推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的路徑

摘 要：目前，事業(yè)單位在發(fā)展過程中的檔案資源數(shù)量不斷增加，面對大量的檔案資源，工作人員需要通過規(guī)范化的管理方式來保證檔案管理工作的開展效率，以此來使檔案管理工作更好地適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。規(guī)范化的管理，還可以對如今事業(yè)單位檔案管理中存有的問題進(jìn)行有效處理，從而保證事業(yè)單位檔案的可靠性、安全性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

事業(yè)單位檔案包含了單位發(fā)展的歷史資料及人事檔案信息，其在實際中對單位的發(fā)展有一定的影響。因此，為了充分開發(fā)檔案的價值，事業(yè)單位需要加強(qiáng)規(guī)范化管理工作，使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并達(dá)到有效提高檔案利用率的目的。本文分析了對事業(yè)單位檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的要求及管理方向，在此基礎(chǔ)上提出了推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的措施。

1 ? ?事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理要求

1.1 ?對檔案收集的規(guī)范化管理

檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案收集的質(zhì)量與其后續(xù)管理工作的開展有著直接的聯(lián)系，因此，需要對檔案收集進(jìn)行規(guī)范化管理來保證其整理及鑒定等工作能夠順利地開展。為此在實際中需要明確檔案收集的各項內(nèi)容及流程，按照制度的要求來確認(rèn)具體的檔案收集范圍，避免在檔案收集過程中出現(xiàn)疏漏，以此來規(guī)范檔案收集工作的內(nèi)容[1]。

1.2 ?對檔案整理的規(guī)范化管理

完成檔案收集后，工作人員需要及時對檔案資料進(jìn)行整理來分類、組合及編制，從而為檔案的歸檔提供依據(jù)。同時，加強(qiáng)檔案整理的規(guī)范化管理能夠保證檔案資料的清晰化、條理化，在檔案整理過程中應(yīng)根據(jù)規(guī)定要求進(jìn)行編目，使檔案資料的分類更為清晰、明確，有序的檔案資料可以使檔案的查詢及使用更為高效[2]。

1.3 ?對檔案鑒定的規(guī)范化管理

檔案鑒定工作的開展主要是為了確認(rèn)檔案資料的價值，同時還需以檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)來確認(rèn)具體的檔案保管期限，根據(jù)檔案資料的類型來制定保管期限表，按照規(guī)定要求執(zhí)行各項檔案鑒定流程;對于價值不高及超過保管期限的檔案資料需要及時銷毀，避免不具備保管價值的檔案資料影響檔案管理工作規(guī)范化開展。

1.4 ?對檔案保管的規(guī)范化管理

檔案的保管質(zhì)量影響其規(guī)范化管理，保管的失誤會使檔案利用率降低。高效化的保管會提升檔案價值，提高檔案的利用率;低效化的管理會造成信息的泄露，影響事業(yè)單位的健康發(fā)展。檔案的管理應(yīng)該環(huán)環(huán)相扣，檔案管理人員和保管人員應(yīng)相互溝通，確保其有序開展。

2 ? ?推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的策略分析

2.1 ?提高對檔案管理的認(rèn)知

事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)和職員應(yīng)高度重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的重視力度是檔案規(guī)范化管理的前提。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，使本單位人員進(jìn)一步認(rèn)識和了解檔案管理，意識到檔案規(guī)范化管理的重要性。應(yīng)配備專人管理檔案，制定獎罰分明的長效機(jī)制，調(diào)動工作人員積極性。還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，定期聽取其工作進(jìn)度報告，對于存在的問題及時進(jìn)行總結(jié)。

2.2 ?健全檔案規(guī)范化管理制度

檔案管理制度需要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展需求、發(fā)展情況進(jìn)行細(xì)化及完善，以此來推動其向規(guī)范化管理的方向發(fā)展。首先，及時清理過時的制度。根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展需求建立適合單位發(fā)展的檔案管理制度，堅決杜絕不規(guī)范的檔案管理行為。其次，明確檔案管理中工作人員的具體職責(zé)。通過此項措施，保證各項規(guī)章制度在檔案管理活動中都可以得到有效落實，通過職責(zé)的明確，對管理人員的行為進(jìn)行有效約束，從而為實現(xiàn)規(guī)范化管理提供基本保障。最后，建立科學(xué)、合理的監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督，以引導(dǎo)其向規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.3 ?加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)如今，在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化建設(shè)已經(jīng)成為發(fā)展的必經(jīng)道路。采用信息化建設(shè)，可以對檔案管理的模式、方法等進(jìn)行全面的改進(jìn)，實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化的管理要求，為提高檔案管理的執(zhí)行效率、執(zhí)行質(zhì)量提供一定的幫助。首先，單位需要為檔案管理信息化建設(shè)配備先進(jìn)的硬件設(shè)施，這樣可以有效地加強(qiáng)對電子文檔、影音圖像等的收集及管理。其次，制定符合信息化建設(shè)要求的管理體系及管理內(nèi)容。這使檔案管理工作在開展中可以更為高效地對信息技術(shù)進(jìn)行利用。最后，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理。在檔案管理工作中，需要及時對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，利用檔案管理系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行收集、分類、歸檔。

2.4 ?加強(qiáng)對檔案管理的保密工作

在事業(yè)單位檔案中含有大量與事業(yè)單位發(fā)展相關(guān)的重大決策及方針政策，這也使許多檔案資料具有一定的機(jī)密性。針對此種情況，檔案管理需要加強(qiáng)保密工作來避免檔案出現(xiàn)泄漏問題。檔案管理人員應(yīng)以《保密法》的要求為基礎(chǔ)，開展檔案資料的保密工作，以檔案資料的類型來確認(rèn)其具體的保管期限。對于超過保管期限的檔案資料需要上報，并在上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由鑒定部門來確認(rèn)檔案資料是否符合銷毀條件，之后由多個人員參與檔案資料的現(xiàn)場銷毀過程。需要在檔案管理中，針對事業(yè)單位檔案的不同密級程度來確認(rèn)使用權(quán)限，加強(qiáng)對使用對象、使用范圍的監(jiān)管，并且機(jī)密文件的查閱僅限于閱文室內(nèi)查閱，不可對機(jī)密文件進(jìn)行抄錄、復(fù)印、拍攝等。

3 ? ?結(jié)語

針對事業(yè)單位檔案所具備的高價值特征，需要科學(xué)地開展規(guī)范化管理工作來避免檔案出現(xiàn)泄漏、損壞等問題，為檔案的安全性提供基本保障?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理工作受多種因素的影響，仍然存有一些不足，因此，需要科學(xué)地對管理理念、管理制度、管理方法等進(jìn)行革新來提升檔案管理效率，以規(guī)范化管理為基礎(chǔ)來完善檔案管理體系，從而保證檔案管理可以高效化實行。

[參考文獻(xiàn)]

[1]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（2）：56.

[2]馮婭.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019（16）：17-19.

作者簡介：吳艷（1980— ），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，學(xué)士。