干部檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)探索

趙小芬

【摘要】我國目前的干部檔案標(biāo)準(zhǔn)非常模糊，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此我國干部檔案管理工作一直不太完善。本文以公共管理和信息管理的相關(guān)理論為指導(dǎo)，指出干部檔案信息化管理模式構(gòu)建的地位和意義，分析模式構(gòu)建的機(jī)理、流程和效用。

【關(guān)鍵詞】干部檔案;信息管理;系統(tǒng)建設(shè)

對(duì)于干部檔案管理工作來說，主要負(fù)責(zé)對(duì)于干部人事相關(guān)資源的整合，并且在干部培養(yǎng)選拔考察等一系列工作當(dāng)中發(fā)揮一定的作用。由于目前的社會(huì)普遍走向信息化，因此我們希望干部檔案管理工作融入一定的信息化手段，從而對(duì)干部檔案工作進(jìn)行一定的升級(jí)和改變。我們可以對(duì)干部檔案工作進(jìn)行分析和了解，對(duì)干部工作存在的不足和缺點(diǎn)進(jìn)行改善和提高。當(dāng)我們將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和我們干部檔案管理工作進(jìn)行充分結(jié)合時(shí)，充分利用檔案資源有重要意義，超越了時(shí)間與空間的距離，推進(jìn)干部檔案信息化的發(fā)展。

一、研究意義

對(duì)研究干部檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)工作來說，主要意義在于對(duì)我們目前的檔案配置進(jìn)行一定的提升和優(yōu)化，并且把現(xiàn)如今的資源進(jìn)行共享，從組織人事相關(guān)工作來說，可以提高我們工作的效率，并且使我們的檔案管理工作具有更高的科學(xué)性和技術(shù)性，對(duì)干部檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化條件來說具有重要意義。由于目前干部檔案信息管理工作處于起步階段，許多工作沒有系統(tǒng)性，對(duì)于相關(guān)的管理工作來說，存在一定的困難。因此對(duì)于加強(qiáng)干部檔案信息化管理模式的研究，對(duì)于提升相關(guān)工作的科學(xué)化水平具有非常重要的意義。

二、干部檔案信息化管理模式構(gòu)建面臨的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備嚴(yán)重落后。在干部檔案管理運(yùn)行工作當(dāng)中，若想提升工作效率，辦公用的空間應(yīng)該寬敞。但是目前干部原始檔案存放空間非常有限，并且相關(guān)檔案的庫房面積沒有達(dá)標(biāo)，由于空間的限制，大部分地區(qū)沒有獨(dú)立的管理機(jī)房，相關(guān)的設(shè)備普遍也比較老舊，大多數(shù)干部檔案的管理工作沒有實(shí)現(xiàn)信息化。對(duì)于有的地區(qū)來說，沒有為相關(guān)的工作人員提供專門的辦公室及操作間，對(duì)于獨(dú)立的電子閱檔更是極少數(shù)，這樣一來，在硬件投入方面我們沒有充足的保證。雖然大部分地區(qū)提供了計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)的辦公設(shè)施，但是比較高性能的服務(wù)器以及專用器材仍然沒有得到具體落實(shí)，并且對(duì)于機(jī)器的升級(jí)服務(wù)更是不及時(shí)，這樣一來，會(huì)影響干部檔案管理工作的效率。

（二）信息資源建設(shè)進(jìn)程緩慢。由于干部檔案工作的特殊性以及自身的敏感性，我們對(duì)于系統(tǒng)的整體構(gòu)建必須具有保密性，我們需要做好相關(guān)工作的保密工作，但是由于我們在日常工作當(dāng)中沒有注重分級(jí)建設(shè)，對(duì)于許多檔案的分類管理，我們會(huì)遇到一定的困難，因此我們需要完成對(duì)于工作涉密網(wǎng)絡(luò)的升級(jí)和改造。并且對(duì)于干部檔案的數(shù)字化升級(jí)過程具有一定的復(fù)雜性，我們需要通過儀器對(duì)于相關(guān)的電子設(shè)備或原始檔案進(jìn)行逐條掃描和存檔，這樣一來，我們就會(huì)有信息化的數(shù)字檔案，會(huì)連同一些干部的基本信息錄入信息管理系統(tǒng)，這樣一來，就會(huì)減少人力和物力的投入。但是許多地區(qū)沒有完成檔案材料的數(shù)字化建設(shè)，嚴(yán)重地影響了干部檔案管理工作的效率。

（三）管理制度尚未健全。雖然社會(huì)已經(jīng)普遍使用了信息化技術(shù)，但是對(duì)于干部檔案工作來說，即使數(shù)字化技術(shù)手段已經(jīng)具有一定的水平，但是我們相關(guān)工作還沒有建立非常明確的法律法規(guī)，干部檔案工作缺少相關(guān)政策的保護(hù)和支撐。由于數(shù)字檔案文件具有一定的特殊性，如果制度沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于信息的編寫以及輸出就會(huì)出現(xiàn)隨機(jī)性，在后期的維護(hù)管理工作當(dāng)中，就會(huì)產(chǎn)生一定的麻煩，因此我們需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來約束和要求我們的日常工作。由于數(shù)字檔案依靠于計(jì)算機(jī)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不會(huì)對(duì)我們的原始檔案產(chǎn)生一定影響，因此許多工作人員忽略了信息的保密性，這也是目前干部檔案工作當(dāng)中所存在的主要問題之一。

三、干部檔案信息化管理模式構(gòu)建對(duì)策

（一）完善干部檔案信息化管理基礎(chǔ)資源建設(shè)。為了提高干部檔案管理工作的效率，一定要保證工作中基礎(chǔ)設(shè)施的硬件要求，可以通過構(gòu)造一定的內(nèi)部局域網(wǎng)來形成信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系。這樣一來，可以保證每個(gè)人的信息資源互通有無，并且在局域網(wǎng)內(nèi)，可以保證信息傳遞當(dāng)中信息的保密性;也可以建立一個(gè)功能比較完善，風(fēng)險(xiǎn)可以控制的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行信息的共享。另外，我們需要一個(gè)信息化的，并且具有一定現(xiàn)代化建設(shè)的辦公設(shè)施，通過提升硬件設(shè)施來滿足人們的工作需要。需要定期升級(jí)和更新計(jì)算機(jī)電子設(shè)備以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)備，這樣才能保證工作運(yùn)行的穩(wěn)定性。還可以應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，并且通過一些技術(shù)比較先進(jìn)的軟件來對(duì)信息進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，可以通過一些先進(jìn)的軟件來對(duì)干部檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的整合和技術(shù)分析。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。為了規(guī)范干部檔案信息化建設(shè)工作，應(yīng)該建立一個(gè)科學(xué)性、統(tǒng)一性且具有一定法律效力的標(biāo)準(zhǔn)體系。在建立這個(gè)體系之前，需要充分了解各個(gè)組織以及各個(gè)部門的工作特點(diǎn)，并且為此提供一定的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)范圍應(yīng)該包括工作當(dāng)中所使用的計(jì)算機(jī)掃描儀和等相關(guān)電子設(shè)備，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅僅要包括相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)該包括對(duì)于數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該細(xì)分為許多小的模塊，分門別類對(duì)信息進(jìn)行一定的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系是為了方便改善，因?yàn)樵S多員工在工作中可能出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象。

（三）采用數(shù)字信息采集技術(shù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字信息采集技術(shù)已經(jīng)深入我們生活的方方面面，我們在提升和改善干部檔案工作的同時(shí)，應(yīng)該將數(shù)字采集技術(shù)應(yīng)用到其中。應(yīng)用此類技術(shù)，可以對(duì)檔案數(shù)字進(jìn)行一定的統(tǒng)計(jì)備份，并且可以對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行一定的導(dǎo)入統(tǒng)計(jì)。另外，可以開展對(duì)工作人員進(jìn)行身份識(shí)別的工作，也可以通過數(shù)字信息技術(shù)來加強(qiáng)對(duì)于信息的保密性，并且方便了干部檔案管理工作當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息共享。將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和干部檔案管理工作建設(shè)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化以及數(shù)字化，從根本上提升了檔案管理工作的操作性和效率性，是對(duì)干部檔案管理工作的升級(jí)。

四、結(jié)語

綜上所述，我們對(duì)于干部檔案管理信息化建設(shè)工作要有一定的規(guī)范，為了順利推進(jìn)相關(guān)工作，應(yīng)該對(duì)于干部人事的選用制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作當(dāng)中的不足，盡快加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而提高工作的效率，讓干部人事檔案真正發(fā)揮自己的作用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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