運行核電廠服務(wù)類合同變更管理優(yōu)化嘗試

于俊波 謝贈華

摘要：合同變更管理是合同執(zhí)行管理的重要環(huán)節(jié)，做好合同變更管理對企業(yè)成本管控、合同管理效率提升起到至關(guān)重要的作用。文章通過列舉運行核電廠近年服務(wù)類合同變更管理過程中遇到的一些問題，及獲得的良好實踐，旨在為進一步提升核電企業(yè)合同變更管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：合同變更; 成本管控;效率提升; 良好實踐

隨著核電企業(yè)由建設(shè)期轉(zhuǎn)生產(chǎn)運行階段，產(chǎn)生了大量的服務(wù)外包需求，這其中又有許多是長期需要外委的服務(wù)項目。伴隨著合同執(zhí)行時間的推移、與不同供應(yīng)商之間的管理磨合、國家對于相關(guān)方面政策的變化、核電企業(yè)管理方式的轉(zhuǎn)變等一系列因素導(dǎo)致合同執(zhí)行期間出現(xiàn)了較多不可預(yù)計的變更，變更常伴隨著價格的調(diào)整，是合同雙方利益的焦點，每一次變更都會給核電廠采購制度建設(shè)、外委成本管控以及采購效率提升工作帶來挑戰(zhàn)。所以，如何優(yōu)化合同變更管理，減少不合理的合同變更成為核電廠采購部門必須要予以解決的問題。

1 變更的主要情形及產(chǎn)生的原因

從實際結(jié)果統(tǒng)計，變更的主要情形有：

1.1 內(nèi)容存在爭議，影響合同繼續(xù)執(zhí)行;

1.2 按實結(jié)算類的合同，合同未到期，合同費用已執(zhí)行完;

1.3 服務(wù)范圍/外委內(nèi)容/技術(shù)要求發(fā)生變化;

1.4 邊界條件發(fā)生變化;

1.5 國家相關(guān)政策調(diào)整導(dǎo)致合同部分約定不適用。

原因分析：

通過解剖麻雀，從采購各環(huán)節(jié)依次分析，少部分的變更是因為一些客觀條件變化導(dǎo)致，大多數(shù)變更事項是由前期策劃不充分、文件編制不嚴謹、相關(guān)人員培訓溝通不到位、合同執(zhí)行管理不及時、不到位造成?？傊?，合同變更與采購需求的編制和提報、與采購文件的編制及合同條款設(shè)置、與合同執(zhí)行管理都息息相關(guān)。

2 針對上述原因所采取的應(yīng)對措施

2.1 樹立全局意識

采購的任何一個環(huán)節(jié)出問題都將影響合同的簽訂質(zhì)量，需求領(lǐng)域和采購領(lǐng)域?qū)I(yè)跨度較大，采購過程中應(yīng)該非常重視二者的緊密融合，以采購部門為主導(dǎo)，需求部門提供有效的輸入，需求端和采購端通過充分溝通、統(tǒng)一思想，即在每個項目外委工作啟動的初期就建立只有全局策劃好、互相緊密配合才能保障合同簽訂質(zhì)量的共識。

2.2 重視采購需求提報的準確性和及時性，重視技術(shù)文件的編制質(zhì)量。

為保證采購工作的順利執(zhí)行，提高采購管理的計劃性、合理性和科學性，由采購部門牽頭，每年下半年組織公司各需求部門編制下一年度采購計劃清單，采購需求計劃的編制應(yīng)充分考慮項目進度、采購周期等因素;同時各需求部門需按照年度采購計劃要求，及時辦理立項申請，確保采購需求申請的按時啟動，以便采購部門按照采購計劃要求的采購周期，合理安排采購任務(wù)，及時完成項目采購。避免因采購周期壓縮而導(dǎo)致采購過程把控的質(zhì)量下降。

采購部門編制技術(shù)規(guī)格書模板及注意事項，提供需求部門參照編制詳細的技術(shù)需求，采購員同步參與技術(shù)需求文件的審核，從商務(wù)視角提出建議，以此提高技術(shù)文件表達的清晰度，避免理解歧義而給合同執(zhí)行階段埋下隱患。

2.3 提升采購文件、合同文本編制質(zhì)量

為了降低人因失誤影響、有效利用經(jīng)驗反饋成果、便于提高整體采購效率，采購部門牽頭建立了標準化文件庫。通過做好頂層設(shè)計，避免出現(xiàn)因個別采購人員經(jīng)驗不足而導(dǎo)致的文件編制質(zhì)量較差，進而影響合同簽訂質(zhì)量。另外，標準化還是一個過程，制定、執(zhí)行、和不斷完善標準的過程，注重吸收合同過程管理工作中積累的經(jīng)驗，定期要對文件進行修改和補充。例如在合同條款中明確稅率及法定稅率發(fā)生變化時稅金的實際計算方式、暫定總價合同中預(yù)留一部分暫列金并明確使用方式、暫定總價合同約定以合同到期時間和費用執(zhí)行完畢先到者為合同結(jié)束時間等措施均獲得了較好的實踐。

2.4 加強合同執(zhí)行管理

將合同執(zhí)行管理提升作為重點工作推動，合同履行期間，項目管理處室負責監(jiān)督、跟蹤和組織合同的具體執(zhí)行。如供應(yīng)商不履行合同或不適當履行合同，項目管理處室應(yīng)收集證據(jù)并及時采取措施。必要時，采購部門應(yīng)負責與供應(yīng)商及時交涉。

采購部門牽頭建立服務(wù)合同交底制度，并形成記錄。合同交底范圍一般應(yīng)包括明確雙方合同/項目管理處室和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)機制、進度管理要求、技術(shù)管理要求、質(zhì)量控制和驗收管理要求、安全管理要求，以及合同考核管理、質(zhì)保管理、人員資質(zhì)和授權(quán)管理、文件管理、應(yīng)急響應(yīng)、服務(wù)人員入場和離廠管理等方面要求等，以及相關(guān)合同項目的經(jīng)驗反饋，包括需要關(guān)注的技術(shù)難點、易產(chǎn)生的問題、預(yù)防措施等。

建立合同費用預(yù)警機制，對暫定價合同支付費用與合同執(zhí)行進度比例偏差過大的項目進行管控。如合同執(zhí)行費用與合同執(zhí)行進度同比例偏差過大，采購部門視偏差比例向項目管理部門簽發(fā)《合同費用控制聯(lián)系單》或《暫停新增工作委托通知單》，提醒項目管理部門和供應(yīng)商關(guān)注項目費用。

2.5 完善對應(yīng)制度，引入考核機制

為了保障采購計劃的準確性和及時性，建立采購計劃考核機制，對各需求處室年度采購計劃執(zhí)行情況進行考核。為了強調(diào)合同變更的必要性和合理性，建立了合同變更管理制度。正常情況下，需先完成合同變更，才能執(zhí)行變更項目。重大合同變更或第二次及以后需繼續(xù)進行合同變更的提高審批權(quán)限。

3 通過以上措施所達到的效果

通過以上措施，近一年來筆者所在電廠基本沒有出現(xiàn)先實施后變更的情形，項目管理人員、供應(yīng)商在執(zhí)行合同過程中能夠經(jīng)常主動查閱合同文件規(guī)定，遇到不確定如何解決的問題能夠及時與采購人員溝通、交換意見。服務(wù)類合同變更的次數(shù)明顯減少、變更理由也愈加合理，達到了預(yù)期的目標。

4 結(jié)語

在履行服務(wù)類合同的過程中，合同變更是常見的。合同變更也并不都是壞事，合同變更主要就是為了更好地實現(xiàn)合同的預(yù)期目的。若要減少不合理的、對委托方不利的變更，除了制度上約束外，采購人員要做到全局策劃，前期文件的編制要與項目后期執(zhí)行相呼應(yīng)。要十分重視人的不確定因素，采購鏈條上任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了嚴重的問題都可能導(dǎo)致合同不必要的變更，所以要通過定期培訓、日常管理過程中的實踐交流等方式，不斷提高相關(guān)人員的管理水平和管理意識。擁有不斷完善的管理制度、豐富管理經(jīng)驗的人才隊伍以及良好的經(jīng)驗反饋機制，運行核電廠的服務(wù)類合同變更管理工作就能長期得到有效提升。