新時期做好水利檔案工作的對策

【摘要】水利工程檔案是工程建設(shè)和運行過程中形成的真實記錄，是一項重要的基礎(chǔ)性工作，做好水利檔案工作對于水利事業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的歷史參考價值和現(xiàn)實借鑒意義。新形勢下，重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化已勢在必行。

【關(guān)鍵詞】新時期;水利檔案;對策

1新時期水利檔案工作的內(nèi)容

主要包括以下幾點：①管理文件類資料。關(guān)于建設(shè)中的各項管理辦法及制度，項目法人在工程建設(shè)管理方面的文件及與有關(guān)單位的來往函件，開工報批文件，各種會議紀要，工程建設(shè)大事記，征地移民批準文件、紅線圖及坐標圖，工程建設(shè)實施計劃、調(diào)整計劃及批復(fù)文件，設(shè)計變更及審批文件，事故及缺陷處理報告等相關(guān)材料。②施工文件資料。包括施工單位資質(zhì)及項目管理機構(gòu)人員證件，項目技術(shù)交底、圖紙會審摘要，施工組織設(shè)計及報批有關(guān)文件，包括建筑原材料的質(zhì)評材料，施工定位、放樣記錄，隱蔽工程驗收記錄，管線試壓、通水等試運行記錄，工程質(zhì)量評定資料，施工大事記，施工日志及月報，各階段檢查、驗收報告和結(jié)論。③監(jiān)理文件資料。包括了派駐人員的證件、監(jiān)理單位資質(zhì)、監(jiān)理實施的細則及規(guī)則等等。同時，還包括開工（停工、復(fù)工）令，監(jiān)理通知、往來函件，監(jiān)理測量復(fù)核及平行檢測材料，工程質(zhì)量、安全事故報告，變更價格審批、支付審批、結(jié)算、索賠處理文件，監(jiān)理旁站記錄，監(jiān)理日志及月報。④設(shè)備及主要材料文件資料。包括出廠合格證，特殊要求證件，第三方檢測資料，試運行、驗收記錄，產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。⑤工程竣工驗收文件資料。包括驗收、管理工作的有關(guān)報告以及設(shè)計工作總結(jié)等，也包括其他的工作報告，如運行管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，還包括工程建設(shè)影像資料，工程財務(wù)審計、決算報告，專項驗收報告，階段驗收鑒定書，竣工驗收鑒定書，工程移交文件。

2現(xiàn)階段水利檔案管理工作存在的問題

2.1基礎(chǔ)硬件差，信息化程度不夠。水利工程檔案的專業(yè)性強，涉及的內(nèi)容多，如水利工程圖紙、變更、決算、預(yù)算、質(zhì)量評定、驗收等，檔案資料的類型更是十分豐富，包含了文字、圖紙、照片、音像等，這要求在檔案資料收集時，資料提供人員需要配備滿足要求的攝像設(shè)備和照相設(shè)備，檔案管理人員在進行資料整理時有電腦、硬盤或光盤等電子設(shè)備。另外，對于大型水利工程項目，項目周期長，產(chǎn)生的資料多，建設(shè)單位必須設(shè)置專門的檔案室，并按照標準配齊防蟲、除濕、溫控和檔案存放等設(shè)施設(shè)備。但是目前大多數(shù)水利工程項目對檔案管理工作還是實行粗放的管理模式，硬件條件普遍不達標，進而導(dǎo)致檔案管理信息化程度不高，沒有建立信息化管理系統(tǒng)，限制了檔案資料的使用價值和利用效率。

2.2未實現(xiàn)制度化管理。水利工程檔案管理工作煩瑣龐雜，檔案整理歸檔不規(guī)范、資料欠缺殘損等問題層出不窮，對水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴重影響。而產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因很大程度上是因為檔案管理體制不完善，沒有可行的檔案管理制度，或制定的制度僅僅是為了應(yīng)付檢查，內(nèi)容流于形式，最終，檔案管理工作松散無力，不能有效發(fā)揮對工程建設(shè)的保障性作用。

3新時期做好水利檔案工作對策

3.1突出歸檔重點，加強檔案規(guī)范化建設(shè)。水利工作面廣量大，每年都有新的工作、新的工程項目，隨之產(chǎn)生大量的基礎(chǔ)檔案材料。為做好檔案收集工作，首先，應(yīng)成立檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負責(zé)同志任組長，分管檔案工作的負責(zé)人為副組長，由一名專職檔案員、多名相關(guān)業(yè)務(wù)科室兼職檔案員為成員，齊心協(xié)力共同做好檔案工作。其次要做好“賬內(nèi)”和“賬外”檔案資料的收集。建立健全收發(fā)文登記制度，將收到的文件按簽收、登記、審核、擬辦、承辦程序辦理，年終按登記簿向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、科室和有關(guān)人員收集歸檔;發(fā)文按擬稿、審核、簽發(fā)、油印、登記、分發(fā)等程序辦理，做好“賬外”資料的收集，還要求檔案人員要走出檔案室，并充分了解各業(yè)務(wù)科室從項目研究立項、擬定方案到工作過程中的重要業(yè)務(wù)活動，從重大項目的研究立項、擬定方案到工作過程中資料的收集、歸檔、整理等環(huán)節(jié)，力爭提前介入，積極參與研究，主動作為，確保工程項目檔案資料的完整、齊全、系統(tǒng)。另外，對應(yīng)歸檔的工程檔案資料，要嚴格按照國家有關(guān)業(yè)務(wù)標準，分門別類，科學(xué)整理，規(guī)范管理，確保其歸檔率完整率達到100%。

3.2強化指導(dǎo)，確保質(zhì)量。各參建單位各自對工程項目文件材料做好收集工作，及時歸檔。為確保檔案工作及項目建設(shè)可以同時進行，建議做好前期指導(dǎo)和中間檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保各類檔案都符合規(guī)范要求歸檔。根據(jù)國家相關(guān)標準和水利水電工程檔案管理辦法，明確歸檔工作的具體要求以及各參建單位檔案管理的職責(zé)范圍，確保歸檔文件的質(zhì)量。

3.3加強水利工程檔案管理工作的硬件建設(shè)，提升信息化水平。在水利工程檔案管理的過程中，要注重基礎(chǔ)硬件條件的建設(shè)，如要建設(shè)專門的檔案管理室，要保持常溫，要防火、防潮及防蟲等，要配備專職或兼職檔案管理人員，對檔案室進行規(guī)范管理。同時，要在預(yù)算中為檔案管理工作設(shè)立專項資金，用于采購電腦、照相機、攝像機、硬盤、光盤、檔案架等設(shè)備，為水利工程檔案工作提供基礎(chǔ)性的保障，結(jié)合高效的信息數(shù)據(jù)管理手段，進行電子媒介的存檔，方便查閱和使用，實施科學(xué)化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

3.4做好驗收，確保安全。當工程項目完成之后，各參建單位需要根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定，將檔案向建設(shè)單位移交，在完善之前，監(jiān)理單位需要對檔案進行整理、收集，并審核其準確性，確認無誤后與監(jiān)理工作檔案一并移交。建設(shè)單位應(yīng)及時申請地方檔案部門進行檔案專項驗收，并形成檔案驗收意見書。

4結(jié)語

要做好新時代的水利檔案管理工作，就要提高對此項工作的認識，加速人才培養(yǎng)，建立健全管理制度，利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)水利檔案管理對各類水利工程的全覆蓋，提高檔案管理的價值，促進檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻：

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[2]關(guān)濤.對水利工程檔案管理工作的優(yōu)化與提升[J].工程建設(shè)與設(shè)計，2019（9）：212-213.

作者簡介：

安曉林（1972-），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，濟南市水政監(jiān)察支隊，研究方向：檔案管理。