從專業(yè)評(píng)估探討?yīng)毩W(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化

陳良喜

隨著國(guó)家對(duì)教育的重視程度不斷提高，獨(dú)立院校的發(fā)展在近幾年也越來越快，有很多學(xué)院逐步脫離學(xué)校本體展開獨(dú)立的教學(xué)工作。作為獨(dú)立院校，想要強(qiáng)化自身的教學(xué)質(zhì)量必須進(jìn)行規(guī)范化的教學(xué)檔案管理，從而提升教學(xué)工作的進(jìn)行效率?，F(xiàn)階段獨(dú)立院校的教學(xué)檔案管理仍然存在一些問題，本文通過對(duì)教學(xué)管理的部分研究，對(duì)檔案管理方面提出一些規(guī)范化的意見建議。

獨(dú)立院校是我國(guó)普通本科高校所舉辦成立的本科層級(jí)的二級(jí)院校。由于一些教育資源、教學(xué)設(shè)施、師資力量等一些特殊原因的影響，我國(guó)獨(dú)立院校普遍無法脫離對(duì)母校的依附，由此獨(dú)立院校的發(fā)展呈現(xiàn)出很多問題。

為了凸顯時(shí)代賦予的價(jià)值，獨(dú)立學(xué)院必須做到真正的“獨(dú)立”。首先，在學(xué)院管理方面要體現(xiàn)其獨(dú)立，檔案管理作為學(xué)院內(nèi)部管理的組成部分對(duì)學(xué)院實(shí)現(xiàn)自我管理有重要意義及影響。

1 獨(dú)立學(xué)院檔案管理環(huán)節(jié)存在不足

獨(dú)立學(xué)院的現(xiàn)階段發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入規(guī)范化辦學(xué)和教育質(zhì)量提升環(huán)節(jié)，但是教學(xué)檔案的管理工作進(jìn)程卻稍有滯后。因?yàn)楠?dú)立院校和母校所開專業(yè)會(huì)有相同部分，所以招收學(xué)生也會(huì)和母校學(xué)生一同學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)、考試。這種情況容易導(dǎo)致專業(yè)評(píng)估階段制度混亂、檔案缺失、準(zhǔn)備材料不齊全、共同材料難區(qū)分等情況。

1.1 學(xué)院和教研室分工不明確

學(xué)院作為獨(dú)立的管理系統(tǒng)必須具備科學(xué)完善的管理體制，尤其在教務(wù)管理上。在專業(yè)評(píng)估過程中根據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系教學(xué)管理機(jī)構(gòu)、專業(yè)教學(xué)管理文件和規(guī)章制度等必須完備。

規(guī)章制度應(yīng)包括學(xué)院制度和專業(yè)教研室的細(xì)化制度。然而在具體的評(píng)估環(huán)節(jié)各專業(yè)有很多原本應(yīng)該相同的制度實(shí)際上卻有較大的差異。這是因?yàn)閷W(xué)院在招生之初沒有在制度上明確區(qū)分學(xué)院在管理過程中應(yīng)該具有什么制度，而這些制度是否應(yīng)該分專業(yè)對(duì)待？同時(shí)學(xué)院教研室應(yīng)該具備哪些制度？這些制度怎樣應(yīng)用？怎樣和學(xué)院的整體制度結(jié)合起來？如何在今后的評(píng)估中共同產(chǎn)生效力？除了規(guī)章制度之外，一些材料方面也存在類似問題，導(dǎo)致評(píng)估過程中材料重復(fù)或者材料缺失，雙方都需要補(bǔ)寫。

1.2 學(xué)院缺乏統(tǒng)一規(guī)定和模板

在處理申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的專業(yè)較多的情況時(shí)，學(xué)院教師團(tuán)隊(duì)雖然有一定程度上的聯(lián)系，但在教學(xué)檔案管理上很難做到頻繁溝通和深入交流。所以，每個(gè)專業(yè)在準(zhǔn)備評(píng)估材料時(shí)便有一套適用于本專業(yè)的模式，這種情況直接造成材料沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，即使有指標(biāo)體系做指導(dǎo)也難以達(dá)到統(tǒng)一。

比如，某獨(dú)立學(xué)院在這方面沒有做好充分預(yù)期并給出統(tǒng)一規(guī)定，也沒有事先準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)的通用評(píng)估材料模板，等所有專業(yè)材料呈上后才發(fā)現(xiàn)有許多問題，而且問題多種多樣。這一情況不僅使學(xué)院教務(wù)科的工作人員工作量巨大，而且浪費(fèi)了各專業(yè)教師的備課以及教學(xué)時(shí)間，不僅影響其他教學(xué)工作，而且也導(dǎo)致教師工作情緒不穩(wěn)定。

1.3 制度和管理方面存在問題

大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的管理模式基于母校的管理模式演化，在具體的管理制度上基本與母校保持一致。導(dǎo)致獨(dú)立院校自身不具備針對(duì)性管理方案，以至于后期獨(dú)立發(fā)展時(shí)相關(guān)規(guī)章制度不完善，對(duì)具體工作規(guī)劃不明確。

例如檔案管理方面的制度不健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員的工作態(tài)度和積極性有很大問題，檔案材料的管理上也存在很多疏忽。再加上信息化檔案管理落實(shí)不到位、相關(guān)資金支持不到位等情況，不但對(duì)檔案的收集保存工作有很大的影響，還會(huì)給教學(xué)任務(wù)帶來額外負(fù)擔(dān)。

2 獨(dú)立學(xué)院檔案管理的意見建議

針對(duì)獨(dú)立院校檔案管理方面存在的缺陷，必須采取有效措施加以改正才能解決。要在相關(guān)制度的完善基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持和重視，將教學(xué)檔案管理制度化、規(guī)范化、常態(tài)化，為院校教育工作的展開做好相應(yīng)的工作，具體措施可以從幾下方面完善。

2.1 學(xué)院方面改進(jìn)措施

從學(xué)院管理角度來講，由于專業(yè)種類較多，為了規(guī)范統(tǒng)一化管理，要避免今后檔案管理的重復(fù)工作。

首先要全面制定各類型教學(xué)材料的統(tǒng)一模板，并及時(shí)下發(fā)各教研室。長(zhǎng)期實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化文件填寫和材料整理方式，促使教師形成規(guī)范化意識(shí);其次要明確各專業(yè)教研室的責(zé)任，規(guī)定哪些材料必須由教研室準(zhǔn)備或者編寫，對(duì)各專業(yè)共用的材料也應(yīng)下發(fā)。另外有材料更新或撤銷應(yīng)盡快通知各教研室，通知由學(xué)院逐級(jí)或直接下達(dá)，將各系主任、教研室主任的聯(lián)系方式整理成一個(gè)紙質(zhì)版和電子版的通訊錄并定期更新;從開設(shè)專業(yè)之初便應(yīng)以獨(dú)立為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)各專業(yè)教學(xué)文件實(shí)行統(tǒng)一模板、統(tǒng)一封面、統(tǒng)一名稱，避免與其他專業(yè)或者院系的文件重合，與本部要求不同的地方也應(yīng)及時(shí)告知各專業(yè)授課教師。隨后授課教師自行通知學(xué)生，強(qiáng)調(diào)如實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)等相關(guān)報(bào)告應(yīng)以獨(dú)立學(xué)院的通知要求為準(zhǔn)，使學(xué)生具備并養(yǎng)成這種意識(shí)。

2.2 教研室方面改進(jìn)措施

教研室內(nèi)部應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定，統(tǒng)一教學(xué)文件模板，搜集每位在任教師資料，掃描成電子版整理出來統(tǒng)一保存管理，規(guī)定新材料必須及時(shí)制作電子版上交保存。這一要求可使教師養(yǎng)成及時(shí)上傳資料的習(xí)慣，形成足夠完善的人員檔案庫。對(duì)教學(xué)日歷等教學(xué)文件注意區(qū)分獨(dú)立學(xué)院與本部，各授課教師應(yīng)分類保管。將每位教師的課程大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)、試題庫多媒體課件等電子版搜集整理，并制作相應(yīng)目錄進(jìn)行歸檔，在每學(xué)期末進(jìn)行補(bǔ)充更新。

2.3 檔案管理科改進(jìn)措施

教學(xué)檔案的管理要委派專人負(fù)責(zé)，避免職責(zé)混淆。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核測(cè)評(píng)，合格后準(zhǔn)許上崗。檔案管理人員的素質(zhì)高低與教學(xué)檔案工作的質(zhì)量高低有直接關(guān)系，對(duì)于檔案管理人員應(yīng)從政治素質(zhì)、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能三方面進(jìn)行考核培訓(xùn)，保證檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性。通過對(duì)相關(guān)管理人員的組織培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的教學(xué)管理方法，借鑒國(guó)內(nèi)其他優(yōu)秀院校的管理方法，再結(jié)合自身實(shí)際情況制定檔案管理?xiàng)l例，讓檔案管理更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

創(chuàng)新教學(xué)檔案管理就是要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。首先要加大硬件設(shè)施的投入力度，增設(shè)電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、縮微設(shè)備等，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)院校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。事實(shí)上大多獨(dú)立學(xué)院對(duì)這類資源并不缺乏，問題是如何充分利用。這就回到了檔案管理人員的綜合素質(zhì)問題上，即是否具備這種現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)和相關(guān)能力。

教學(xué)檔案管理效果是人為控制的，因此培養(yǎng)管理意識(shí)最重要。管理人員、教師、學(xué)生都必須在長(zhǎng)期制度下養(yǎng)成規(guī)范教學(xué)檔案意識(shí)，從自身做起。教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，是教學(xué)管理工作的重要部分。好的教學(xué)檔案管理工作能有效促進(jìn)院校的辦學(xué)質(zhì)量，提升辦學(xué)效益。

3 結(jié)束語

獨(dú)立院校作為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展中高等教育的一種新模式，在發(fā)展過程中難免存在一些缺陷。而規(guī)范的教學(xué)檔案管理是獨(dú)立院校長(zhǎng)期發(fā)展的一項(xiàng)建設(shè)性工作，是獨(dú)立院校教學(xué)管理秩序得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要舉措，這需要院校全體教職工加強(qiáng)培養(yǎng)教學(xué)檔案意識(shí)、需要院校根據(jù)自身的特點(diǎn)建立管理制度化、規(guī)范化、常態(tài)化的工作制度，明確教學(xué)檔案管理的科學(xué)性要求。并且，獨(dú)立院校在新形勢(shì)下必須加快觀念的轉(zhuǎn)變，逐漸擺脫母校的管理模式和管理制度，完善并加強(qiáng)自身教學(xué)管理建設(shè)，在教育教學(xué)的過程中找到適合自身的辦學(xué)模式和管理方案，從而有效發(fā)揮檔案管理的作用，推進(jìn)教學(xué)管理工作任務(wù)的科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（作者單位：廣州科技職業(yè)技術(shù)大學(xué)）