建筑物貿(mào)企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理優(yōu)化研究

李 欣

(中鐵物資集團(tuán)有限公司 北京 100143)

1 前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，建筑業(yè)供應(yīng)鏈也告別了過(guò)去傳統(tǒng)粗放、追求規(guī)模效益的發(fā)展模式，轉(zhuǎn)向探索調(diào)整轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、精益管理的新模式。國(guó)內(nèi)建筑投資增速放緩、人力成本持續(xù)增高、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)動(dòng)力不足，給建筑業(yè)供應(yīng)鏈在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下的發(fā)展帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。同時(shí)，“一帶一路”戰(zhàn)略的穩(wěn)步實(shí)施，中國(guó)參與全球治理程度不斷深化，中國(guó)建造的全球品牌認(rèn)可度逐漸提升，也為其放眼全球市場(chǎng)，謀求更大突破創(chuàng)造了千載難逢的機(jī)遇[1]。

建筑物貿(mào)企業(yè)作為建筑業(yè)供應(yīng)鏈的重要組成，肩負(fù)著為建筑項(xiàng)目保時(shí)、保質(zhì)、保量供應(yīng)物資的重要使命。作為連接資源廠家與項(xiàng)目終端的紐帶，需進(jìn)行產(chǎn)需銜接、資金實(shí)物銜接、信息實(shí)物銜接，屬于信息密集型企業(yè)，常年以來(lái)面臨著建筑項(xiàng)目需求數(shù)量多分布廣、需求層級(jí)分散、物資種類(lèi)繁多、供應(yīng)環(huán)節(jié)復(fù)雜、協(xié)同難度大等痛點(diǎn)與難點(diǎn)。為應(yīng)對(duì)新時(shí)代下的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，鞏固舊市場(chǎng)，開(kāi)辟新業(yè)務(wù)，擴(kuò)展新空間，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，各建筑物貿(mào)企業(yè)紛紛開(kāi)啟信息化戰(zhàn)略，加大信息化投入[2]，搭建電商平臺(tái)，強(qiáng)化內(nèi)部業(yè)務(wù)應(yīng)用管理系統(tǒng)建設(shè)，引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，謀求以信息化推動(dòng)管理精細(xì)化、經(jīng)營(yíng)多元化、風(fēng)險(xiǎn)可控化以及效益最大化。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目是支持信息化戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的重要抓手[3]，但目前各建筑物貿(mào)企業(yè)在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中普遍存在融合協(xié)同難、過(guò)程管控弱、投入產(chǎn)出失衡等問(wèn)題，欠佳的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理水平直接制約著信息化戰(zhàn)略乃至企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。提升信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理水平，加強(qiáng)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量迫在眉睫。

本文建筑物貿(mào)企業(yè)特指從事工程物流業(yè)務(wù)的企業(yè)，即從資源廠家采購(gòu)物資，直接供應(yīng)工程項(xiàng)目部，不包含從事中間貿(mào)易環(huán)節(jié)的貿(mào)易商。

2 建筑物貿(mào)企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀

2.1 信息系統(tǒng)項(xiàng)目現(xiàn)狀

建筑物貿(mào)企業(yè)信息化建設(shè)起步較早，在經(jīng)歷了業(yè)務(wù)操作電子化和業(yè)務(wù)流程信息化兩個(gè)過(guò)程后，逐步建成了包括協(xié)同辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管控系統(tǒng)、財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)等在內(nèi)的系統(tǒng)群，實(shí)現(xiàn)了由個(gè)人信息化向部門(mén)信息化的轉(zhuǎn)變[4]，即實(shí)現(xiàn)了從個(gè)人日常操作電子化向部門(mén)職能實(shí)現(xiàn)電子化的轉(zhuǎn)變。但各個(gè)系統(tǒng)通常由某一個(gè)職能部門(mén)出于管理需要發(fā)起建設(shè)，注重實(shí)現(xiàn)單一功能，不同部門(mén)發(fā)起建設(shè)的系統(tǒng)間信息獨(dú)立，跨部門(mén)協(xié)同仍需依賴(lài)線(xiàn)下。系統(tǒng)更注重職能管理的提升，基于業(yè)務(wù)擴(kuò)展而建設(shè)的系統(tǒng)較少。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，內(nèi)部系統(tǒng)集成、建設(shè)一體化信息解決方案的呼聲越來(lái)越高。

環(huán)顧整個(gè)供應(yīng)鏈，無(wú)論是上游資源廠家，還是下游項(xiàng)目部，信息化水平都在持續(xù)攀升，實(shí)現(xiàn)建筑業(yè)供應(yīng)鏈整體優(yōu)化的條件越來(lái)越成熟，需求也愈發(fā)迫切。內(nèi)外部環(huán)境的催化，促使近年來(lái)建筑物貿(mào)企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)需求大量涌現(xiàn)，高質(zhì)量的項(xiàng)目建設(shè)刻不容緩。

2.2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目組織管理現(xiàn)狀

建筑物貿(mào)企業(yè)大多為職能型組織，信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)管理也為職能型組織方式，由管理層抽調(diào)各職能部門(mén)人員組成項(xiàng)目組(見(jiàn)圖1)，對(duì)于各部門(mén)在項(xiàng)目中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)沒(méi)有清晰規(guī)定，項(xiàng)目普遍缺乏項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總責(zé)等重要角色，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中推諉扯皮情況頻繁發(fā)生。

圖1 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理組織體系現(xiàn)狀

2.3 信息系統(tǒng)項(xiàng)目人員管理現(xiàn)狀

(1)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作通常委托外部軟件商進(jìn)行，在項(xiàng)目建設(shè)中普遍存在對(duì)委外團(tuán)隊(duì)人員技術(shù)水平、出工時(shí)間等不了解的情況，人員流動(dòng)性大、調(diào)配困難。

(2)企業(yè)內(nèi)部參與項(xiàng)目建設(shè)人員均為各職能部門(mén)人員兼任，在參與項(xiàng)目建設(shè)同時(shí)還肩負(fù)原部門(mén)工作，較難對(duì)項(xiàng)目投入很大精力，專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理人員較少，業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理三者兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才更是鳳毛麟角。

目前高職學(xué)習(xí)外貿(mào)函電的相關(guān)專(zhuān)業(yè)學(xué)生英語(yǔ)水平都較弱，導(dǎo)致教學(xué)過(guò)程中進(jìn)不得不花很多的時(shí)間及精力去完成基本英語(yǔ)語(yǔ)言的寫(xiě)作指導(dǎo)，減少了對(duì)外貿(mào)函電思想內(nèi)容和組織結(jié)構(gòu)的關(guān)注。這給外貿(mào)函電教學(xué)實(shí)施造成了一定的困難，也導(dǎo)致訓(xùn)練時(shí)間不夠，學(xué)生寫(xiě)作效果不夠理想。同時(shí)，部分高職院校40～50人左右的班級(jí)規(guī)模，也造成課堂管理難度增加，教師無(wú)法在寫(xiě)作訓(xùn)練中兼顧所有學(xué)生，導(dǎo)致部分學(xué)生寫(xiě)作積極性不高，同時(shí)也影響到整體的教學(xué)進(jìn)度和教學(xué)效果。

2.4 信息系統(tǒng)項(xiàng)目全生命周期管理現(xiàn)狀

(1)普遍缺乏與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略一致的信息項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃，項(xiàng)目立項(xiàng)由單一部門(mén)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)或者管理層意愿驅(qū)動(dòng)，立項(xiàng)前缺乏充分的商業(yè)論證及與現(xiàn)有系統(tǒng)關(guān)系的分析研究。

(2)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)章制度不完善，部分過(guò)程或項(xiàng)目管理領(lǐng)域監(jiān)督缺位，項(xiàng)目文件普遍由軟件商各自擬定，每個(gè)系統(tǒng)委托的軟件商均不同，導(dǎo)致各項(xiàng)目文件內(nèi)容與形式各異，建設(shè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化程度低。

(3)項(xiàng)目驗(yàn)收即認(rèn)為項(xiàng)目結(jié)束，缺少對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的績(jī)效考核及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，某些問(wèn)題在多個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中反復(fù)出現(xiàn)，用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的滿(mǎn)意度較低。

3 存在問(wèn)題

3.1 系統(tǒng)孤島林立，協(xié)同融合困難

缺乏以企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略為指引的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致項(xiàng)目彼此間缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和需求整合，跨職能部門(mén)協(xié)同溝通困難，各項(xiàng)目在企業(yè)層面的優(yōu)先級(jí)不明朗，資源爭(zhēng)奪或需求沖突的情況時(shí)有發(fā)生，最終導(dǎo)致建成的系統(tǒng)孤島林立、用戶(hù)重復(fù)操作、某些功能反復(fù)建設(shè)的情況普遍存在，與信息化打破職能壁壘、優(yōu)化流程效率、降低管理成本等基本初衷嚴(yán)重背離，造成企業(yè)資源的極大浪費(fèi)。

3.2 項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化程度低

(1)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)各異。缺乏對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)整體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，各系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)選擇由委托的軟件商決定，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)各異，技術(shù)層面不能實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的情況時(shí)有發(fā)生，極大地阻礙了企業(yè)整體信息化解決方案的實(shí)施。

(2)項(xiàng)目流程標(biāo)準(zhǔn)各異。普遍缺乏貫徹落實(shí)項(xiàng)目管理規(guī)章制度要求的標(biāo)準(zhǔn)流程，各項(xiàng)目組自行管理，隨意性較大，存在某些關(guān)鍵流程缺失的情況，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程偏差，影響項(xiàng)目建設(shè)水平。

(3)項(xiàng)目文檔標(biāo)準(zhǔn)各異。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的文檔內(nèi)容與形式各異，來(lái)自不同軟件商的多樣化文檔，既難以匯總形成支撐企業(yè)決策的整體項(xiàng)目群報(bào)告，又難以發(fā)現(xiàn)單一項(xiàng)目問(wèn)題，一些關(guān)鍵文檔的缺失也為后期項(xiàng)目運(yùn)維或者糾紛的解決帶來(lái)困難和隱患。

3.3 人才嚴(yán)重不足

3.4 項(xiàng)目成本居高不下

(1)普遍存在重建設(shè)輕規(guī)劃的情況，在項(xiàng)目前期需求識(shí)別不足、未完成規(guī)劃的情況下，匆匆開(kāi)始項(xiàng)目建設(shè)，往往在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)完成進(jìn)入試運(yùn)行階段后才發(fā)現(xiàn)一些功能沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，此時(shí)任何糾正措施都會(huì)造成項(xiàng)目成本和風(fēng)險(xiǎn)的激增，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目成本的整體超支。

(2)項(xiàng)目由不同部門(mén)負(fù)責(zé)，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，一些本可以共享的設(shè)備設(shè)施均獨(dú)立購(gòu)置，大規(guī)模重復(fù)購(gòu)置的發(fā)生也導(dǎo)致了成本的增加。

(3)項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)與運(yùn)維部門(mén)獨(dú)立，缺乏全生命周期成本思維，某些決策雖然在建設(shè)期降低了成本，但在運(yùn)維期卻大大提升了運(yùn)維費(fèi)用，從而導(dǎo)致整體成本的大幅上升。

4 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理優(yōu)化措施

4.1 完善項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

(1)完善企業(yè)項(xiàng)目群管理機(jī)構(gòu)設(shè)置[5]，設(shè)立項(xiàng)目群管理辦公室，在企業(yè)范圍內(nèi)形成管理層、項(xiàng)目群管理辦公室、項(xiàng)目組三級(jí)管理體系(見(jiàn)圖2)。其中管理層負(fù)責(zé)審議項(xiàng)目群管理辦公室提報(bào)的項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃及其他重要戰(zhàn)略事項(xiàng)；項(xiàng)目群管理辦公室負(fù)責(zé)企業(yè)項(xiàng)目群管理，統(tǒng)籌企業(yè)資源及項(xiàng)目群整體建設(shè)情況，為管理層決策提供支持，支持監(jiān)督管理各項(xiàng)目建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化；項(xiàng)目組為單一項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)。

圖2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化方案

(2)完善項(xiàng)目組內(nèi)部崗位設(shè)置[6]，明晰各崗位權(quán)責(zé)。項(xiàng)目組內(nèi)設(shè)置項(xiàng)目總責(zé)、項(xiàng)目經(jīng)理及實(shí)施團(tuán)隊(duì)三級(jí)管理層級(jí)，項(xiàng)目總責(zé)負(fù)責(zé)總體指導(dǎo)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目各項(xiàng)工作統(tǒng)籌管理，對(duì)項(xiàng)目全權(quán)負(fù)責(zé)。二者均來(lái)自職能部門(mén)，具體人員設(shè)定應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，在人員選擇上應(yīng)考慮盡量發(fā)揮職能部門(mén)影響力，減少項(xiàng)目阻力。實(shí)施團(tuán)隊(duì)由企業(yè)內(nèi)部職能部門(mén)抽調(diào)的業(yè)務(wù)骨干和軟件商團(tuán)隊(duì)成員組成，對(duì)于承擔(dān)對(duì)項(xiàng)目有至關(guān)重要作用任務(wù)的人員，應(yīng)由項(xiàng)目群管理辦公室協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目期專(zhuān)職從事項(xiàng)目建設(shè)工作，以增強(qiáng)項(xiàng)目關(guān)鍵人員的穩(wěn)定性[7]。

4.2 健全項(xiàng)目管理制度和流程

將國(guó)內(nèi)外先進(jìn)項(xiàng)目管理方法論與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，健全項(xiàng)目管理規(guī)章制度，完善項(xiàng)目管理流程設(shè)置。目前，國(guó)內(nèi)外在項(xiàng)目管理領(lǐng)域已經(jīng)形成了許多套完整的方法論指南，本文引用國(guó)際上公認(rèn)的項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)發(fā)布的PMBOK指南[8]，該指南將項(xiàng)目管理完整過(guò)程分為啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、結(jié)束五類(lèi)過(guò)程組(見(jiàn)圖3)，并將各個(gè)過(guò)程組實(shí)施所涉及的管理學(xué)科劃分了十個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，即整合管理、范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理與相關(guān)方管理。

圖3 《PMBOK指南》項(xiàng)目管理過(guò)程組

依據(jù)項(xiàng)目管理五個(gè)過(guò)程組完善信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)管理制度，實(shí)現(xiàn)制度覆蓋項(xiàng)目管理全范圍，為日常項(xiàng)目管理行為提供堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。依據(jù)十項(xiàng)知識(shí)領(lǐng)域的內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)實(shí)際設(shè)置管理流程，將制度規(guī)定固化到流程中，確保制度約束落地執(zhí)行。

4.3 推行項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化

(1)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的技術(shù)生態(tài)體系，為各個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)定技術(shù)約束。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化是未來(lái)內(nèi)部系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一站式信息化解決方案的基礎(chǔ)。同時(shí)，也是與各公共類(lèi)信息平臺(tái)、上下游企業(yè)等外部系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互通，進(jìn)行行業(yè)信息化整合，提升企業(yè)行業(yè)影響力的前提。

(2)項(xiàng)目管理文檔標(biāo)準(zhǔn)化。項(xiàng)目管理文檔標(biāo)準(zhǔn)化包括對(duì)項(xiàng)目管理文檔內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，即項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程需留存哪些文檔，此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化是提升項(xiàng)目管理規(guī)范度的重要手段，不僅有助于項(xiàng)目自身管理水平的提升，也為項(xiàng)目后期運(yùn)維提供重要支撐。此外，文檔標(biāo)準(zhǔn)化還包括對(duì)文檔格式的標(biāo)準(zhǔn)化，文檔格式標(biāo)準(zhǔn)化便于企業(yè)項(xiàng)目群橫向比對(duì)、整體管控的實(shí)現(xiàn)。

(3)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)據(jù)已成為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下企業(yè)重要的資產(chǎn)，在項(xiàng)目建設(shè)之初即應(yīng)將數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化考慮在內(nèi)，對(duì)于數(shù)據(jù)的定義、交換、質(zhì)量和保護(hù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，為企業(yè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

4.4 加強(qiáng)項(xiàng)目知識(shí)管理

由于項(xiàng)目人員的流動(dòng)性和不穩(wěn)定性越來(lái)越高，項(xiàng)目知識(shí)管理也面臨著更大的挑戰(zhàn)[9]。要加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的知識(shí)管理意識(shí)，建立知識(shí)管理共享平臺(tái)，在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中及時(shí)積累知識(shí)并傳達(dá)給目標(biāo)受眾，嚴(yán)防知識(shí)流失。同時(shí)采用論壇、會(huì)議等形式，鼓勵(lì)項(xiàng)目成員充分共享顯性知識(shí)，挖掘隱性知識(shí)，讓成功經(jīng)驗(yàn)不斷復(fù)用，失敗教訓(xùn)及時(shí)回避，降低企業(yè)未來(lái)項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，提升項(xiàng)目成功率。

4.5 做好項(xiàng)目管理持續(xù)改進(jìn)

企業(yè)對(duì)于信息系統(tǒng)的需求是不斷變化的，信息技術(shù)也是在飛速發(fā)展的，因此信息系統(tǒng)需要不斷優(yōu)化迭代，以適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化。要建立項(xiàng)目后評(píng)估機(jī)制，對(duì)信息系統(tǒng)的技術(shù)性能、管理效益、經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行全方位評(píng)估[10]，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，為信息系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)創(chuàng)造條件。

5 結(jié)束語(yǔ)

“歷史潮流，浩浩蕩蕩，順之者昌，逆之者亡”，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息化潮流不可逆轉(zhuǎn)[11]。建筑物貿(mào)企業(yè)面對(duì)紛繁的市場(chǎng)環(huán)境和寶貴的歷史機(jī)遇[12]，更應(yīng)創(chuàng)新求變，堅(jiān)定地實(shí)施信息化強(qiáng)企戰(zhàn)略，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，持續(xù)優(yōu)化信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理水平，提升信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)成功率，讓信息系統(tǒng)不僅成為支撐企業(yè)自身發(fā)展的重要抓手，更是推進(jìn)建筑業(yè)供應(yīng)鏈整體優(yōu)化的重要?jiǎng)幽堋?/p>