數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

【摘要】隨著時代科學(xué)技術(shù)的極速發(fā)展，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效融合已經(jīng)十分常見。運用數(shù)字化技術(shù)可以有效提升檔案管理工作效率，將信息數(shù)據(jù)在短時間內(nèi)進(jìn)行有效處理以及整合，為信息的提取與篩選提供科學(xué)合理的保障。因此，在檔案管理的工作進(jìn)程中構(gòu)建數(shù)字化平臺以及系統(tǒng)極其重要，同時也是檔案管理工作質(zhì)量的有效保證。本文便主要研究了在檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用特點以及意義，并對其現(xiàn)存問題進(jìn)行合理改善。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化技術(shù);檔案管理工作;信息技術(shù)

目前，各個單位與企業(yè)對檔案管理工作都十分重視，檔案管理屬于基礎(chǔ)管理工作，其可以為單位以及企業(yè)的后續(xù)發(fā)展以及制定決策提供強有力的準(zhǔn)確資料數(shù)據(jù)支撐。數(shù)字化技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一種，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以提高工作實效性，對重要的數(shù)據(jù)與信息方便進(jìn)行統(tǒng)一管理、定期分析與統(tǒng)計數(shù)據(jù)，方便工作人員對檔案進(jìn)行運用、查閱、提取以及收集。數(shù)字化技術(shù)具備著十分強大的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)，信息傳輸能力極強，可有效實現(xiàn)信息資源共享，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是時代發(fā)展的必然趨勢。

1在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的意義

1.1數(shù)字化技術(shù)是時代的產(chǎn)物

檔案管理的工作內(nèi)容大多是一些憑據(jù)，是記錄企業(yè)真實發(fā)生事件的資料數(shù)據(jù)，在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案扮演著極其重要的角色與使命，檔案的變遷是促進(jìn)檔案更好發(fā)展的動力，在企業(yè)中檔案最主要的作用便是可以隨時隨地提供可利用的準(zhǔn)確資料。隨著科技的發(fā)展，在檔案工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)十分有必要，當(dāng)前企業(yè)已經(jīng)向著無紙化辦公方向逐漸發(fā)展，電子文件檔案越來越多，每個人員基本都普及一臺計算機，可以全面實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的收集、利用以及存儲工作，大幅提升信息數(shù)據(jù)資源的利用率。在信息時代的背景下，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是時代發(fā)展的趨勢。

1.2提升檔案管理工作效率

信息時代的快速到來使得檔案管理必須具備高效率，工作人員要清晰掌握工作目標(biāo)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)，提升自身業(yè)務(wù)能力水平，從而有效提升檔案工作效率。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以提升管理工作的信息化與現(xiàn)代化水平。在檔案工作中構(gòu)建數(shù)字化技術(shù)平臺需要大量技術(shù)專業(yè)人員，建立管理平臺、并對資料進(jìn)行甄選、收集、轉(zhuǎn)換、掃描、索引、連接，并建立檔案資料數(shù)據(jù)信息庫，同時要注意備份，從而大幅提升檔案管理工作效率。

1.3提高檔案管理工作地位

建立檔案的主要目的便是其可以記錄發(fā)生過的真實事件的信息與數(shù)據(jù)，檔案的最終目的便是服務(wù)，為各種事物辦理以及決策的制定提供堅實的理論支持，并提供可靠憑證與資料。國家已經(jīng)越來越重視檔案管理工作的開展與檔案管理工作的作用。但仍有一些企業(yè)并沒有足夠注重檔案工作，工作人員并沒有充分意識到檔案的價值。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以大幅提高其工作地位。檔案管理的日常工作十分瑣碎，包括對資料進(jìn)行鑒定、整理以及編目，歸檔的資料需要及時做好檢索與清點工作。工作人員不僅要對檔案進(jìn)行保管與保護(hù)，還要科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理工作，突出檔案的作用與價值與數(shù)字化技術(shù)的作用，完美實現(xiàn)資源共享，保證信息處理與采集的高效性，將檔案文件做好編目，建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫，提升檔案工作的實效性。

2在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的對策

2.1構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理

在檔案管理工作應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)必須要依靠系統(tǒng)與技術(shù)進(jìn)行實現(xiàn)，數(shù)字化技術(shù)自身具備極其強大的功能，各個企業(yè)需要結(jié)合自身實際情況對檔案進(jìn)行管理，構(gòu)建完善的數(shù)字化管理應(yīng)用系統(tǒng)，做好資料的處理與整合工作，從而保證檔案管理工作的高效性。企業(yè)要加大數(shù)字化技術(shù)建設(shè)平臺的投入，全面實現(xiàn)檔案工作的作用與價值。

2.2建設(shè)檔案管理工作的云處理平臺

云技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)之家具備很多相似之處，企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的過程中要著重突出數(shù)字化技術(shù)的特征與優(yōu)勢，同時云處理技術(shù)也具備很多優(yōu)勢。云處理技術(shù)主要是依據(jù)用戶對其進(jìn)行的操作指令，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而在引擎中搜索大量的數(shù)據(jù)信息。云處理技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)都有一定程度的虛擬性，運用虛擬化的形式將檔案資料數(shù)據(jù)提供給用戶。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)需要建設(shè)運處理平臺，充分實現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)信息的共享，建設(shè)云處理平臺可以及時更新檔案信息，同時還可以有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳播以及共享，提高檔案管理工作的便利性。

2.3做好檔案電子文件的整理與收集工作

在檔案管理工作中需要具備大量的電子文件與電子資料，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)帶來的好處完全體現(xiàn)在電子檔案的管理與收集上，電子檔案包括視頻、錄音、照片以及文件等，檔案管理工作人員可以選用專業(yè)辦公設(shè)備，將紙質(zhì)版的檔案數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)資料。比如：運用掃描儀對紙質(zhì)版檔案進(jìn)行掃描。檔案管理工作需要改變傳統(tǒng)老式的人力管理模式，全面實現(xiàn)電子資料的科學(xué)管理與歸納，大量節(jié)約人力、物力與財力。檔案工作管理部門應(yīng)當(dāng)規(guī)定掃描機使用技術(shù)規(guī)范，確定掃描后的檔案索引信息，工作人員要對掃描過程中進(jìn)行嚴(yán)格把控，全面做好紙質(zhì)版資料向電子版資料轉(zhuǎn)化，節(jié)約檔案管理工作的精力與時間。

2.4在檔案管理工作的查詢與搜索中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)

在檔案管理工作中運用數(shù)字化技術(shù)要著重突出檔案文件資料的價值，要對檔案資料的查詢與檢索具有足夠重視。人員對檔案資料進(jìn)行調(diào)取時，要提供關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。工作人員需要有效確定檔案數(shù)據(jù)信息所處位置，在檔案檢索中合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將檢索進(jìn)行簡化，縮短檢索時間，提高檢索工作效率。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以完美打破空間與時間的約束，提升檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用管理效率。

3結(jié)束語

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是檔案管理工作隨著時代發(fā)展的必然趨勢以及結(jié)果，在新的信息時代，應(yīng)用強化數(shù)字化技術(shù)可以大幅提升檔案資料管理的實效性。各個單位與企業(yè)需要對檔案管理工作進(jìn)行足夠重視，在工作中充分展現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的作用與優(yōu)勢，提升工作人員的專業(yè)技術(shù)能以及工作素養(yǎng)，提升檔案管理的工作效率與質(zhì)量，降低工作人員勞動強度，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：

羅媛（1979-），女，漢族，四川南充人，館員，中國移動通信集團(tuán)重慶有限公司，研究方向：檔案管理。