自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用

李迎春

摘要：人力資源與社會保障部門開展檔案管理工作期間，可以采用自動化辦公方式，以期能夠有效提升檔案管理效率，縮短檔案查詢時間，實現(xiàn)高效的文字信息和文件共享，提高文件管理的水平，保障人力資源與社會保障檔案管理工作質(zhì)量能達(dá)到規(guī)定要求。本文就自動化辦公在人力資源與社會保障管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究，以期能夠進(jìn)一步促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：自動化辦公;人力資源;社會保障;檔案管理

作為民生檔案的重要組成部分，人力資源與社會保障檔案的內(nèi)容主要為勞動者的保險信息、基礎(chǔ)信息、就業(yè)信息等，這些信息與勞動者的權(quán)益息息相關(guān)，直接關(guān)系到勞動者是否能夠享受社會保險的待遇。因此，人力資源與社會保障部門要重視自動化辦公的應(yīng)用，更新檔案管理理念，以期能夠更好的滿足業(yè)務(wù)部門對檔案信息資源的需求。

1自動化辦公概述

自動化辦公應(yīng)用WEB計算平臺，能夠?qū)⒂嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代化辦公結(jié)合在一起，本身是一種新型的辦公方式，部分行政機(jī)關(guān)也會將自動化辦公稱之為電子政務(wù)，企事業(yè)單位會將自動化辦公稱之為辦公自動化，辦公自動化能夠有效的優(yōu)化人力資源與社會保障檔案的管理組織結(jié)構(gòu)，完善人檔案管理機(jī)制，提高檔案管理效率，為部門決策提供有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2傳統(tǒng)人力資源與社會保障檔案管理的不足之處

傳統(tǒng)的人力資源與社會保障檔案管理方式也采用了自動化辦公方式，檔案信息資源的管理效率得到了有效提升。但是，在實際應(yīng)用過程中，由于就業(yè)服務(wù)等檔案信息資源多為紙質(zhì)資料，這些情況都給檔案管理工作開展造成較大阻礙。另外，這些紙質(zhì)實體資料一般都存放在社保部門和職介所，隨著時間的推移，這些檔案信息會不斷更新，而辦理社會保障和勞動就業(yè)保障等手續(xù)時，需要嚴(yán)格審核、傳遞、調(diào)閱這些資料，不僅嚴(yán)重拖慢了部門業(yè)務(wù)服務(wù)的水平，嚴(yán)重的情況下還會導(dǎo)致原件出現(xiàn)損壞、遺失等一系列問題。同時，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，也在一定程度上增加了人力資源與社會保障檔案信息資料的數(shù)量，增加了管理人員的工作量，致使自動化辦公無法發(fā)揮出自身價值。

3人力資源與社會保障檔案管理自動化操作

3.1掌握自動化辦公的特點

開展人力資源與社會保障檔案管理自動化操作期間，管理人員要掌握自動化辦公的特點，明確自動化辦公的概念，以期能夠提升自動化辦公的效率。同時，現(xiàn)在我國自動化辦公軟件較多，常用的軟件主要包括：致遠(yuǎn)、泛微等，對這些軟件進(jìn)行研究之后，可以發(fā)現(xiàn)這些軟件都具有以下特點。

首先，易用性。自動化辦公軟件要讓所有員工接受，不需要具有易用性的特點，這樣才能更快的獲得員工的青睞。另外，作為常用的軟件，自動化辦公軟件的操作不能太過復(fù)雜，雖然所有的軟件都需要一個學(xué)習(xí)過程，但是，這些自動化辦公軟件開始應(yīng)用時，都能滿足員工對上網(wǎng)功能的需求，嚴(yán)格遵循易用性的特點進(jìn)行設(shè)計，并且還要充分考慮到員工的工作要求。其次，第一、健壯性，自動化辦公軟件都要具有健壯性的特點，能夠容納大量的用戶和信息，并且具有穩(wěn)定性較高的特點，即使所有員工都在同一時間采用同一軟件，也不會出現(xiàn)卡頓等一系列問題，尤其是在集團(tuán)企業(yè)中，這一性能尤其重要，否則，即便是出現(xiàn)小小問題也能引發(fā)嚴(yán)重后果，造成重大損失。而和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，最能實現(xiàn)這一特點，將穩(wěn)定以及可靠責(zé)任推之于硬件以及網(wǎng)速。

3.2提高員工對自動化辦公思想的認(rèn)識

人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領(lǐng)導(dǎo)和職工，都需要提高思想認(rèn)識，主要是要有先進(jìn)的管理思想，突破傳統(tǒng)的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，做現(xiàn)代化新人。而領(lǐng)導(dǎo)在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進(jìn)步的思想，要勇于引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，并引進(jìn)相關(guān)管理人才，開展各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提高全員使用自動化辦公系統(tǒng)的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴(yán)密性。自動化辦公需要統(tǒng)一的信息平臺，而且還需要相對獨立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實現(xiàn)用戶、角色以及權(quán)限上的三維管控，還需要實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中和小獨立的和諧統(tǒng)一，即具備全面管理的功能。

3.3優(yōu)先選擇實用、高效的自動化辦公系統(tǒng)

自動化辦公系統(tǒng)軟件功能需要和管理實務(wù)緊密結(jié)合，才能體現(xiàn)實用性，否則，對于管理將會失去意義，企業(yè)需要發(fā)展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業(yè)的相關(guān)實用需求，這便是自動化辦公的特點之一?，F(xiàn)有的檔案系統(tǒng)一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進(jìn)行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統(tǒng)，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應(yīng)該建立和社保、勞動等部門的接口，以實現(xiàn)檔案信息的實時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實現(xiàn)檔案電子信息和介質(zhì)信息、的雙交接，減少了檔案轉(zhuǎn)交時遺漏現(xiàn)象的發(fā)生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉(zhuǎn)換等方式，逐步實現(xiàn)實物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階。

3.4做好自動化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級工作

注重辦公系統(tǒng)的開放性和維護(hù)。自動化辦公軟件可以和其他軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。沒有任何一種軟件能夠獨立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯(lián)合，或者進(jìn)行技術(shù)方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數(shù)以萬計的各種檔案以及相關(guān)資料，辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統(tǒng)必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級，維護(hù)是為了加強(qiáng)安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。

3.5重視自動化辦公檔案管理監(jiān)察工作

人力資源和社會保障為兩網(wǎng)化建設(shè)，要建立和健全兩個部門的監(jiān)察協(xié)管員管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，以實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權(quán)益問題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機(jī)制，確保突發(fā)事件在最短時間內(nèi)得到處置，處置信息及時向有關(guān)部門反饋。

4總結(jié)

信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，提高了人們對檔案信息資源的要求。因此，人力資源與社會保障部門要建立一體化平臺。應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)，提升檔案信息資源的管理效率，提高人力資源與社會保障部門的服務(wù)水平。另外。將自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)用于人力資源與社會保障檔案管理工作期間，管理人員還要做好軟件系統(tǒng)更新、安全維護(hù)等工作，以期能夠提升檔案信息資源管理工作的規(guī)范性。

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