科研單位電子文件前端控制戰(zhàn)略探析

付冉 尹青劍 嚴(yán)開

摘 要

在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，科研項目在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生大量電子文件，檔案管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變。為規(guī)避電子文件失管、失控和丟失等風(fēng)險、確?？蒲许椖繖n案管理與項目進(jìn)展的同步性、提高檔案在科研項目中的利用價值和創(chuàng)新支撐價值，實施科研項目電子文件前端控制戰(zhàn)略是電子文件在設(shè)計、形成、維護(hù)三階段進(jìn)行安全、科學(xué)、規(guī)范管理的有效措施。本文通過對前端控制理念的分析與應(yīng)用，明確前端控制戰(zhàn)略在科研項目中的目標(biāo)，梳理前端控制面臨的問題，從頂層設(shè)計等思路分析探討前端控制戰(zhàn)略實施的要點。

關(guān)鍵詞

科研單位;電子文件;前端控制;文件生命周期;文檔一體化

中圖分類號： G276 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 14 . 60

0 前言

在知識經(jīng)濟(jì)時代的大背景下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，信息化在企業(yè)中不斷深入推進(jìn)，現(xiàn)代辦公環(huán)境向著自動化、智能化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。檔案管理的環(huán)境由傳統(tǒng)的人工方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，檔案管理的對象由紙質(zhì)文檔等傳統(tǒng)介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募，F(xiàn)代辦公環(huán)境下，文件從形成到銷毀或者長期保存，是一個連續(xù)的、完整的生命運動過程，由于電子文件動態(tài)性、可操作性以及可重復(fù)性等特點，檔案管理的介入點必須要前置到電子文件的生成階段，并對文件生命周期各個階段進(jìn)行全面控制。不進(jìn)行前端控制將使得文件在歸檔前的活動規(guī)律與狀態(tài)處于失控的狀態(tài)。

前端控制理論產(chǎn)生的思想根源是由法國的C.諾加雷提出的。他認(rèn)為檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身。學(xué)者馮慧玲對前端控制進(jìn)行了描述，“前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程”[1]。

“不謀萬世者，不足謀一時;不謀全局者，不足謀一域”。文檔一體化管理是電子文件管理的必然趨勢，電子文件前端控制是文件全周期管理的重要一環(huán)和必要條件，是實現(xiàn)文檔一體化的基礎(chǔ)和前提。

1 實施前端控制的必要性

首先，科研單位目前處于計算機(jī)辦公為主的現(xiàn)代辦公環(huán)境下，電子文件在整個文件活動流程中都有遭到內(nèi)容或載體被破壞或者丟失的風(fēng)險。通過前端控制可有效地實施全過程管理，確保文件的檔案屬性不丟失。

同時，伴隨科研單位信息化建設(shè)大步邁進(jìn)，卻缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，各信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量電子文件不能進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理以及歸檔利用。通過前端控制可以實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，利于信息整合，便于管理和歸檔利用。

另一方面，對于科研單位的各項科研項目來說，檔案的價值不僅限于歸檔文件這一份文件本身的價值，還需要借鑒或者查閱這份檔案生成過程中某個節(jié)點該文件的狀態(tài)，實施前端控制就可以完整的保留電子文件元數(shù)據(jù)，利于后期知識挖掘與再利用。

近年來，我國引進(jìn)并消化吸收國際標(biāo)準(zhǔn)《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175），旨在促進(jìn)高質(zhì)量數(shù)字文件的生成和保存。部分大型科研生產(chǎn)單位逐漸重視文檔管理，特別是科研項目的檔案管理工作需要與項目齊步走，通過前端控制來填補(bǔ)對電子文件全生命周期管理的空白。

2 電子文件前端控制戰(zhàn)略目標(biāo)

2.1 宏觀目標(biāo)

知識經(jīng)濟(jì)時代，知識是科研單位核心競爭力的體現(xiàn)，實施科研項目電子文件前端控制戰(zhàn)略，就是要提高項目檔案管理效率，確保項目檔案質(zhì)量，讓電子文件在科研項目中發(fā)揮更大的檔案價值。

2.2 微觀目標(biāo)

2.2.1 電子文件“檔案化”

電子文件“檔案化”就是要在文件生成階段“立規(guī)矩”，將檔案管理要求或者科研項目驗收標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)置到電子文件生成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，在文件形成階段建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、密切相關(guān)、互為保證的運行模式，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督管理。確?，F(xiàn)行文件的“四性”（真實性、完整性、可靠性、可用性），提高檔案管理質(zhì)量，確保項目驗收階段檔案驗收順利進(jìn)行。

2.2.2 歸檔“自動化”

通過對文件形成和維護(hù)階段的規(guī)劃、監(jiān)督及管理，大大降低文件“末端”處理分析和信息挖掘的難度和工作量，簡化檔案管理人員整理、組織、著錄等工作程序，提高歸檔環(huán)節(jié)的自動化程度，提高檔案管理工作效率。

2.2.3 檔案“信息化”

對科研項目來說，最大限度地開發(fā)檔案價值，并以高效、便捷、易識別的狀態(tài)提供利用，是檔案管理工作的成效的體現(xiàn)，檔案“信息化”是將檔案提供利用、服務(wù)科研的基礎(chǔ)。

2.2.4 文件檔案“一體化”

文件檔案“一體化”是從檔案管理的全局角度出發(fā)，實現(xiàn)從電子文件設(shè)計、生成、維護(hù)到檔案歸檔管理的全過程管理，確保電子文件內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)暢通性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

3 電子文件前端控制面臨的問題

3.1 前端控制戰(zhàn)略意識不足

前端控制是種理念，需要檔案管理視角的大局觀和戰(zhàn)略高度，多數(shù)企業(yè)對檔案管理仍停留在“末端”被動接收文件，出現(xiàn)了業(yè)務(wù)部門給檔案管理部門什么樣的文件，檔案管理部門就收什么樣的文件，至于是否符合歸檔要求？怎么提供利用？是否能夠長期保存？等等問題都堆積成為了歷史遺留問題，檔案管理部門被動的管理“檔案”。長此以往，由于對檔案前端管理的失控，影響科研項目進(jìn)度，無法提供及時便捷的信息服務(wù)，甚至阻礙科研創(chuàng)新的步伐。

3.2 前端控制管理制度缺失

傳統(tǒng)檔案管理流程中，沒有對文件生成全過程進(jìn)行制約，造成目前電子文件前端控制無章可依。前端控制過程的管理職責(zé)不明確、管理對象不明確、管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，加上缺乏領(lǐng)導(dǎo)的支持，使得前端控制無法落地實施。

3.3 前端控制有效手段缺失

電子文件較傳統(tǒng)檔案在提高工作效率，提高檔案利用價值、節(jié)約成本等方面有著顯著的優(yōu)勢。但與此同時高度的信息化帶來高速產(chǎn)生的大量的電子文件，對電子文件設(shè)計、形成和維護(hù)階段，沒有有效的手段進(jìn)行科學(xué)管控。更重要的是，電子文件區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，存在許多可變因素，大大加大了文件失控的風(fēng)險，前端控制需要通過有效的技術(shù)手段來確保文件的檔案屬性。

4 電子文件前端控制戰(zhàn)略實施要點

4.1 運用可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略思維，從頂層設(shè)計出發(fā)進(jìn)行前端控制

4.1.1 可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

樹立前端控制戰(zhàn)略意識，要以檔案管理與企業(yè)或機(jī)構(gòu)共同發(fā)展為長遠(yuǎn)目標(biāo)，提高文檔管理工作效率與提高文檔質(zhì)量統(tǒng)籌兼顧。這就需要企業(yè)或機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層在重視企業(yè)發(fā)展的同時，同等重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理人員只能在“末端”被動接收和整理文件的舊觀念，將前期文件策劃、文件形成過程管控及文件歸檔全過程與企業(yè)或機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動及生產(chǎn)項目同計劃、同設(shè)計、同監(jiān)督、同驗收。

4.1.2 頂層設(shè)計策略

要有全局觀和長遠(yuǎn)的角度去控制文件質(zhì)量，只有全面分析、研究電子文件管理功能需求與流程重組方案，才能實施有效管理。在將有文件形成的企業(yè)活動或項目開展前，對文件的創(chuàng)建進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局。對創(chuàng)建文件的人或部門進(jìn)行鑒定和授權(quán)，對產(chǎn)生文件的事件、地點或部門進(jìn)行布局，對形成文件的時間節(jié)點進(jìn)行規(guī)劃，對文件形成的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行設(shè)計。

科研項目設(shè)計過程中產(chǎn)生的電子文件的管理流程包括：策劃、產(chǎn)生、送審、歸檔、整理、分類、組卷、保存、利用、統(tǒng)計、鑒定與處置環(huán)節(jié)。加強(qiáng)科研項目電子文件全生命周期管理，確保電子文件在歸檔、移交與接收、長期保存三個環(huán)節(jié)的真實、完整、可用和安全性。

4.2 制定統(tǒng)一的前端控制規(guī)則

制定完善的前端控制管理規(guī)章制度，企業(yè)或機(jī)構(gòu)要由上至下貫徹執(zhí)行，全體人員在相應(yīng)環(huán)節(jié)參與文件管理。檔案工作者要制定有關(guān)保存、整理和淘汰電子檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)。

前端控制管理規(guī)章制度要包含以下內(nèi)容：

明確電子文件前端控制對象;

編制電子文件四性檢測技術(shù)方案

明確各類人員在文件管理過程中應(yīng)履行的職責(zé)范圍以及權(quán)限范圍;

明確科研項目與檔案管理同計劃、同設(shè)計、同監(jiān)督、同驗收，檔案管理人員應(yīng)介入項目立項階段對文件的各項因素進(jìn)行約定;

明確各類人員在執(zhí)行文件管理業(yè)務(wù)流程的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保電子文件規(guī)范、準(zhǔn)確、可被計算機(jī)理解;

確立監(jiān)督機(jī)制，明確獎懲措施。

4.3 控制點前置促進(jìn)電子文件全過程管理

將歸檔階段需要對文件的控制要素提前到文件創(chuàng)建階段，在文件創(chuàng)建階段就按照檔案的屬性的管理要求去限制和規(guī)范文件的形成，并完成部分屬性的著錄工作?？刂泣c前置能確保文件的有效性和規(guī)范性，在文件形成初期就進(jìn)行文件的登記，能防止文件的失控與失管，為歸檔階段輸送高質(zhì)量的待歸檔文件。

在科研項目推行文件檔案全過程管理就是要達(dá)到對檔案工作的前端控制，使文檔與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合實現(xiàn)管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作信息共享的目的。

4.4 控制點由點及線，實現(xiàn)文件動態(tài)跟蹤

對文件的某些監(jiān)控點不能僅停留在某個流程節(jié)點或時間節(jié)點，而是應(yīng)持續(xù)于整個或多個流程環(huán)節(jié)，由點及線擴(kuò)展。原來只在某一個時間點上完成的特定環(huán)節(jié)在電子環(huán)境中可能需要在一個連續(xù)的時間段上持續(xù)完成直至跨越電子文件的整個生命周期。通過對文件的持續(xù)性管控，能確保文件的真實性和完整性，也有利于文件管理風(fēng)險控制。

文件生成過程中所產(chǎn)生的活動或事務(wù)需進(jìn)行相應(yīng)的登記，確保元數(shù)據(jù)能隨文件一并流轉(zhuǎn)到歸檔階段

4.5 嵌入四性檢測技術(shù)保證前端控制質(zhì)量

真實性、完整性、可靠性、可用性是確保電子文件檔案性質(zhì)的重要屬性，對發(fā)揮電子檔案的憑證價值、查考價值和保存價值具有重要意義。文件從形成、收集、積累、鑒定到歸檔利用，不同階段都需要實行全程管理與前端控制，確保歸檔文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，保證檔案的質(zhì)量。

預(yù)先在業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)中嵌入“四性”檢測技術(shù)，合理設(shè)置流程中“四性”檢測控制點，隨時反饋文件合法性，是文件前端控制質(zhì)量的保證。也可以說，電子文件的前端控制是確保電子文件“四性”的最有效的策略。

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)過檢測，應(yīng)一同流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)中，如圖2所示。

4.6 檔案工作者前端控制的介入

檔案人員必須從文件形成的源頭開始干預(yù)，才能保證歸檔階段檔案的質(zhì)量以及現(xiàn)行文件的真實有效性。

對于科研項目，文檔人員以項目主設(shè)人身份參與整個項目周期，對文件實施全程管理，在設(shè)計、形成、維護(hù)三階段進(jìn)行文檔控制，全流程管理文件全生命周期。

4.6.1 制度制定與監(jiān)督執(zhí)行的角色

檔案工作者要在前端控制過程中對文件生成、維護(hù)及歸檔階段制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并對各個流程進(jìn)行監(jiān)督。要在前端主動提出要求，而不是在“末端”被動處理不符合項的問題。

4.6.2 參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)

根據(jù)消化吸收國際標(biāo)準(zhǔn)《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175）在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)階段在系統(tǒng)嵌入電子文件前端控制功能要求框架結(jié)構(gòu)。將檔案形成過程所需要具備的功能和要求嵌入系統(tǒng)中，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)從開發(fā)設(shè)計的時候就為文件的生成注入了檔案的基因。

5 結(jié)語

科研項目電子文件前端控制戰(zhàn)略的實施，是在現(xiàn)代電子辦公環(huán)境下對電子文件在設(shè)計、形成、維護(hù)三階段進(jìn)行安全、科學(xué)、規(guī)范管理的有效措施，這對檔案管理工作者、科研項目管理者乃至整個科研單位的管理模式提出了新的要求。新辦公環(huán)境下的科研項目檔案管理應(yīng)與科研項目更加緊密地結(jié)合，提高對前端控制的重視，不斷完善前端控制手段，提高科研項目電子文件管理效率和質(zhì)量。

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