淺析電力行業(yè)檔案現(xiàn)代化管理

摘 要：電力行業(yè)檔案是區(qū)域電力發(fā)展規(guī)劃、電力工程建設(shè)和電力基礎(chǔ)設(shè)施信息等活動開展的重要信息資源載體，可以有效記載相關(guān)資源的歷史、文化和數(shù)據(jù)價(jià)值。文章探討了新時(shí)期開展電力行業(yè)檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理的方法措施，以確保電力行業(yè)檔案資料持續(xù)合理的開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：電力行業(yè)；檔案管理；信息化

電力行業(yè)檔案是在電力工程實(shí)踐中不斷積累起來的研究、應(yīng)用的成果和經(jīng)驗(yàn)，是區(qū)域電能資源優(yōu)化配置、中長期規(guī)劃研究工作的載體，是電力工程開發(fā)建設(shè)的指導(dǎo)依據(jù)，是電力工程擴(kuò)容改造的參考依據(jù)，同時(shí)也能為電力工程行業(yè)科學(xué)研究提供可靠的資料和數(shù)據(jù)，對電力事業(yè)發(fā)展具有非常重要作用[1]。加強(qiáng)電力行業(yè)檔案管理工作，強(qiáng)化檔案法律法規(guī)宣傳、提高檔案管理服務(wù)意識，并結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)、模擬識別技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)高效的電力檔案管理和利用服務(wù)體系，為電力企業(yè)、科研人員、工程設(shè)計(jì)人員和人民群眾提供高效優(yōu)質(zhì)的電力檔案服務(wù)，是各級電力檔案管理單位新時(shí)期檔案管理研究的新方向[2]。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理

2015年是完成“十二五”發(fā)展目標(biāo)的收官年，國網(wǎng)陜西省電力公司2015年工作重點(diǎn)是：加快“一交兩直”特高壓工程建設(shè)，形成陜西“兩交四直”六個(gè)外送通道，加快建設(shè)“兩縱一環(huán)”750千伏骨干網(wǎng)架，建設(shè)分區(qū)域堅(jiān)強(qiáng)的330千伏主干網(wǎng)架，加強(qiáng)配電網(wǎng)建設(shè)，提高電網(wǎng)智能化水平。陜西省電力工程項(xiàng)目投資資金大、渠道多、項(xiàng)目規(guī)模大，這就給我省電力行業(yè)檔案管理工作提出更高的要求。

各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識，強(qiáng)調(diào)電力工程前期規(guī)劃設(shè)計(jì)、投資決策、設(shè)計(jì)施工、運(yùn)行管理等環(huán)節(jié)檔案資料的實(shí)時(shí)性、可靠性和完善性。要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，尤其應(yīng)在《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《陜西省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合電力行業(yè)特性和管理部門實(shí)際，按照《電力工程技術(shù)檔案管理制度》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》等規(guī)范文件要求，制訂科學(xué)合理、全面完善的檔案管理暫行辦法、檔案的借閱保密制度、檔案人員崗位責(zé)任制等制度體系。通過專業(yè)檔案管理知識技能和管理軟件培訓(xùn)、會議座談等形式，提高電力行業(yè)檔案管理人員及其他電力行業(yè)工作人員的檔案管理知識技能水平和責(zé)任意識，規(guī)范操作流程實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案運(yùn)作管理，有效提高檔案管理質(zhì)量和檔案服務(wù)水平[3]。

2 加大電力行業(yè)檔案管理資金投入，強(qiáng)化協(xié)作交流，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理平臺建設(shè)

電力行業(yè)檔案事業(yè)是政府基礎(chǔ)設(shè)施整體規(guī)劃和服務(wù)人民群眾的重要資源信息載體，國家、地方政府和電力企業(yè)應(yīng)加大電力行業(yè)檔案事業(yè)資金投入。檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)做到年初有預(yù)算安排，尤其是檔案維護(hù)、檔案防護(hù)、檔案搶救、檔案信息化平臺建設(shè)等方面，應(yīng)給予充足的資金保證，要建立專項(xiàng)的預(yù)算項(xiàng)目。要按《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《標(biāo)準(zhǔn)化檔案室建設(shè)實(shí)施細(xì)則》等規(guī)范要求，建設(shè)好規(guī)范化、功能完善化的綜合檔案室，配置專用檔案柜，做好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等安全防護(hù)配套措施[2]。應(yīng)在國網(wǎng)公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，強(qiáng)化單位間檔案管理工作的協(xié)作交流，建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、全面的電力行業(yè)檔案現(xiàn)代化管理軟件和數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)和統(tǒng)一操作規(guī)范。通過添加密集架、電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、監(jiān)視器、消毒滅菌機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理平臺建設(shè)，進(jìn)一步提高電力行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、公開化、人性化服務(wù)水平。應(yīng)通過反復(fù)整改完善建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房、借閱室、辦公室三室分開，同時(shí)，組建完善的運(yùn)行管理隊(duì)伍，通過定期和不定期相結(jié)合，對檔案庫房安全設(shè)施的運(yùn)行工況進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保配電、溫濕度裝置、消防、監(jiān)控等設(shè)備處于良好運(yùn)行工況，提高檔案管理工作質(zhì)量水平。

3 合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件，加強(qiáng)電力行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

通過建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電力檔案管理系統(tǒng)軟件，結(jié)合現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使傳統(tǒng)紙質(zhì)版靜態(tài)檔案管理工作向現(xiàn)代電子版動態(tài)管理工作轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)化、操作電腦規(guī)范化、傳遞信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確化和資源共享電子節(jié)能重復(fù)利用化。在室藏檔案資源信息數(shù)字化處理過程中，要求檔案管理人員或?qū)I(yè)的數(shù)字處理人員嚴(yán)格按照電子檔案制作技術(shù)要求和規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)來制作與管理檔案。電力工程圖紙、設(shè)計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照《電力工程檔案管理》各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)要求進(jìn)行檔案分類、編碼和掃描存檔操作。同時(shí)，還要加強(qiáng)數(shù)字處理過程中檔案的安全保密工作。

4 以人為本，注重知識技能培訓(xùn)，促進(jìn)電力行業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，給電力行業(yè)檔案管理工作帶來了強(qiáng)有力的科學(xué)管理手段與先進(jìn)的檢索方法，提高了檔案管理效率和質(zhì)量水平。標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件平臺，對檔案管理人員的知識技能提出了更高的要求，要求管理人員不僅要具備圖書、情報(bào)、檔案學(xué)等專業(yè)檔案管理知識，同時(shí)還應(yīng)具備現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信信息技術(shù)應(yīng)用能力和電子文檔信息加工處理能力等。要改變常規(guī)“重藏輕用”的管理理念，通過專業(yè)知識技能培訓(xùn)、專題講座、業(yè)余進(jìn)修、交流學(xué)習(xí)等手段，有效提高檔案工作者的專業(yè)知識和掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技能，培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍和熟悉檔案信息專業(yè)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)電力行業(yè)檔案管理現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展需求。

5 整合電力行業(yè)檔案信息資源，促進(jìn)開發(fā)利用，做到服務(wù)創(chuàng)新

電力行業(yè)檔案是一種社會公益性資源，應(yīng)轉(zhuǎn)變常規(guī)服務(wù)于政府、電力企業(yè)和電力行業(yè)的思想，要樹立檔案是社會資源的觀念真正服務(wù)于人民大眾，真正實(shí)現(xiàn)電力行業(yè)檔案資源社會化、商品化和服務(wù)價(jià)值。要在不違反《檔案法》相關(guān)保密、使用權(quán)限和國網(wǎng)公司商業(yè)機(jī)密等基礎(chǔ)上，建立完善可靠的電力行業(yè)檔案信息更新、發(fā)布和共享機(jī)制，有效提高電力行業(yè)檔案信息的公開、共享和人性化服務(wù)水平。要對檔案資料進(jìn)行合理權(quán)限設(shè)置，準(zhǔn)確限定那些資料是保密不公開的、那些資料是屬于社會共享的，并在此基礎(chǔ)上將電力行業(yè)檔案資料有效推入市場中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的社會化服務(wù)性價(jià)值。要主動了解電力行業(yè)工程建設(shè)管理者、企業(yè)和人民群眾對檔案資源信息的需求，積極為相關(guān)單位和人員提供及時(shí)有效數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)，如：提供有價(jià)值的文字、圖片、多媒體等資料，充分挖掘現(xiàn)存檔案資料所具備的歷史、文化價(jià)值。通過市場競爭不斷提升檔案管理和開發(fā)利用水平，一方面可以向企業(yè)或個(gè)人提供有償性公開共享資源，便于檔案管理單位利用該部分費(fèi)用改善檔案管理硬、軟件條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)良性發(fā)展；另一方面，可以有效拓寬電力行業(yè)檔案服務(wù)領(lǐng)域，確保檔案資料更好地為電力工程規(guī)劃建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

6 結(jié)束語

電力行業(yè)檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)以電力行業(yè)檔案管理社會服務(wù)理念更新為前提，以電力檔案管理資源的優(yōu)化整合為條件，充分借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信等先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，努力促進(jìn)電力行業(yè)檔案管理模式、平臺和服務(wù)意識的創(chuàng)新，確保電力行業(yè)檔案管理資源達(dá)到良好配置水平，促進(jìn)電力行業(yè)檔案資源的市場化合理化利用，充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會服務(wù)責(zé)任和經(jīng)濟(jì)效益價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]楊秉光，陳慧.電力行業(yè)檔案管理工作測評體系的構(gòu)建研究[J].檔案學(xué)通訊，2011（2）：88-90.

[2]張學(xué)俊.電力行業(yè)EPC項(xiàng)目檔案管理探討[J].檔案管理，2013（12）：73.

[3]仇紅翠.電力行業(yè)如何因應(yīng)檔案管理信息化[J].檔案管理，2010（12）：6-7.

作者簡介：江壽翠（1965-），女，漢族，陜西安康，本科學(xué)歷，助理館員，主要從事檔案管理工作。