多品種小批量外協(xié)管理的工作平臺研究

王文印 劉賓賓

【摘? 要】可以獨立完成整個產(chǎn)品全流程制造的企業(yè)數(shù)量不多，多數(shù)企業(yè)必須依靠其他行業(yè)輔助完成，這就要求其做好外協(xié)加工合同和合同掛賬/付款的動態(tài)管理。基于多品種、小批量、涉及廣、收付頻繁的合同管理要求，建立健全一個簡單、易用的工作平臺對提高合同管理工作的效率尤為重要。論文從外協(xié)工作的動態(tài)管理入手，詳細闡述了用Excel函數(shù)和算法建立集合同臺賬、應(yīng)付賬款、季度付款計劃等功能于一體的外協(xié)工作管理平臺，闡述了管理中存在的動態(tài)跟蹤問題，并提出了完善對策。

【Abstract】There are not many enterprises that can independently complete the whole process manufacturing of entire product， and most enterprises have to rely on other industries to complete it. This requires enterprises to do a good job in the dynamic management of outsourcing processing contract and contract account or payment. Based on the contract management requirements of multi-variety， small-batch， wide range and frequent receipt and payment， it is particularly important to establish a simple and easy-to-use work platform to improve the efficiency of contract management work. Starting from the dynamic management of outsourcing work， this paper detailedly elaborates the establishment of outsourcing work management platform with Excel function and algorithm， including contract account， accounts payable， quarterly payment plan and other functions， expounds the dynamic tracking problem existing in the management， and puts forward the improvement countermeasures.

【關(guān)鍵詞】多品種小批量;工作平臺;應(yīng)付賬款;外協(xié)合同管理

【Keywords】multi-variety and small-batch; work platform; accounts payable; outsourcing contract management

【中圖分類號】F273.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）06-0049-03

1 引言

近年來，伴隨著信息技術(shù)和數(shù)字化的高速發(fā)展，企業(yè)正在將ERP（Enterprise Resource Planning）信息系統(tǒng)作為一種新型的管理工具逐步運用到企業(yè)財務(wù)管理中[1]，以提升企業(yè)自身整體管理水平。ERP系統(tǒng)在一定程度上解決了跨財務(wù)、采購、法務(wù)、審計、質(zhì)量多部門合作的問題，但同時也看到了ERP帶來的各種流程問題：①系統(tǒng)的應(yīng)用和維護技術(shù)過于落后，企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程難以適應(yīng)ERP軟件;②一些基本的數(shù)據(jù)收集和整理工作起步較晚，數(shù)據(jù)的準確性和及時性交差[2];③合同訂單存在一對多、多對一以及多對多的情況，甲乙雙方業(yè)務(wù)、財務(wù)信息未共享，致使雙方結(jié)算以及數(shù)據(jù)核對起來比較困難[3]。

對于我國現(xiàn)階段的航空工業(yè)企業(yè)來說，隨著全球化的經(jīng)營戰(zhàn)略目標、生產(chǎn)模式的變化，外協(xié)加工已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展、適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的重要前提。其顯著的特點：多品種、小批量，即產(chǎn)品的生產(chǎn)屬于離散型，生產(chǎn)的產(chǎn)品種類多，但是每種產(chǎn)品的產(chǎn)量非常少[4]。航空工業(yè)企業(yè)由于原有管理體制中存在信息共享不完善的問題，Excel也可以在企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用[5]。本文通過建立Excel表格，利用軟件的函數(shù)語言和算法，通過分析ERP系統(tǒng)和外協(xié)管理過程中的內(nèi)部邏輯關(guān)系，建立了一種動態(tài)的外協(xié)管理工作平臺。該工作平臺可以實現(xiàn)對外協(xié)合同臺賬、外協(xié)類別、所屬項目、預(yù)付款、執(zhí)行明細賬、應(yīng)付款項、已付款項、余額及賬期等外協(xié)數(shù)據(jù)進行實時更新，具有簡單便捷、清晰明了、實用高效的特點，對外協(xié)管理工作帶來極大的便利。

2 多品種小批量外協(xié)管理工作平臺的設(shè)計思路

2.1 外協(xié)管理工作平臺的設(shè)立目的

在ERP系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)外協(xié)加工合同的審批、簽訂，也可以實現(xiàn)外協(xié)過程發(fā)票的掛賬、付款。但是對于外協(xié)發(fā)票的賬期、外協(xié)的類別、外協(xié)預(yù)付款、應(yīng)付款項等功能缺失，且內(nèi)容分散，無法匯總分析。本次通過Excel表格建立線下工作平臺，將諸多情況結(jié)合起來，使得外協(xié)工作清晰化、數(shù)字化，同時，減少工作失誤和等待時間。

2.2 外協(xié)管理工作平臺的設(shè)立要求

①數(shù)據(jù)對接管理。通過及時收集各項目組/生產(chǎn)部門外協(xié)需求，建立合同臺賬與訂單支付信息平臺，并使之與ERP系統(tǒng)的<合同號>這一關(guān)鍵詞相互關(guān)聯(lián)。

②動態(tài)資金計劃。通過Excel的相關(guān)函數(shù)自動計算，達到預(yù)付款項或賬期的應(yīng)付款項自動上報系統(tǒng)，并衍生出所需的資金計劃報表。

③操作便捷，關(guān)鍵數(shù)字提醒。平臺設(shè)計應(yīng)避免跟蹤大量數(shù)據(jù)的煩惱，同時，還要有提醒功能，盡可能減少數(shù)據(jù)錄入，關(guān)鍵數(shù)據(jù)可以通過填充表格顏色或變化數(shù)字顏色達到提醒的目的。

2.3 外協(xié)管理工作平臺的參數(shù)設(shè)計

根據(jù)外協(xié)工作的目的和要求，結(jié)合實際的外協(xié)管理工作情況，該平臺主要分為兩部分：合同管理臺賬和合同支付情況。工作平臺應(yīng)具備以下幾個功能：①合同臺賬管理，用來記錄合同的合同號、外協(xié)類型、加工內(nèi)容、申請人、簽訂日期、供方名稱、合同金額等關(guān)鍵參數(shù);②合同支付情況管理，依據(jù)實時合同的發(fā)票信息、掛賬單、請款單、對應(yīng)日期等參數(shù)，自動計算出每季度所需的用款情況、賬期等參數(shù)，并通過Excel函數(shù)設(shè)置自動生成合同已支付金額、上報金額和可掛賬金額等參數(shù);③用款上報，事業(yè)部向公司財務(wù)部門上報用款記錄，根據(jù)合同的執(zhí)行情況及賬期的約束條件，在表格中衍生出所需的上報金額。

根據(jù)以上設(shè)計，可以得到外協(xié)管理工作平臺的基本結(jié)構(gòu)，如表1～3所示。

3 多品種小批量外協(xié)管理工作平臺的案例介紹

3.1 建立“外協(xié)合同管理臺賬”表格

表格字段為<序號><合同號><外協(xié)申報號><外協(xié)類型><外協(xié)內(nèi)容><申請人><比價單><任務(wù)令號><簽訂日期><供方名稱><合同金額>，具體內(nèi)容見表1及以下說明。

①合同號：根據(jù)ERP信息系統(tǒng)自動生成，手動錄入。

②外協(xié)類型：按照外協(xié)類型表格，選定外協(xié)類型單元格，通過數(shù)據(jù)>數(shù)據(jù)驗證>設(shè)置>自定義，完成設(shè)置，下拉選擇。

③任務(wù)依據(jù)：按照公司財務(wù)部門下發(fā)的項目任務(wù)令號，選定任務(wù)令號單元格，通過數(shù)據(jù)>數(shù)據(jù)驗證>設(shè)置>自定義，完成設(shè)置，下拉選擇。

④供方名稱：按照公司主管部門下發(fā)的合格供方名錄，選定供方名稱單元格，通過數(shù)據(jù)>數(shù)據(jù)驗證>設(shè)置>自定義，完成設(shè)置，下拉選擇。

除以上4項內(nèi)容外，其余字段均根據(jù)合同信息錄入，且與ERP信息系統(tǒng)保持一致。

3.2 建立“外協(xié)合同支付情況”表格

表格分為三個模塊：外協(xié)加工資金計劃報表、付款上報匯總、掛賬明細，內(nèi)在的流程如圖1所示。

基于圖1中梳理的邏輯關(guān)系，整個臺賬以<合同號>字段作為關(guān)鍵字，與線上ERP和外協(xié)合同管理臺賬相關(guān)聯(lián)，確保信息一致，如表2、3所示。

3.2.1 模塊1：外協(xié)加工資金計劃報表

①如表2所示，字段包括<任務(wù)依據(jù)><合同內(nèi)容><供方名稱><總金額>等合同基礎(chǔ)信息?？赏ㄟ^Excel編輯函數(shù)VLOOKUP設(shè)置，從表1<外協(xié)合同臺賬>中找到對應(yīng)的字段。如<任務(wù)依據(jù)>字段，可通過編輯函數(shù)語言來實現(xiàn)。

②字段包括<已支付><上報金額><可掛賬>。

已支付：統(tǒng)計表2中掛賬明細里的已支付款項之和，單位：萬元。

范例：F3=（IF（T3=0，0，Q3）+IF（X3=0，0，U3）+IF（AB3=0，0，Y3）+IF（AF3=0，0，AC3））/10000

上報金額：統(tǒng)計表2[付款上報匯總中<壹貳叁肆>相加]，單位：萬元。

范例：G3=（I3+K3+M3+O3）/10000

可掛賬金額：統(tǒng)計該合同下還可以掛賬的余額，單位：萬元。

范例：H3=E3-F3-G3

3.2.2 模塊2：掛賬明細

按照企業(yè)季度付款的要求，設(shè)置四個對應(yīng)的季度掛賬明細模塊，如表3所示，字段包括<金額><掛賬><日期><請款>，根據(jù)實際收款及請款日期由人工錄入對應(yīng)的季度表格下，并保持與線上ERP系統(tǒng)相匹配。

①金額：與實際收到對應(yīng)供應(yīng)商的發(fā)票金額一致，單位：元;

②掛賬：與ERP系統(tǒng)的應(yīng)付單AP單號相同;

③日期：直接錄入實際收到發(fā)票做賬日期或者合同里面約定的<預(yù)付款>;

④請款：與ERP系統(tǒng)的請款單RE單號相同。

3.2.3 模塊3：付款上報匯總

如表3所示，字段包括<壹><貳><叁><肆><周期>，通過Excel編輯函數(shù)實現(xiàn)。

①<壹>項下，因企業(yè)需提前10天上報信息，上報資金計劃只要對應(yīng)的周期天數(shù)超過80天，即可上報。設(shè)置Excel函數(shù)如下：

范例：I3=IF（J3>80，IF（T3=0，Q3，0），0）

②<周期>即賬期，根據(jù)對應(yīng)季度的<日期>與現(xiàn)在的日期差，特殊請款需要進行預(yù)付款的，直接定義為90天來計算賬期。

范例：J3=IF（S3="預(yù)付款"，90，IF（R3=0，""，DAYS（TODAY（），S3）））

其余字段仿照范例完成設(shè)置即可。

3.2.4 衍生出資金計劃報表

該平臺通過對資金計劃的動態(tài)調(diào)整，可以調(diào)出實時的季度資金計劃報表。通過設(shè)置Excel篩選出字段<已支付金額>>0的計劃報表，即可將預(yù)付款項和到賬期的應(yīng)付款項匯總到資金計劃報表。

3.2.5 設(shè)置關(guān)鍵字段的預(yù)警

對于外協(xié)加工資金計劃報表的關(guān)鍵字段包括<上報金額><可掛賬金額>。因考慮資金表格數(shù)量多，實際上報資金計劃時有遺漏，需對<上報金額>進行重點預(yù)警;因考慮合同簽訂流程較長，尤其對于正常加工類的框架合同，對于<可掛賬金額>需提前預(yù)警，以便業(yè)務(wù)人員及時與供應(yīng)商簽訂新合同。

對于<上報金額>的預(yù)警：應(yīng)用條件格式，突出顯示單元格規(guī)則，令<上報金額>大于0，該列單元格格式設(shè)置為淺紅色填充;

對于<可掛賬金額>的預(yù)警：應(yīng)用條件格式，突出顯示單元格規(guī)則，令<可掛賬金額>介于1～20，該列單元格格式設(shè)置為綠填充、深綠色文本。

4 結(jié)語

從企業(yè)實際需求出發(fā)，梳理供應(yīng)鏈資金流中企業(yè)面臨的財務(wù)應(yīng)付款項-合同賬期-業(yè)務(wù)完成情況路徑模型，初步建立外協(xié)管理工作平臺，驗證外協(xié)關(guān)鍵參數(shù)數(shù)據(jù)在外協(xié)全流程工作中的具體應(yīng)用。通過研究可以發(fā)現(xiàn)，在多品種、小批量生產(chǎn)企業(yè)中，建立Excel環(huán)境下的外協(xié)管理工作平臺，設(shè)計參數(shù)，獲取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，探索錄入基礎(chǔ)參數(shù)，對彌補ERP系統(tǒng)的末端信息處理不足，提高整體供應(yīng)鏈的運作效率具有十分重要的意義。

【參考文獻】

【1】喬蕾.ERP信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用[J].企業(yè)研究，2011（18）：148-149.

【2】謝永東.ERP信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用[J].信息與電腦，2019（6）：195-196.

【3】吳萍.基于ERP的合同訂單管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[D].北京：華北電力大學(xué)，2017.

【4】王鵬.多品種小批量軍工產(chǎn)品生產(chǎn)管理探討[J].公共管理，2018（13）：122-123.

【5】趙龍.一種EXCEL環(huán)境下的動態(tài)庫存臺賬設(shè)計[J].物流科技，2011（10）：26-29.

【作者簡介】王文?。?986-），男，安徽宿州人，工程師，從事供應(yīng)鏈管理研究。