探討企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考

安厚雄

摘 要：企業(yè)文書檔案保密管理的對象主要是本企業(yè)的原始資料，檔案管理人員要整理并歸類保存這些資料，該工作秉承高度保密性原則，而且集管理性、服務(wù)型、政治性為一體。企業(yè)在不斷發(fā)展過程中逐漸完善檔案管理制度，并且隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理的保密工作面臨更大挑戰(zhàn)，所以為了在這個網(wǎng)絡(luò)和科技高速發(fā)展的時代更好的發(fā)揮檔案保密管理的作用，讓檔案管理為企業(yè)發(fā)展提供重要資源、優(yōu)化企業(yè)商業(yè)管理方式，最終達到提高企業(yè)核心競爭力的目的，企業(yè)要認真對待檔案管理工作，探究更好的保密工作途徑，提高文書檔案管理保密工作水平。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;文書管理;保密工作

企業(yè)文書檔案保密管理集保密性、管理性、原則性、服務(wù)性和政治性于一體，對于企業(yè)來說是非常有價值的資源，也是國家檔案資源管理體系中不可或缺的一部分，有效的文書檔案管理工作可以幫助企業(yè)提高核心競爭力，也能夠有效促進企業(yè)組織和社會經(jīng)濟的發(fā)展。但是目前我國檔案管理工作中普遍存在著制度不完善、檔案管理工作者保密意識不強、保密技術(shù)落后和資源開發(fā)不徹底的問題，為了改變此現(xiàn)狀，企業(yè)要找準實際問題所在，提高檔案管理工作人員的工作能力、加強保密意識和保密技術(shù)研究，并在保密工作做好的基礎(chǔ)上正確開發(fā)檔案管理資源。

1 企業(yè)文書檔案管理保密工作對企業(yè)發(fā)展的作用

企業(yè)文書檔案中包含的資料有文字、聲像、數(shù)字化等多種形式，而且是通過最原始的方式記錄的，雖然在日后考察時可以更便利，但是在保存上也更有難度。這些資料關(guān)乎企業(yè)運營、關(guān)乎企業(yè)的經(jīng)濟效益，同樣也關(guān)乎企業(yè)員工的管理，尤其是檔案管理中的機密文件，更是關(guān)鍵所在，其中包括的涉密文件、秘密檔案和機密檔案等。雖然這些資料可能并不涉及國家機密，但是對企業(yè)來說這些關(guān)乎企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新和經(jīng)營管理檔案，以及現(xiàn)有人才信息是要秘密保管的，不能被競爭企業(yè)盜用，這些文書檔案保密管理工作能為企業(yè)長期發(fā)展做出正確決策指明方向。所以，總體來說企業(yè)文書檔案保密工作有三個作用，一是為企業(yè)發(fā)展提供重要資源、二是可以優(yōu)化企業(yè)商業(yè)管理途徑、三是提高企業(yè)的核心競爭力。

2 企業(yè)文書檔案管理保密工作存在的問題

2.1 管理意識薄弱

企業(yè)對文書檔案管理保密工作不夠重視是一大問題，集中體現(xiàn)在文書檔案管理工作比較松散和無法正確認識檔案管理工作的價值上。很多企業(yè)并沒有針對文書檔案保密工作管理制定專屬的規(guī)章制度，所以工作人員容易把檔案和工作分離，企業(yè)即便是投入了大量的人力和物力，仍然不知道怎么開展這項工作，所以檔案管理保密工作仍舊盡不如人意。另外還有的企業(yè)在文書檔案管理時只是單純將公司歷史和發(fā)展進程收集起來，沒有進一步利用這些信息，使得管理高層和員工都不明白其中的價值，導(dǎo)致文書檔案的保密工作還是比較松懈，所以在加強員工保密意識方面，企業(yè)還是要加強培訓(xùn)。

2.2 文書檔案管理力度不足

在一些企業(yè)中文書檔案管理通常是由后勤人員兼任管理，并沒有指派固定的專業(yè)人員看守，這就導(dǎo)致檔案管理人員混亂，導(dǎo)致在管理過程中出現(xiàn)許多漏洞。而且企業(yè)并沒有制定完善的工作流程，所以非專業(yè)人員在檔案管理過程中只是了解了基本知識，至于檔案保管期限、案卷號、類別號、目錄號和全宗號等信息卻不清楚，很容易出現(xiàn)檔案章蓋錯、檔案編碼錯誤等問題，影響工作效率。并且非專業(yè)人員很難做到對所有檔案完善的分類管理，導(dǎo)致企業(yè)較之前的檔案管理混亂，出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，影響企業(yè)重要信息資源的保存。

2.3 企業(yè)文書檔案管理觀念落后

文書檔案管理方式過于老套也是企業(yè)文書檔案管理保密工作出現(xiàn)漏洞的一大原因，現(xiàn)在很多企業(yè)還是采取傳統(tǒng)人工手工管理，不僅降低了工作效率，還使得從文書檔案手機再到文書整理最后到編目這個過程很容易出現(xiàn)錯誤，致使檔案資源被浪費。企業(yè)在檔案管理上投入資金少也是檔案管理效率低的重要原因，企業(yè)投資的重點往往是放到可以直接創(chuàng)造效益的部門，對于檔案管理投入經(jīng)費不足，使得工作人員工作積極性不高，在新技術(shù)的引進和開發(fā)上都缺少資金支持，使得工作效率低下，無法滿足企業(yè)長遠發(fā)展需要。

3 企業(yè)做好文書檔案管理保密工作的途徑

3.1 正確區(qū)分保管和保密

在明確保管文書檔案的期限時，企業(yè)要根據(jù)發(fā)展實際和工作需要對文書檔案的內(nèi)容進行分類，并根據(jù)分類結(jié)果對其作用進行分析和鑒別，根據(jù)保存價值和利用價值確定檔案的保管期限，這也是減輕企業(yè)檔案管理壓力的一種方法。保密期限是企業(yè)根據(jù)國家規(guī)定的對秘密事項保密期限做出的相關(guān)規(guī)定來明確的，所以秘密事項的保密時效是受到國家法律保護的。并且我國法律對不同級別事項的保密期限做出了明確時間規(guī)定，同時規(guī)定只要上級單位、制定機關(guān)等沒有解密，那企業(yè)就必須長期開展保密工作，嚴禁私自解密，更不可隨意銷毀或者對外提供。綜上對于企業(yè)來說，要懂得區(qū)分保管和保密期限，將文書檔案的保密期限劃分清楚，明確保密期限。

3.2 完善文書檔案管理監(jiān)督機制

為完善文書檔案管理保密工作，首先企業(yè)要建立健全文書檔案保密工作制度，一是要保證工作人員嚴格遵守企業(yè)檔案管理工作制度，所以檔案管理制度務(wù)必要切實可行，而且要包括具體的文書保密制度、庫房管理制度、檔案查閱和利用制度等。在企業(yè)不斷發(fā)展過程中制度要隨著實際不斷更新，為有序的保密工作提供制度保障。另外要完善監(jiān)督管理體制，一是完善硬件建設(shè)，對工作人員行為監(jiān)督;二是要完善監(jiān)督制度，保證無批示不借閱;三是明確監(jiān)督職責，只要發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，必定依法查處。

3.3 優(yōu)化保密工作技術(shù)手段

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，先進信息技術(shù)的應(yīng)用日益重要，所以文書檔案保密工作管理也要不斷引進先進手段應(yīng)對竊密行為。一是加大先進技術(shù)引進，引進更加先進的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備和技術(shù);二是加大技術(shù)研制和開發(fā)，企業(yè)要做到真正確保信息安全，只引進技術(shù)是遠遠達不到的，要在引進先進技術(shù)的同時有效管理技術(shù)，并培養(yǎng)技術(shù)人才不斷更新技術(shù)，有效降低文書檔案安全風(fēng)險，全面實施保密工作。

3.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要求管理人員根據(jù)企業(yè)規(guī)定確保文書檔案的完整和安全，保證文書檔案能在生產(chǎn)活動中充分發(fā)揮其利用價值。首先要求工作熟悉工作流程和標準，按照類別詳細記錄和存放檔案，保證檔案室清潔，避免出現(xiàn)檔案失竊行為;另外要具備高度責任感，充分認識到檔案管理重要性和緊迫性，保證在任何場合和情況下都不泄露檔案內(nèi)容;企業(yè)在挑選檔案管理員工時要注重人員品質(zhì)，選擇可靠的或者專門從事檔案管理人員，避免頻繁更換檔案管理人員，引起不必要麻煩。

4 結(jié)束語

信息時代的社會、經(jīng)濟和科技都得到了前所未有的改革和發(fā)展，因此也使得檔案管理的保密工作更加重要，加強企業(yè)文書檔案的保密工作也成為現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的大事。企業(yè)文書檔案的管理是保證企業(yè)正常運行的重要內(nèi)容，企業(yè)想要做好文書檔案管理首先要理清企業(yè)內(nèi)部檔案管理存在的問題，針對問題對癥下藥，企業(yè)首先要重視文書檔案保密工作的管理，要通過有效途徑加強員工的保密意識，采取有效措施真正做好文書檔案保密工作，讓企業(yè)檔案管理工作跟上時代發(fā)展步伐。

參考文獻

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