué)。機(jī)關(guān)檔案管理工作中，缺乏完善的管理制度，內(nèi)容單一化的問(wèn)題普遍存在，檔案管理范圍也存在一定局限性。機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中，并未嚴(yán)格貫徹執(zhí)行歸檔立卷制度，缺乏統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行立卷，缺乏牢固的基礎(chǔ)設(shè)施，這就無(wú)法保證檔案管理的規(guī)范化。一旦檔案管理人員出現(xiàn)變動(dòng)，交接工作不到位，則勢(shì)必會(huì)影響檔案管理成效，導(dǎo)致檔案資源的使用率明顯降低。檔案管理過(guò)程中大多重視文書(shū)檔案管理而忽視會(huì)計(jì)檔案管理，導(dǎo)致后期資料查找與利用存在一定難度。

最后，人才隊(duì)伍建設(shè)不到位，軟硬件配備不完善。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案管理人員數(shù)量有限，且流動(dòng)性較大，部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能有限，無(wú)法對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行高質(zhì)量的履行，并且軟硬件配備不完善，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化程度不高。當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，普遍存在混用檔案室的情況，檔案柜數(shù)量有限，無(wú)法滿足檔案管理實(shí)際要求。

2 機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理策略

2.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，提高思想認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)，需要重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的強(qiáng)化，全面提升思想認(rèn)識(shí)，在機(jī)關(guān)單位管理工作體系中納入檔案規(guī)范化管理?；趯?shí)際管理要求出發(fā)，逐條進(jìn)行對(duì)照和分析，對(duì)檔案規(guī)范化管理要求進(jìn)行認(rèn)真貫徹執(zhí)行，為檔案管理工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造優(yōu)良條件。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任必須強(qiáng)化，主要領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)明確自身職責(zé)，主要負(fù)責(zé)同志積極貫徹落實(shí)，找準(zhǔn)機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作要點(diǎn)，優(yōu)化資源配置，順利推進(jìn)整體工作。在機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作會(huì)議中，需加大宣傳力度，全面提升人員的思想認(rèn)識(shí)，積極配合檔案規(guī)范化管理工作。

2.2 加大經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案規(guī)范化制度體系

結(jié)合機(jī)關(guān)檔案的整體情況出發(fā)，需要加大資金投入力度，落實(shí)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案規(guī)范化管理工作的開(kāi)展提供可靠的資金保障。通過(guò)資金的爭(zhēng)取來(lái)加大軟硬件投入力度，提高專(zhuān)業(yè)人才待遇，與人才簽訂合同，以提升檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性。在硬件設(shè)備投入方面，需建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、檔案柜等，確保與檔案管理相關(guān)要求相符合。在軟件投入方面，需配備現(xiàn)代化的檔案管理軟件，以數(shù)字化處理設(shè)備為輔助，全面提升檔案管理的規(guī)范化水平。與此同時(shí)，要做出科學(xué)部署，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案規(guī)范化管理?；谡咭蟪霭l(fā)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理制度體系加以制定，并結(jié)合實(shí)際工作不斷進(jìn)行完善，明確機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)、要求、標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)檔案管理責(zé)任加以嚴(yán)格落實(shí)。

2.3 加大培訓(xùn)力度，推動(dòng)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

以檔案管理人員為對(duì)象加大培訓(xùn)力度，能夠提升檔案管理人員的素質(zhì)技能，促進(jìn)其更好的參與到檔案管理工作中。在這一方面，需要規(guī)范交接檔案，若檔案管理人員更換頻繁，則需要做好傳幫帶，避免檔案管理脫節(jié)，否則極易影響檔案管理質(zhì)量。在開(kāi)展培訓(xùn)的過(guò)程中，要結(jié)合檔案管理人員的崗位職能、年齡結(jié)構(gòu)等要素，保證培訓(xùn)方式的科學(xué)性和適宜性，保證培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性，提升檔案管理人員的檔案管理素養(yǎng)與信息化水平，在檔案管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作制度要求，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)。若想要打造一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，需要重視專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、職業(yè)素養(yǎng)等方面的培養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，以保證檔案服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化。

2.4 落實(shí)執(zhí)法監(jiān)督檢查，改進(jìn)檔案管理方法

基于檔案行政執(zhí)法檢查工作要求出發(fā)，在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，需要落實(shí)執(zhí)法監(jiān)督檢查，對(duì)于檔案管理不規(guī)范以及存在安全隱患的單位，需令其限期整改，以提升檔案管理規(guī)范化水平，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。若機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，則應(yīng)當(dāng)給予批評(píng)，嚴(yán)重情況則需進(jìn)行行政處罰。在機(jī)關(guān)單位檔案管理過(guò)程中，要以檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性為核心，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，積極改進(jìn)檔案管理方法，促進(jìn)檔案管理水平的提升。在這一方面，可通過(guò)多種形式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，比如紙質(zhì)、電子版、聲像等，做好備份，避免檔案信息出現(xiàn)丟失的情況。在收集、整理并歸檔的過(guò)程中，要保證機(jī)關(guān)檔案資料的連續(xù)性，保證檔案管理規(guī)范化水平的提升?？赏ㄟ^(guò)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用打造檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、檔案檢索系統(tǒng)等，便于清晰化的管理機(jī)關(guān)檔案資料，防范丟失、破壞等情況，確保檔案資料能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位的發(fā)展提供支持。

2.5 實(shí)施嚴(yán)格管理，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)

在檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，需要對(duì)歸檔立卷制度加以嚴(yán)格落實(shí)，探索系統(tǒng)化的檔案管理新思路，基于檔案管理要求出發(fā)，實(shí)施精細(xì)化的檔案管理，行業(yè)內(nèi)部開(kāi)展密切交流，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，探索適合本單位的檔案管理方法。在機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中，可科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)，便捷化的輸入或更改數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)密度得到明顯提升，空間得到合理利用，便于長(zhǎng)期保存機(jī)關(guān)檔案。機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化水平的提升，需要推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建并完善內(nèi)部局域網(wǎng)，便于網(wǎng)上查閱相關(guān)信息。在資料上傳的過(guò)程中，檔案管理人員必須具備良好的辨識(shí)能力，保證信息錄入的準(zhǔn)確性與可靠性，嚴(yán)格審查后方可歸檔。上傳完成的材料必須要保密，開(kāi)放性檔案應(yīng)只讀，不可下載與修改。通過(guò)高效防火墻的設(shè)置，能夠?qū)Ψ欠ㄈ肭值那闆r加以防范，保障檔案資料的安全性。要定期更新病毒庫(kù)，重視數(shù)據(jù)庫(kù)加密，備份重要數(shù)據(jù)，以有序推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)單位檔案的規(guī)范化管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，在把握機(jī)關(guān)檔案管理所存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，需要重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的強(qiáng)化，全面提升機(jī)關(guān)單位人員思想認(rèn)識(shí)，明確檔案資源在機(jī)關(guān)單位發(fā)展中的重要價(jià)值，打造一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，就檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)，并以信息技術(shù)為支持來(lái)推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，保障機(jī)關(guān)檔案管理工作的有序進(jìn)行，為機(jī)關(guān)單位的長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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