淺談三標(biāo)管理體系內(nèi)部審核存在的問題及對策

王絨香 周猛｜文

隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系認(rèn)證工作的普及和不斷完善，各認(rèn)證企業(yè)自身的管理水平也得到了很大的提高。但從目前管理體系的發(fā)展來看，整合不到位、與業(yè)務(wù)融合不夠等現(xiàn)象在很多企業(yè)均有不同程度的存在。本文結(jié)合大型企業(yè)集團(tuán)三標(biāo)管理體系運行現(xiàn)狀，針對內(nèi)部審核中存在的問題做進(jìn)一步的分析，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系（以下簡稱“三標(biāo)管理體系”），是企業(yè)依據(jù)GB/T19001《質(zhì)量管理體系 要求》、GB/T45001《職業(yè)健康安全管理體系 要求及使用指南》和GB/T24001《環(huán)境管理體系 要求及使用指南》標(biāo)準(zhǔn)，分別建立的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系，是采取“共性要素互相融合、個性要素互相補充”的方式，按PDCA管理模式將各標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合，形成了一套“簡單、實用”的整合型管理體系。企業(yè)通過對管理體系的有效運行，逐步實現(xiàn)和推進(jìn)管理系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而實現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。

內(nèi)部審核中存在問題的分析

內(nèi)部審核是管理層了解體系運行狀況的“眼睛”，認(rèn)證企業(yè)每年都要定期開展內(nèi)部審核工作，以驗證管理體系的符合性和有效性，確保三標(biāo)管理體系的持續(xù)改進(jìn)。雖然企業(yè)對內(nèi)部審核工作十分重視，但每年的審核效果卻不夠理想，筆者所在的企業(yè)，幾年來內(nèi)部審核工作千篇一律，通過內(nèi)部審核在發(fā)現(xiàn)問題、尋找改進(jìn)機會的監(jiān)視和督促作用沒有得到充分的發(fā)揮。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

公司每年都組織一次有幾十人參加的三標(biāo)管理體系集中內(nèi)部審核，但在審核中發(fā)現(xiàn)，各單位和管理部門的三標(biāo)管理體系運行和實施幾乎是幾個人的事，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)成了“局外人”，只是有空來參加首末次會議做做指示、講講話而已，對三標(biāo)管理體系日常運行、監(jiān)管缺乏系統(tǒng)的關(guān)注和了解，更不用說對體系的持續(xù)改進(jìn)有所指導(dǎo)和建議了。管理體系大部分要素涉及“領(lǐng)導(dǎo)作用”，但在實際的運行過程中，領(lǐng)導(dǎo)的作用沒有充分彰顯，應(yīng)付審核，敷衍審核成了一種不正常的常態(tài)，更不用說，領(lǐng)導(dǎo)親自參與審核，陪同審核了。這樣做的后果，使得參加內(nèi)審的內(nèi)審員產(chǎn)生了消極情緒，審核效果也就可想而知了。

2.審核思路和方法單一

企業(yè)認(rèn)證，除了為獲得認(rèn)證證書以外，還是希望通過管理體系有效運行，推動企業(yè)管理水平的提升，而內(nèi)部審核是管理體系有效保持的一個重要環(huán)節(jié)和有效手段；然而以往的大多數(shù)審核，都是對照標(biāo)準(zhǔn)條款機械地去審核，不考慮各單位生產(chǎn)現(xiàn)場的實際情況，生搬硬套，以致對大家造成誤導(dǎo)，最后為了審核而審核，不但本末倒置，而且也是造成體系和實際兩層皮的因素之一。

3.內(nèi)審員的能力不強

內(nèi)部審核的成功，很大程度上取決于內(nèi)審員是否能正確把握標(biāo)準(zhǔn)要求、法律法規(guī)要求和企業(yè)的各項規(guī)章制度要求，是否具有發(fā)現(xiàn)問題的能力，這些都來源于內(nèi)審員豐富的工作經(jīng)歷、專業(yè)知識和學(xué)習(xí)能力。筆者所在企業(yè)通過培訓(xùn)取證的內(nèi)審員有一百人之多，但真正能擔(dān)當(dāng)審核重任的屈指可數(shù)。從內(nèi)審員的審核記錄就可以看出，有些內(nèi)審記錄就是簡單的對照和抄寫，不能對體系的運行進(jìn)行一個系統(tǒng)的分析判斷，也不能有效反映出一個單位或部門三標(biāo)管理體系實施的全貌。這主要是因為，一是內(nèi)審員的培訓(xùn)還不深入、不到位，對標(biāo)準(zhǔn)條款理解不透，審核深度不夠；二是企業(yè)對內(nèi)審員隊伍建設(shè)不重視，內(nèi)審員對待審核的積極性不高；三是審核策劃存在問題，審核時間安排有限，上百人的單位往往審核的時間只有一天或半天，這也造成了審核成了“走馬觀花”，達(dá)不到預(yù)期的效果。

針對內(nèi)部審核中存在問題的對策

1.適當(dāng)安排領(lǐng)導(dǎo)層參與內(nèi)審工作

公司的內(nèi)審員大多為管理人員或技術(shù)人員，而缺少懂體系的領(lǐng)導(dǎo)參與，因此，內(nèi)審活動常常成了下屬對領(lǐng)導(dǎo)的審核，往往使審核員縮手縮腳，不能全身心地投入到審核工作中去，使審核結(jié)果大打折扣。領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮得好與不好，將決定三標(biāo)管理體系實施的成敗，因此，在審核策劃中應(yīng)適當(dāng)安排一些領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)審員參與審核工作，積極調(diào)動單位領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)審活動的支持和關(guān)注，從而“放大”領(lǐng)導(dǎo)在體系運行過程中的作用，畢竟領(lǐng)導(dǎo)才是管理體系的推動者。并且，要在管理者的推動下，制定專項考核辦法，對每次審核發(fā)現(xiàn)的問題和整改不徹底且重復(fù)發(fā)生的問題加大考核的力度，只有這樣，才能真正體現(xiàn)內(nèi)部審核的權(quán)威和作用。

2.不斷提高內(nèi)審員自身的能力

內(nèi)審員是管理體系運行的“醫(yī)生”，因此，內(nèi)審員不僅僅是通過培訓(xùn)取得證書就行了，還要懂得“藥理藥方”，這些“藥理藥方”就是準(zhǔn)確把握標(biāo)準(zhǔn)條款的含義、熟悉與企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)、熟悉業(yè)務(wù)流程、產(chǎn)品要求和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、掌握國內(nèi)外先進(jìn)實用的管理方法，具有較強的溝通協(xié)調(diào)能力、語言和文字表達(dá)能力、系統(tǒng)分析和邏輯判斷等綜合能力，否則，自身“醫(yī)術(shù)不精”，也很難給被審核單位“治病開藥方”。但是，要提高審核人員的能力，光靠審核員自己是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要管理層給予這方面的支持和投入，首先應(yīng)組建一支有技術(shù)、懂管理、熟標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)審員隊伍，通過培訓(xùn)、交流等方式提升內(nèi)審員的專業(yè)知識和審核能力；其次暢通內(nèi)審員職業(yè)發(fā)展需求，將個人能力與職位、職稱掛鉤，對在審核中發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全及環(huán)境管理方面的嚴(yán)重不符合項，有可能給企業(yè)管理體系運行帶來重大風(fēng)險的，視情節(jié)應(yīng)給予特別獎勵，激勵內(nèi)審員為推動三標(biāo)管理體系建設(shè)發(fā)揮積極的作用。

3.注重現(xiàn)場審核

產(chǎn)品生產(chǎn)現(xiàn)場是三標(biāo)管理體系實施的主體，但內(nèi)審員有一種通病，在審核過程中資料審核浪費大量的時間，審核快結(jié)束時匆匆到現(xiàn)場轉(zhuǎn)一圈，這樣往往忽視了對現(xiàn)場管理體系運行情況的了解，審核結(jié)論難免出現(xiàn)偏差。因此，對生產(chǎn)現(xiàn)場實地審核查看是驗證體系是否有效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如，生產(chǎn)控制是否符合工藝條件的要求、操作人員是否經(jīng)過培訓(xùn)、特殊過程的控制情況、危險源和環(huán)境因素的控制情況、應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)的情況等等。另外，內(nèi)審員也要關(guān)注以往審核問題的整改情況，對上次內(nèi)部或外部審核提出的問題在審核時應(yīng)進(jìn)行必要的跟蹤，并驗證糾正措施的有效執(zhí)行和實現(xiàn)的增值效果。

4.有效的溝通至關(guān)重要

在審核過程中，往往會遇到各種各樣的問題，大家理解的角度不一樣，對同一問題的看法不一致，就會導(dǎo)致意見分歧。對于被審核單位而言，大家都處于被動接受的狀態(tài)，在審核中和審核結(jié)束的溝通會上，與被審核單位開展有效的溝通，會使審核工作順暢得多。因此，對于內(nèi)審而言，審核的同時加以有效引導(dǎo)，比如，對審核出來的問題和不符合項，審核組長應(yīng)起到引導(dǎo)作用，從標(biāo)準(zhǔn)的角度給大家充分解釋和指導(dǎo)，審核組長也可以對不符合項的整改從標(biāo)準(zhǔn)的角度提出個人的觀點和想法，這種方式既尊重了受審核單位，又使審核員的看法得以表達(dá)，能夠保證問題處理最大限度地合理化，使被審核單位能在接受審核的同時，按照條款要求再把工作中的不足進(jìn)一步完善，對今后的工作有了更清晰的思路，這就達(dá)到了增值審核的目的。