行政事業(yè)單位檔案管理中提高電子檔案價(jià)值的分析與探究

徐艷紅

河北省承德市圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣委組織部

行政事業(yè)單位檔案為國(guó)家檔案中重要組成部分，目前在其管理過(guò)程中還有一些問(wèn)題。隨著電子檔案的應(yīng)用推廣，大為改善了行政事業(yè)單位檔案管理，提高了管理效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)發(fā)揮好電子檔案優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而為單位管理工作作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

一、目前檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）單位各方面支持力度不足

行政事業(yè)單位一般為管理部門(mén)，注意力更多放在促進(jìn)民生、保障民祉等日常管理事務(wù)上，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視程度不足。很多領(lǐng)導(dǎo)和同事對(duì)文件日常歸檔意識(shí)不強(qiáng)，往往導(dǎo)致檔案收集不全。同時(shí)，在日常工作中，往往對(duì)檔案使用意識(shí)不強(qiáng)，進(jìn)而缺少社會(huì)資源和發(fā)展動(dòng)力。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)因工作焦點(diǎn)不同，是否重視檔案工作，也是檔案管理發(fā)展的重要因素。

（二）軟硬件保障設(shè)施的需要升級(jí)

檔案管理工作現(xiàn)代化、電子化需要完善的軟硬件條件（管理系統(tǒng)、高拍儀、大容量存儲(chǔ)設(shè)備、電腦等），并配備專(zhuān)業(yè)的管理人員。部分行政事業(yè)單位辦公場(chǎng)所較少，庫(kù)房偏小，文件消毒柜、防磁柜等擺放緊張，難以滿足日益增加的檔案存檔需求，導(dǎo)致檔案管理工作人員心有余而力不足，檔案室更新升級(jí)新面貌面臨著瓶頸。

（三）檔案管理水平和服務(wù)意識(shí)需要升級(jí)

檔案資料具有一定的機(jī)密性，要求相關(guān)檔案管理人員須具有較強(qiáng)責(zé)任感以及較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)水平?，F(xiàn)階段，我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理工作缺少高素質(zhì)管理人才，大部分院校未設(shè)置行政事業(yè)單位檔案管理課程，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)性管理人才稀缺。此外，部分檔案人員滿足于日常性事務(wù)工作，培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少，服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念難以跟上現(xiàn)代化檔案管理。

二、行政事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的價(jià)值研究

（一）電子檔案要保障其安全性和私密性

電子檔案的應(yīng)用可以加強(qiáng)檔案管理的保密性，傳統(tǒng)檔案管理中，紙質(zhì)檔案資料工作量較大，往往需要其他工作人員配合，容易導(dǎo)致保密性文件信息泄漏情況。而電子檔案能有效解決這一問(wèn)題，在查閱相關(guān)檔案時(shí)，只需要進(jìn)入檔案管理平臺(tái)，輸入工作賬號(hào)密碼即可在系統(tǒng)內(nèi)查詢到檔案信息，極大地減少了工作人員的工作量，且無(wú)需他人協(xié)助，只有有管理權(quán)限的人員才能夠查閱，有效提升了檔案信息的保密性。

（二）電子檔案可以有效降低行政成本

電子檔案可以盡可能減少實(shí)體檔案的庫(kù)存面積，以大容量硬盤(pán)等存儲(chǔ)檔案信息即可，大大節(jié)約存儲(chǔ)空間。減少采購(gòu)檔案袋、檔案盒、檔案架的數(shù)量等，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范、有序管理，有效減少行政成本。

（三）電子檔案可以有效提升檔案管理水平

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在信息錄入環(huán)節(jié)就耗費(fèi)了大量的人力物力財(cái)力，信息需要管理人員手工錄入，難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等問(wèn)題。另外入檔需要打印大量紙質(zhì)材料，無(wú)形中增加了很多成本開(kāi)支。而電子檔案可以將信息整體性錄入系統(tǒng)，具有統(tǒng)一規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施分類(lèi)管理后查閱和使用極為方便，大大提升了檔案管理的科學(xué)性和效率性。電子檔案能夠全面提升檔案管理工作效率，利用現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案系統(tǒng)中使用軟件管理，有效節(jié)省人力物力財(cái)力，保障檔案信息的準(zhǔn)確性。此外，紙質(zhì)檔案修改或者增添新信息時(shí)，傳統(tǒng)管理模式操作較為繁瑣，需要人工查找資料并手動(dòng)修改。而電子檔案則無(wú)需這些步驟，只需要在系統(tǒng)中查找檔案信息，在相應(yīng)的文本框中輸入修改內(nèi)容，及時(shí)更新信息即可，具有操作性強(qiáng)、十分方便的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)有效查缺補(bǔ)漏。

（四）電子檔案提升檔案管理服務(wù)水平

近些年，針對(duì)檔案管理制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，為相關(guān)工作發(fā)展提供了有效保障。在檔案管理和存儲(chǔ)系統(tǒng)中，檔案信息被規(guī)范有序存儲(chǔ)，需要使用時(shí)可以實(shí)現(xiàn)快速查詢、調(diào)閱，大幅度提升行政事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平。此外，電子檔案還可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，有助于打破“信息壁壘”。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案在行政事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。工作人員要不斷提升檔案管理水平和工作效率，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)單位建設(shè)不斷發(fā)展。