試論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

徐錚

【摘要】檔案管理工作繁瑣又?jǐn)?shù)量大任務(wù)多，通常是一個(gè)部門(mén)或公司不是最重要但是絕對(duì)不可缺少的部門(mén)，而隨著現(xiàn)在登記信息的普及，檔案管理工作更是難上加難，現(xiàn)在進(jìn)入了信息化時(shí)代，我們的檔案管理工作勢(shì)必不能像之前一樣通過(guò)人力來(lái)進(jìn)行保管和存放，所以創(chuàng)新策略是當(dāng)下檔案管理工作所必須的考慮的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新

信息時(shí)代檔案管理工作也要相較之前的全靠人員登記管理做出區(qū)別，而本文將就檔案管理工作的重要性，先前檔案管理工作的方法，信息時(shí)代檔案管理工作所遇問(wèn)題，檔案工作的創(chuàng)新這四方面來(lái)進(jìn)行分析研究，得出一些新的符合信息時(shí)代發(fā)展的檔案管理方法。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作自古就有，從夏建朝之后就有了專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)一些事務(wù)進(jìn)行登記管理，對(duì)事物進(jìn)行登記管理是之后政策推行的依據(jù)。從古至今檔案管理工作一直存在，它雖不是事物發(fā)展的最重要因素，卻也是必不可少的因素，是一個(gè)事物發(fā)展的依據(jù)。例如：夏朝時(shí)期就建了監(jiān)獄來(lái)懲罰惡人，于是監(jiān)獄里的犯人也要對(duì)之進(jìn)行檔案登記，登記后在將其進(jìn)行分類(lèi)整理出來(lái)，按照不同的類(lèi)別進(jìn)行懲罰，有的犯人受罰之后被放出監(jiān)獄，那么他在監(jiān)獄的檔案就會(huì)被銷(xiāo)毀，但他的其他檔案上就會(huì)有所顯示。檔案管理工作從古至今，從人口變化田地變遷再到國(guó)土山川，這些每種事物都有專(zhuān)人進(jìn)行考察整理，這個(gè)時(shí)代才得以發(fā)現(xiàn)到今天，古語(yǔ)道：沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。如果沒(méi)有檔案管理工作，那么時(shí)代將無(wú)法繼續(xù)，時(shí)代也不會(huì)發(fā)展到今天，所以說(shuō)，檔案管理工作，從古至今必不可少。

二、先前檔案管理工作的方法及所遇問(wèn)題

檔案管理工作十分重要，之前的檔案管理方法是每種事物都有專(zhuān)人去整理記錄，整理之后對(duì)他們進(jìn)行編碼、分類(lèi)、存放、保證檔案資料的安全與完整。比如圖書(shū)管理員這一職位，就是在圖書(shū)館中將圖書(shū)館內(nèi)所有書(shū)冊(cè)進(jìn)行登案造冊(cè)，根據(jù)圖書(shū)不同的類(lèi)型，將圖書(shū)分為不同種類(lèi)并將相同種類(lèi)的圖書(shū)排放在一起，還需將圖書(shū)進(jìn)行編號(hào)管理，在有人借閱圖書(shū)時(shí)進(jìn)行。詳細(xì)的登記，這件事情聽(tīng)起來(lái)簡(jiǎn)單，但真正管理起來(lái)卻十分的繁雜。尤其是新中國(guó)成立后，人們的物質(zhì)水平有了很大的提高，國(guó)家對(duì)教育也相當(dāng)重視，圖書(shū)館內(nèi)的書(shū)有了更多的種類(lèi)，數(shù)量更加龐大，這使得圖書(shū)管理員的檔案管理工作，進(jìn)行的十分緩慢，這也側(cè)面表明了，隨著時(shí)代的發(fā)展，先前的檔案管理工作的方法已經(jīng)不適合放下時(shí)代的發(fā)展。

隨著當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，如果只依靠人力對(duì)事物進(jìn)行挨個(gè)統(tǒng)計(jì)，那將會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力還不能保證統(tǒng)計(jì)事物的準(zhǔn)確性。就如同我國(guó)先前進(jìn)行的人口普查，是在村鎮(zhèn)進(jìn)行挨家挨戶(hù)的統(tǒng)計(jì)之后，然后往鄉(xiāng)級(jí)市級(jí)上報(bào)，一級(jí)一級(jí)往上進(jìn)行。中國(guó)是人口大國(guó)，大量的數(shù)據(jù)一級(jí)級(jí)往上上報(bào)，不僅使得數(shù)量巨大，而且檔案信息極易丟失造成檔案信息統(tǒng)計(jì)的不完整，使得檔案內(nèi)容有所偏差。如果檔案偏差過(guò)大，那將會(huì)使很多工作都無(wú)法順利的進(jìn)行，如果無(wú)法有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，那將也會(huì)對(duì)許多正在開(kāi)展的事務(wù)造成極大的損失。

三、檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）電子化信息化

中國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，一個(gè)報(bào)刊指出：我國(guó)處于高速穩(wěn)定發(fā)展階段，檔案管理是檔案事業(yè)的重要環(huán)節(jié)之ー，企業(yè)與行政機(jī)關(guān)都會(huì)從檔案資料中獲取寶貴的發(fā)展資料。確實(shí)如此，當(dāng)今絕大多數(shù)的人都能使用互聯(lián)網(wǎng)，這些年中國(guó)在電子化科技方面也取得了最大的成就。比如：現(xiàn)在每個(gè)新生兒出生都要對(duì)其進(jìn)行戶(hù)口登記，而通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，將每人的戶(hù)口存入數(shù)據(jù)庫(kù)，戶(hù)口也是今后上學(xué)就醫(yī)工作的重要因素，沒(méi)有戶(hù)口寸步難行。而現(xiàn)在進(jìn)行了人口普查，也不用像之前一樣挨家挨戶(hù)進(jìn)行人數(shù)統(tǒng)計(jì)，而是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)每個(gè)人的戶(hù)口進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這樣不但提高了信息統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，而且極大的減輕了檔案管理人員的工作量。

（二）加大宣傳力度

雖然當(dāng)今通過(guò)電子化數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，絕大多數(shù)人都認(rèn)識(shí)到戶(hù)口的重要性，但是近年來(lái)仍有“黑戶(hù)”的事情被曝光出來(lái)。這說(shuō)明了他們?cè)趹?hù)口普及初始并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到戶(hù)口的重要性。這就需要國(guó)家加強(qiáng)宣傳力度，使他們認(rèn)識(shí)到國(guó)家推行政策的重要性，進(jìn)而積極的配合國(guó)家。

（三）完善政策

沒(méi)有戶(hù)口的“黑戶(hù)”大多是年齡較大，沒(méi)有文化不識(shí)字，居住偏遠(yuǎn)的老人，這也有可能是當(dāng)時(shí)沒(méi)有通知完善的問(wèn)題，他們沒(méi)有戶(hù)口這個(gè)事雖然當(dāng)時(shí)沒(méi)有什么影響，但卻對(duì)他們的老年生活造成了很大的困擾，他們沒(méi)有戶(hù)口，不能遠(yuǎn)行，不能受到國(guó)家的政策補(bǔ)貼，去醫(yī)院也沒(méi)有辦法就醫(yī)。當(dāng)他們終于認(rèn)識(shí)到戶(hù)口的重要性時(shí)，卻沒(méi)有人為他們解決這個(gè)問(wèn)題，他們也不知道如何是好，甚至下一代人的戶(hù)口也受到了他們的影響。這就需要國(guó)家完善政策，使得政策更具有人情味，為他們補(bǔ)辦戶(hù)口，解決生活問(wèn)題，完善政策，才能使信息更加準(zhǔn)確。

（四）建造數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一數(shù)據(jù)

信息管理對(duì)我國(guó)十分重要，一個(gè)報(bào)刊曾報(bào)道：檔案管理是檔案事業(yè)的重要環(huán)節(jié)之ー，企業(yè)與行政機(jī)關(guān)都會(huì)從檔案資料中獲取寶貴的發(fā)展資料。進(jìn)入電子化的新時(shí)代，雖然大多數(shù)已經(jīng)有了電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)，使得不用人力統(tǒng)計(jì)為檔案管理工作，減輕了一定的負(fù)擔(dān)。但是不同崗位與不同部門(mén)與不同公司之間沒(méi)有聯(lián)系，他們也擁有各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，這使得在解決問(wèn)題或進(jìn)行不同地區(qū)工作人員的轉(zhuǎn)變時(shí)造成了一定的困擾。我認(rèn)為應(yīng)該不同領(lǐng)域建立各自統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，國(guó)家部門(mén)就建立屬于國(guó)家部門(mén)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有人的信息錄入，這樣解決問(wèn)題就不用花費(fèi)太多的人力資源與時(shí)間，方便大家方便你我。

（五）個(gè)人信息磁條

在信息化迅速發(fā)展的今天，科技也在不斷的進(jìn)步，或許有一天我們真可以像科幻電影里所呈現(xiàn)的那樣，每個(gè)人都有一個(gè)屬于自己的信息磁條，這個(gè)磁條將個(gè)人的所有信息收錄進(jìn)去，只要展示詞條，別人就可以看到你的所有的相關(guān)信息，這樣就不用進(jìn)行各個(gè)不同領(lǐng)域之間信息的交換，使得檔案管理工作更加規(guī)范和快捷，信息更加準(zhǔn)確。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作必不可缺，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作有了新的變化，也遇到了新的挑戰(zhàn)，而本文也就檔案管理問(wèn)題提出了個(gè)人的看法，檔案管理工作如今有了電子信息化的融入，也減輕了檔案管理人員繁重的任務(wù)量，檔案管理也要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，提出新的策略，新的方法來(lái)推動(dòng)時(shí)代的發(fā)展，新的檔案管理的方法的提出，也要依靠技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，將檔案管理方法與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，才能更好的進(jìn)行創(chuàng)新，管理信息更具有完整性和準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐景超.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].管理觀案，2018.

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