淺析會(huì)計(jì)電算化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理

蔣正益

摘 要 在科技的推動(dòng)下，國(guó)家信息化水平全面提升，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為事業(yè)單位賬務(wù)處理的重要模式。在會(huì)計(jì)電算化背景下，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作是現(xiàn)行財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。本文主要以事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理為主題，分析檔案管理會(huì)計(jì)電算化推行當(dāng)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題制定應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)檔案管理

一、會(huì)計(jì)電算化背景下規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案主要是指在會(huì)計(jì)管理工作當(dāng)中所形成的數(shù)據(jù)資料，包括會(huì)計(jì)圖標(biāo)、文字、數(shù)字、憑證等內(nèi)容，在信息時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案既包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，也包括電子檔案。對(duì)于事業(yè)單位而言，會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)預(yù)算、收支的主要憑證。在我國(guó)最新頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確了會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，如管理手段、內(nèi)容范圍等，并對(duì)其相關(guān)銜接也作出了具體的規(guī)定。

在會(huì)計(jì)電算化背景下，會(huì)計(jì)檔案具有以下特點(diǎn)：

其一，內(nèi)容廣泛。會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案范圍的有效拓寬，無(wú)論紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化信息檔案均屬于其內(nèi)容，同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案還與數(shù)據(jù)庫(kù)、處理系統(tǒng)等密切關(guān)聯(lián)。

其二，承載形式更加廣泛。在會(huì)計(jì)電算化背景下，會(huì)計(jì)檔案存在的形式更加廣泛，既存在于紙質(zhì)載體上，也存在于光盤、U盤、硬盤在內(nèi)的各種介質(zhì)中，還存在于遠(yuǎn)程服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)存中。

其三，運(yùn)行環(huán)境相對(duì)特定。在傳統(tǒng)模式下，檔案管理較為簡(jiǎn)單，只需要提供紙質(zhì)檔案即可滿足信息查閱需求，但在電算化背景下，需要具備相關(guān)的信息技術(shù)水平和專業(yè)知識(shí)，對(duì)應(yīng)用人員以及電子檔案管理人員提出了更高的要求。

其四，信息利用程度高，共享力度大。在會(huì)計(jì)電算化模式下，會(huì)計(jì)檔案信息實(shí)現(xiàn)了有效處理，而且實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)之間的有效鏈接，使用者通過(guò)登錄系統(tǒng)即可獲取大量授權(quán)信息，同時(shí)這些數(shù)據(jù)信息經(jīng)過(guò)系統(tǒng)處理，能夠有效地為使用者提供參考依據(jù)，更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值性。

其五，會(huì)計(jì)檔案的安全要求更高。會(huì)計(jì)信息儲(chǔ)存于光盤、U盤、硬盤等介質(zhì)上，在一定環(huán)境下，會(huì)導(dǎo)致信息被非法修改、復(fù)制或銷毀。此外，會(huì)計(jì)信息化下的會(huì)計(jì)檔案處理均借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、系統(tǒng)安全、軟件穩(wěn)定性均具有較為嚴(yán)格的要求，一旦任一系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案的安全性。

可見(jiàn)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理有更高的要求。需要不斷完善管理機(jī)制，更新會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，這也能夠?yàn)閱挝怀掷m(xù)健康發(fā)展提供基本資料的保障。

二、事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理認(rèn)識(shí)不足

部分事業(yè)單位在發(fā)展中并未對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理予以重視。尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度不足。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來(lái)，單位沒(méi)有按照相關(guān)要求及時(shí)改變，大多沿用以前的管理模式，使會(huì)計(jì)電算化檔案管理流于形式，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的完整性和真實(shí)性也造成了影響。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理的制度規(guī)范不完善

從目前電子會(huì)計(jì)檔案的使用管理情況來(lái)看，缺乏完善的管理機(jī)制，在檔案管理當(dāng)中存在諸多問(wèn)題，沒(méi)有考慮到會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案的特殊性，缺乏針對(duì)性的檔案管理制度，原有的檔案管理制度對(duì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理指導(dǎo)性不強(qiáng)。并且在電子檔案模式下，對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)信息主要運(yùn)用硬盤、U盤等工具予以保存，這就容易引發(fā)數(shù)據(jù)損壞、丟失、泄露，數(shù)據(jù)安全性存在隱患。事業(yè)單位從手工記賬到單機(jī)版財(cái)務(wù)軟件記賬，再到網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件記賬，記賬形式不斷變化，然而管理體制并沒(méi)有隨著記賬形式的改變采取相應(yīng)的改變，管理制度也沒(méi)有隨著記賬形式的發(fā)展逐步完善。對(duì)于存在于U盤、光盤和硬盤以及遠(yuǎn)程服務(wù)器中的電子檔案，缺乏指導(dǎo)性強(qiáng)的收集歸檔制度、借閱使用和銷毀制度。

（三）電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)置不合理、專業(yè)水平不高

由于機(jī)構(gòu)及人員編制設(shè)置緊張，大多數(shù)事業(yè)單位都是一人兼任多個(gè)工作崗位。在檔案管理方面，隨著《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)，對(duì)原有制度規(guī)范進(jìn)行了優(yōu)化，其中對(duì)檔案分類問(wèn)題作出了詳細(xì)論述，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案對(duì)應(yīng)的內(nèi)容、保存程序、消除方式等。與傳統(tǒng)檔案管理不同，會(huì)計(jì)電算化模式下的檔案管理與信息、技術(shù)、軟件、網(wǎng)絡(luò)、電算化知識(shí)、會(huì)計(jì)專業(yè)水平等密不可分，由于我國(guó)電算化教育人才滯后及單位人員不足等原因，事業(yè)單位也沒(méi)有配備這樣專業(yè)的人才。研究發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理人員并不專業(yè)，尤其是事業(yè)單位人員多由財(cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)崗而成，不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)以及會(huì)計(jì)電算化技能，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，且同時(shí)兼任多項(xiàng)工作，造成檔案管理簡(jiǎn)單粗暴。

（四）存在網(wǎng)絡(luò)和日常安全隱患

網(wǎng)絡(luò)信息化雖然為事業(yè)單位檔案管理提供了便利，但由于網(wǎng)絡(luò)自身缺陷，使得檔案管理面臨諸多安全風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案信息處理需要及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存、備份，以避免由于系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)引發(fā)的數(shù)據(jù)丟失、損害等問(wèn)題，不過(guò)事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員缺乏備份意識(shí)，沒(méi)有及時(shí)將數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)安全問(wèn)題，很可能造成數(shù)據(jù)丟失或篡改。財(cái)務(wù)部門沒(méi)有配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員，只是通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，由財(cái)務(wù)人員對(duì)自己所使用的計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常維護(hù)，如果出現(xiàn)專業(yè)問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員很難解決。在維護(hù)中，對(duì)一些計(jì)算機(jī)的專業(yè)操作不熟悉，不能保證計(jì)算機(jī)的安全性，同樣容易造成數(shù)據(jù)泄露、丟失等問(wèn)題發(fā)生。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，全網(wǎng)互聯(lián)，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存面臨著網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客侵犯的危機(jī)，一旦遭遇入侵，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)將會(huì)癱瘓，數(shù)據(jù)泄漏，給國(guó)家或單位造成不可挽回的損失。

三、完善事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）正確認(rèn)識(shí)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

在國(guó)家檔案管理工作中，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理是主要的構(gòu)成因素，并在其中發(fā)揮著重要作用，而電算化會(huì)計(jì)檔案管理又是單位會(huì)計(jì)管理工作的重中之重。對(duì)此，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，只有高層領(lǐng)導(dǎo)從思想上予以重視，才能引起基層工作人員的注意，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理的價(jià)值。

（二）建立完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

隨著會(huì)計(jì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，必須對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，使其更好地滿足電算化背景下的檔案管理需求。對(duì)于事業(yè)單位而言，要制定完善的會(huì)計(jì)檔案搜集、查閱、保存、使用、銷毀等機(jī)制，明確操作流程，同時(shí)，要針對(duì)會(huì)計(jì)電算化特征，完善電子檔案安全保障機(jī)制，提高數(shù)據(jù)的安全性。具體可從以下方面入手：

一是完善信息搜集、歸檔機(jī)制。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息搜集與會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)搜集存在差異，對(duì)此要根據(jù)新的數(shù)據(jù)搜集流程制定對(duì)應(yīng)的制度體系。如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿可以率先進(jìn)行打印，并由相關(guān)主體簽字、蓋章后裝訂成冊(cè)予以歸檔。其他會(huì)計(jì)資料也應(yīng)按要求及時(shí)歸檔。

二是構(gòu)建備份機(jī)制，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性。電算化會(huì)計(jì)檔案管理主要以計(jì)算機(jī)為依托，通過(guò)軟件信息技術(shù)處理實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，所有數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)，易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、損害。對(duì)此，可以通過(guò)檔案?jìng)浞輽C(jī)制構(gòu)建來(lái)增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性，做到防患于未然。此外，還要對(duì)系統(tǒng)安全性進(jìn)行定期維護(hù)，做好安全防護(hù)。

三是完善檔案儲(chǔ)存機(jī)制。在新的發(fā)展階段，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方面，應(yīng)注意防潮、防塵、防火、防盜等;對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，要注重防磁化、防塵等處理工作，同時(shí)做好數(shù)據(jù)編碼，提高數(shù)據(jù)檢索利用效率。

四是構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案借閱機(jī)制。單位會(huì)計(jì)檔案具有相對(duì)保密性，極少外借，若需借閱，必須依據(jù)相對(duì)制度規(guī)范進(jìn)行借閱，而且要做好檔案歸還檢查工作，確保歸還時(shí)信息的完整性，此外，出借人不得泄露檔案信息。

五是檔案銷毀制度。對(duì)于達(dá)到銷毀年限且經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，須列舉清單，明確被銷毀檔案卷號(hào)、編號(hào)、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。電子檔案的銷毀必須與國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)相吻合，遵循電子檔案銷毀若干規(guī)定，須由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、單位檔案管理機(jī)構(gòu)等多部門聯(lián)合監(jiān)銷。對(duì)于債權(quán)債務(wù)尚未結(jié)束的檔案內(nèi)容，即便到期也不能予以銷毀，針對(duì)此類檔案，需將紙質(zhì)檔案獨(dú)立保存，同時(shí)轉(zhuǎn)存電子檔案，做好獨(dú)立保管工作，當(dāng)債務(wù)問(wèn)題解決后方可按程序銷毀。

（三）配備專業(yè)人員，提升專業(yè)素養(yǎng)

會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)管理人員有更高要求，不僅要求其具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要求其具備計(jì)算機(jī)技術(shù)等。對(duì)此，單位應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)立會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員，并結(jié)合單位檔案管理需求制定對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)各個(gè)崗位的檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)的針對(duì)性強(qiáng)的培訓(xùn)，提升從業(yè)者的綜合素質(zhì)，建立一支既懂財(cái)務(wù)又懂電算化檔案管理的復(fù)合型人才。安排專業(yè)人員從事專業(yè)工作才能提升單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理的整體水平。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和日常安全管理

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全一直是信息化建設(shè)當(dāng)中面臨的主要難題，在電算化檔案管理當(dāng)中，同樣需要注重網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，要通過(guò)安全防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)預(yù)警機(jī)制構(gòu)建等來(lái)保障系統(tǒng)安全運(yùn)行，為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、傳遞提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。事業(yè)單位在檔案管理中可以構(gòu)建密碼管理機(jī)制，通過(guò)授權(quán)方式對(duì)登錄人員予以限制，嚴(yán)禁非受權(quán)人員登錄和使用該計(jì)算機(jī)或軟件。做好信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻，加大系統(tǒng)安全防護(hù)力度。構(gòu)建專用網(wǎng)絡(luò)，禁止外網(wǎng)使用的U盤或存儲(chǔ)媒介在其計(jì)算機(jī)上使用。不斷修復(fù)系統(tǒng)漏洞，定期更新軟件系統(tǒng)，采取最新硬件設(shè)備，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。對(duì)于計(jì)算機(jī)硬盤容量不足的，要及時(shí)增加硬盤容量或更換計(jì)算機(jī)。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警體系，做好潛在風(fēng)險(xiǎn)的防范，一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，要第一時(shí)間予以處理，同時(shí)做好數(shù)據(jù)信息的備份工作，提高數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為檔案管理的重要運(yùn)行模式，事業(yè)單位在檔案管理工作當(dāng)中即要發(fā)揮這一模式的積極作用，提高檔案管理效率，又要做好該模式的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作，通過(guò)管理制度優(yōu)化、安全預(yù)警機(jī)制構(gòu)建、專業(yè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)等來(lái)為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（作者單位為廣安市中心血站）

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