王艷晶
摘要:機關事業(yè)單位因工作原因容易出現工作調動,這就需要機關事業(yè)單位對人員流動情況做好檔案管理工作,保證單位人員檔案的完整性。檔案管理不僅能夠對單位人員的狀況進行記錄,也能夠對單位工作運轉狀況進行記載?,F階段,檔案管理工作加入信息化手段,在一定程度上促進了機關事業(yè)單位工作效率的提升。本文即針對機關事業(yè)單位檔案管理問題及檔案管理中信息化的應用展開分析,希望能夠給相關從業(yè)人員一定的啟示。
關鍵詞:機關事業(yè)單位;檔案管理;信息化水平
一、強化檔案管理信息化建設的意義
(一)方便整理利用歷史檔案
做好機關事業(yè)單位的檔案管理工作,有利于完整的保管好具有歷史價值的檔案資料,但是,傳統(tǒng)的歷史檔案資料均為紙質材料,在查詢及保管上都會較為困難,同時也需要占據較大的空間,為了有效保護好一些珍貴的歷史資料,就需要長期封存管理,這就直接影響了檔案的使用率。在信息化管理改革后,機關事業(yè)單位將檔案內容保存到電腦中,不僅能夠有效擴大檔案管理以及存儲的空間,同時也為使用者的查閱提供了一定便利。當需要查詢具有歷史價值的資料時,也能夠直接通過信息化技術調取資料,使資料的使用價值得到了最大化的發(fā)揮。由此可見,借助信息化手段對檔案資料進行管理,有利于提升事業(yè)單位工作效率,也促使歷史資料得以重新被利用。
(二)有利于提升檔案管理工作效率
傳統(tǒng)的方案資料管理手段較為落后,管理流程較為復雜且繁亂,基于此,許多檔案就會出現遺失以及損壞等現象。針對此,機關事業(yè)單位就需要加大力度進行信息化建設,從而減少檔案管理冗雜的工作,提升檔案管理人員的工作積極性,提升工作效率。
(三)有利于提升檔案資料的利用率
傳統(tǒng)紙質版的檔案資料需要占用較大空間,不利于管理,且機關事業(yè)單位在檔案的管理以及保存上均較為分散,無法實現合理的利用及規(guī)劃。借助互聯(lián)網平臺等信息化技術能夠實現不同部門、不同單位之間的信息共享,從而全面提升檔案資料的利用率。
(四)維護檔案管理的穩(wěn)定性以及安全性
對機關單位檔案管理實施信息化管理,能夠促使電子檔案得到更好的保存,且檔案的保密性也更好。用戶在使用時,也能夠實現快速讀取,在保證安全的前提下實現傳輸以及存儲,穩(wěn)定性更好。相比于傳統(tǒng)紙質版的檔案,信息化管理的存儲方法能夠對檔案進行備份,延長檔案保存以及使用時間。
二、機關事業(yè)單位信息化檔案管理問題
(一)管理方式落后
部分機關事業(yè)單位沒有認識到檔案信息化建設以及管理的重要性,在管理上仍采用半手工或純手工的方式,導致檔案記錄以及整理上出現嚴重失誤,如果無法及時有效的改正,就會按照錯誤的方式進行保存,對后期的檔案管理以及人事安排都造成了嚴重影響。此外,傳統(tǒng)檔案管理模式需要消耗較長時間才能夠完成,且工作量較大,這也會在一定程度上增加管理失誤率,不利于檔案管理工作的有效開展。
(二)專業(yè)化水平不足
當前社會工作中,對專業(yè)化水平都有嚴格的要求,特別是機關事業(yè)單位,其對管理人員的專業(yè)性有較高的要求。但是,人事檔案管理人員對于信息化技術知識了解較少,且其業(yè)務能力以及意識都較為薄弱,無法滿足信息化建設的專業(yè)化要求。此外,機關事業(yè)單位也沒有對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓,導致其無法勝任現代化的檔案管理工作,操作技能不熟練,無法全面快速地展開檔案信息化建設工作,檔案管理規(guī)范性較差。
(三)機關事業(yè)單位人事檔案信息利用價值不高
在機關事業(yè)單位中,做好檔案管理工作不僅僅意味著保存好信息以及數據就可以,還需要對人事決策提供參考的依據。機關事業(yè)單位在人事檔案管理上要具有保密性,這就導致信息利用率較低,沒有充分認識到檔案利用的重要性,認為只有在人事發(fā)生調動或者整理檔案時,檔案的價值才能夠得以發(fā)揮。
三、提升機關事業(yè)單位檔案管理信息化水平策略
(一)強化管理人員信息化建設工作
為強化機關事業(yè)單位人員的工作專業(yè)性,需要對管理人員進行培訓,并針對培訓內容進行考核,提升檔案管理人員的工作積極性。在考核過程中,要求客觀性、公正性,嚴格落實考核制度,不斷完善機關事業(yè)單位的管理信息化水平?,F階段,在檔案信息化管理過程中,需要計算機專業(yè)人才進行管理,但是計算機專業(yè)管理人員對檔案業(yè)務還比較陌生,也需要積極展開培訓,從而使其能夠快速掌握管理所需知識,提升自身業(yè)務能力。
(二)加強信息資源的安全性
當前階段,網絡技術在不斷發(fā)展壯大,一些不法分子就會利用網絡病毒破壞并盜取機關單位檔案信息,不利于管理工作的正常開展。此外,如果檔案管理人員操作失誤或者系統(tǒng)故障等問題,也會導致檔案管理的安全性受到威脅?;诖?,機關事業(yè)單位在檔案管理時,就需要對數據進行備份,安裝防火墻或者殺毒軟件,強化數據信息的安全管理工作。
四、結語
對于機關事業(yè)單位來說,借助信息化手段對檔案進行管理有利于提升機關事業(yè)單位的管理效率以及工作質量,同時,檔案的歷史作用也能夠被充分發(fā)揮??梢哉f,做好檔案管理工作有利于機關事業(yè)單位的正常運行,基于此,就要求機關事業(yè)單位工作人員積極轉變自身理念,強化檔案管理信息系統(tǒng)建設工作,從而全面提升單位的整體管理水平。
【參考文獻】
[1]吳新興.如何提升機關事業(yè)單位檔案管理信息化水平[J].城建檔案,2019,12(12):65-66.