論科研儀器設備全壽命周期履歷管理

杜婷

（第七一〇研究所，湖北 宜昌 443000）

1 儀器設備履歷管理的定義

儀器設備履歷管理是對儀器設備規(guī)劃、設計、制造（采購）、安裝調試、移交、使用、維修、檢查、改造、更新至報廢全過程壽命周期的綜合管理，包括對儀器設備全過程所形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，不斷收集、整理，建立健全檔案；對記錄數據的統計、分析，探索儀器設備使用、故障、維護等運行規(guī)律，掌握儀器設備使用狀態(tài)與技術狀態(tài)，為儀器設備投資、報廢等過程管理和儀器設備管理改進提供決策依據。

2 本單位儀器設備管理存在的主要問題

科學技術高速發(fā)展的今天，科研儀器設備已成為科研單位賴以生存和發(fā)展的基礎保障，也是評價科研單位綜合技術實力的一個重要標志。進入21世紀，伴隨國家戰(zhàn)略重點的轉移，我所近些年保障條件建設投入逐年遞增，非標設備迅猛增加，大批“高、精、尖”的儀器設備不斷涌現。如何管好、用好這些新增儀器設備是新形勢下的一項挑戰(zhàn)，同時還須解決好當前儀器設備管理中存在的一些問題：部分儀器設備技術狀態(tài)提前劣化，使用壽命降低；部分儀器設備利用率較低，非標儀器設備閑置較多。分析其原因，主要因維護保養(yǎng)工作欠缺、儀器設備投資論證分析不足、設備專用性較強、管理制度不完善，以及部分人員對儀器設備管理認識不夠所造成。

3 實施儀器設備履歷管理的必要性

儀器設備作為實現科研生產任務目標的重要保障資源，管理人員需要最大限度地“挖掘”現有儀器設備資源的潛能，管好、用好、維護好儀器設備，堅決防止固定資產“流失”，實現資產配置的最優(yōu)化、資產效益的最大化，為單位的科研生產任務保駕護航。為此，筆者提出一種全新的資產管理模式——儀器設備全壽命周期管理，簡稱儀器設備履歷管理。

與傳統的資產管理模式相比，在本單位實施儀器設備履歷管理的必要性主要表現在：

（1）本單位的發(fā)展趨勢所需?！叭娝拿瘛薄叭行膬苫亍钡闹虚L期發(fā)展戰(zhàn)略需要我們探索實施一種全新的資產管理模式，以適應單位發(fā)展的節(jié)奏；戰(zhàn)略導向下的發(fā)展形勢必然會驅動大量的設備投入，因此，我們對投入的設備必須進行全面而周密的考慮，以避免因決策數據支撐不足導致“盲目”投入而導致儀器設備閑置率趨高。

（2）本單位的發(fā)展模式所需。進入新時代，聚焦主責主業(yè)、履行強軍首責是研究所必須扛起的政治責任，在質量效益型發(fā)展模式導向下，本單位已全面導入卓越績效模式，持續(xù)追求卓越的發(fā)展模式也需要創(chuàng)新儀器設備管理方式，對儀器設備的管理不能止步于投入階段，必須加強全過程的使用、維保、檢測等管理工作，降低儀器設備全壽命周期成本。

4 本單位實施儀器設備履歷管理的主要內容

基于研究所的自身特點，本單位目前實施儀器設備履歷管理的主要內容包括四部分：

4.1 儀器設備管理規(guī)程、辦法的制定

（1）由使用單位針對單臺儀器設備制定操作規(guī)程、保養(yǎng)標準，主要用來指導基層人員操作使用和維護保養(yǎng)儀器設備。

（2）使用單位在充分了解、熟悉儀器設備性能的基礎上，結合儀器設備的出廠參數和指標，編制單臺儀器設備的完好標準，主要用于每次檢查儀器設備評定儀器設備是否完好。

（3）采用評分表法規(guī)范儀器設備狀態(tài)檢查考核辦法，以便使用單位在考核儀器設備狀態(tài)時進行定量的評分，并將各子項評分的累加值作為判別儀器設備狀態(tài)的總分值。

圖1

4.2 儀器設備全過程壽命周期的監(jiān)管

（1）儀器設備的配置管理。使用單位根據年度科研生產任務提出儀器設備購置申請，并進行需求論證，由業(yè)務管理部門根據使用單位提交的申請，組織進行市場調查，并對申請材料進行審查，從而形成年度儀器設備配置計劃。

（2）儀器設備的使用管理。儀器設備使用管理主要由儀器設備操作人員根據儀器設備的實際運行情況逐日填寫《儀器設備使用登記卡》，并由儀器設備管理人員負責定期檢查《儀器設備使用登記卡》的填寫情況，按月進行整理，輸入管理系統，進行統計匯總分析（圖2）。

圖2

（3）儀器設備的保養(yǎng)管理。儀器設備的保養(yǎng)實行“三級保養(yǎng)制度”，保養(yǎng)時間根據儀器設備的類型、使用環(huán)境的惡劣程度，以及儀器設備的磨損規(guī)律來確定。儀器設備保養(yǎng)主要根據維護保養(yǎng)標準和年度保養(yǎng)計劃定期對儀器設備進行維護和保養(yǎng)，并填寫《設備一、二級保養(yǎng)記錄表》。

（4）儀器設備的維修管理。儀器設備發(fā)生故障后需要及時進行故障診斷并開展檢修，并填寫《儀器設備檢修記錄》。對于大型科研試驗設施的維修，除填寫儀器設備維修記錄外，還需要提供大型科研試驗設施大修任務書和竣工驗收報告。

（5）儀器設備的事故管理。儀器設備發(fā)生事故后，責任單位在及時上報的同時積極組織搶修，分析事故發(fā)生的原因后提出整改措施，并填寫《儀器設備事故記錄》。

（6）儀器設備的精度檢查和性能檢定管理。儀器設備使用單位需定期開展設備精度檢測和儀器設備性能檢定工作，并根據檢測、檢定的結果，依據儀器設備完好標準確認設備的技術狀態(tài)，然后對設備狀態(tài)進行標識。

（7）儀器設備的封存/啟封。使用單位對封存的儀器設備應粘貼封存標簽，并指定專人負責保管、檢查與封存期間的維護；對啟封的計量器具應重新進行檢定/校準，合格后方能使用。

（8）儀器設備的報廢管理。對于確因技術落后、使用期滿、嚴重損壞等原因，致使維修費用過高而無修復價值的固定資產，可由使用部門提出報廢申請進行報廢處理。對于固定資產的報廢管理，我單位還制定了相應的內控管理制度，文件對固定資產報廢定義、固定資產報廢的界定、固定資產報廢的審批程序、處置程序、職責劃分等進行了詳細規(guī)定。

（9）儀器設備的管理數據統計分析。借助信息系統管理，設備保養(yǎng)、維修、精度檢測等流程可線上開展，儀器設備年度相應的數據便可進行自動統計分析（圖3）。

4.3 儀器設備履歷檔案的建立

儀器設備履歷檔案的管理基礎是根據儀器設備履歷管理范疇，確定使用單位應建檔案的明細清單，一臺儀器設備建立一份檔案。其基本要求是：（1）儀器設備檔案的文本格式、條款內容、編號、管理等各項要求應規(guī)范。（2）儀器設備檔案應齊全、整潔、規(guī)范，內容應及時更新，實施動態(tài)管理。（3）儀器設備檔案應按順序分年度裝訂成冊。

圖3

4.4 儀器設備使用效能的評估

基于儀器設備管理數據統計分析的結果，由業(yè)務管理部門對儀器設備的技術狀態(tài)、管理工作進行考核和評估。目前，在對儀器設備的現狀和管理工作進行考核和評估時，通常主要考察下述幾項指標：（1）儀器設備完好率：儀器設備完好率是反映儀器設備技術狀態(tài)的主要指標，它表示儀器設備技術狀態(tài)的完好程度，同時也是檢查儀器設備管理和維修工作水平的重要指標。（2）儀器設備故障率：儀器設備故障率指因儀器設備發(fā)生故障而停機的時間占設備運轉時間的百分比。（3）儀器設備壽命周期費用：儀器設備壽命周期費用指在設備壽命周期內所投入的設置費和維持費的總和，它是評價儀器設備投資方案的重要依據。在儀器設備的使用壽命期內，要以其利用率最高、壽命周期費用最經濟為目的。（4）儀器設備經濟效益：單位的總產值與儀器設備的總原值之比,可對單位儀器設備所產生的經濟效益進行粗略的判斷。

5 實施儀器設備履歷管理的優(yōu)點

儀器設備履歷管理的實施，實現了本單位整體規(guī)劃、合理配置、正確使用、精心維護、科學分析，既確保儀器設備始終處于良好的技術狀態(tài)，又能不斷改善和提高本單位的技術裝備水平，還能達到儀器設備全過程壽命周期費用優(yōu)化的效果。另外，儀器設備履歷管理的實施，也提高了基層人員對儀器設備管理的綜合認識與重視程度，強化了責任意識。

6 結語

通過全面闡述本單位實施儀器設備履歷管理的現實需求與實施過程，旨在加強對儀器設備全壽命周期的使用、保養(yǎng)、維修、檢查、報廢等全過程的監(jiān)管，進而對儀器設備進行科學分析、評估，以促進儀器設備的宏觀管理、監(jiān)督及改進工作。毋庸置疑，科學、合理的儀器設備配置是科研生產活動的重要保障。然而，實施儀器設備履歷管理是確保儀器設備科學、合理配置的重要支撐。后續(xù)，在已實施儀器設備履歷管理的基礎上，進一步改進優(yōu)化儀器設備配備的“入口關”，基于資產管理平臺實現過程監(jiān)管可視化，以切實“管理好、使用好、維護好”科研生產儀器設備，發(fā)揮出儀器設備壽命周期的最佳效能，提高資產使用效益。