車輛管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

夏琮

摘 要：車輛管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，對企業(yè)而言大致具備以下幾個方面的重要現(xiàn)實意義：降低企業(yè)的支出成本;提高企業(yè)信息化的管理水平;簡化企業(yè)的工作流程等等。同時，該系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)恰恰也是反映和提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的績效和管理水平的一條非常聰明而又人性化的捷徑。本文首先介紹了系統(tǒng)的總體設(shè)計，主要內(nèi)容包括系統(tǒng)功能分析;系統(tǒng)功能模塊設(shè)計。其次闡述了系統(tǒng)的詳細設(shè)計與實現(xiàn)，主要內(nèi)容包括車輛信息、記賬、車輛查詢、負責(zé)人查詢模塊。然后論述了系統(tǒng)應(yīng)用效果分析和評估，主要內(nèi)容包括日期、車牌號、自動生成字段。最后進行了總結(jié)與展望，主要內(nèi)容包括系統(tǒng)帶來的便利及今后改進和努力的方向。

關(guān)鍵詞：車輛管理系統(tǒng);數(shù)據(jù)庫;信息化管理;EXCEL

1 引言

在現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫及信息技術(shù)發(fā)展越來越快的今天，人們對于信息化數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求變得越來越高，這就促使企業(yè)要提高工作效率及質(zhì)量，改變原有的管理模式以滿足人們的需求，在這樣的情況下就必須要借助于現(xiàn)代化的信息化管理技術(shù)來達到目的。本文將借助EXCEL進行車輛管理系統(tǒng)的設(shè)計從而說明其在工作中的實際運用。

2 車輛管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

2.1 系統(tǒng)功能分析

作為一個適合筆者部門自身特點的系統(tǒng)，不可能面向一個大型的管理系統(tǒng)，也沒必要面面俱到地解剖一個“小麻雀”。本文只針對需求分析中的要點，設(shè)計出一個能夠反映系統(tǒng)特點的原型系統(tǒng)。系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)劃分為：車輛信息、記賬、車輛自動、手動查詢、負責(zé)人手動查詢五大模塊。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

2.2.1 車輛信息子模塊

該模塊包括了車輛的一些基本字段：車牌號、性質(zhì)、所在區(qū)域、額度、負責(zé)人、備注。該模塊的數(shù)據(jù)信息是其他模塊操作的基礎(chǔ)。

2.2.2 記賬子模塊

該模塊的主要功能是對車輛發(fā)生的費用進行記賬，其數(shù)據(jù)信息的準確性直接影響到其余模塊數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計匯總的準確性。

2.2.3 車輛自動查詢子模塊

該模塊的主要功能是根據(jù)參數(shù)設(shè)置（年和月）顯示所有車輛的剩余額度并做出必要的提示。

2.2.4 車輛手動查詢子模塊

該模塊的主要功能是根據(jù)輸入的車牌號及參數(shù)設(shè)置（年和月）顯示該車輛的已用額度并做出必要的提示。

2.2.5 負責(zé)人手動查詢子模塊

該模塊的主要功能是根據(jù)輸入的負責(zé)人姓名及參數(shù)設(shè)置（年和月）顯示該負責(zé)人名下所有車輛的數(shù)量、已用總額度并做出必要的提示。

3 車輛管理系統(tǒng)的詳細設(shè)計與實現(xiàn)

字段單元格的底紋顏色約定為：黃色-計算生成;藍色-列表框選擇或者手動輸入;紅色-強調(diào)警示。

3.1 車輛信息模塊

車輛的基本字段輸入步驟為：輸入車牌號;選擇性質(zhì);輸入所在區(qū)域;輸入月額度，自動計算生成出季額度和年額度;輸入負責(zé)人及備注，如圖2-1。

需要說明的是：底紋為紅色的車牌號單元格表示車輛由于某種原因（負責(zé)人辭職）已經(jīng)停止記賬，但是該車輛的基本信息仍然保留以便日后進行追溯查詢，筆者將該類車輛單獨保存在廢棄車輛模塊中，如圖2-2。

3.2 記賬模塊

車輛發(fā)生的費用進行記賬步驟為：輸入記賬日期和車牌號;根據(jù)車輛號從車輛信息模塊中自動導(dǎo)入性質(zhì)、所在區(qū)域、額度、負責(zé)人信息;輸入記賬金額及備注，[4]如圖2-3。

需要說明的是：該模塊對于記賬日期這個字段進行了拆分、轉(zhuǎn)換與組合預(yù)處理操作，具體過程為：先將其拆分為年、月、日三個子字段，再將其轉(zhuǎn)化為對應(yīng)的季度子字段，最后將車牌號字段與這些子字段進行組合從而生成出車牌號&年&月、車牌號&年&季、車牌號&年;負責(zé)人&年&月、負責(zé)人&年&季、負責(zé)人&年共六個組合字段。前三個組合字段是為了便于在車輛自動和手動查詢模塊中分別進行剩余額度和已用額度計算的準確定位，后三個組合字段是為了便于在負責(zé)人手動查詢模塊中進行已用總額度計算的準確定位，[3]如圖2-4和圖2-5。

3.3 車輛自動查詢模塊

先根據(jù)車輛號從車輛信息模塊中自動導(dǎo)入性質(zhì)、所在區(qū)域、額度、負責(zé)人信息。再根據(jù)參數(shù)設(shè)置（年和月）從記賬模塊中計算生成出所有在用車輛的剩余額度，其中：剩余額度>=設(shè)定額度*30%，狀態(tài)提示為“余額充足！”;0<剩余額度<設(shè)定額度*30%，狀態(tài)提示為“即將用完！”并且底紋為橘黃色;剩余額度=0，狀態(tài)提示為“已經(jīng)用完！”并且底紋為紅色;剩余額度<0，狀態(tài)提示為“已經(jīng)透支！”并且底紋為紅色，[4]如圖2-6。

3.4 車輛手動查詢模塊

該模塊的詳細設(shè)計與實現(xiàn)與上述車牌號自動查詢模塊類似，區(qū)別在于：該模塊是按照用戶的主觀需求有選擇地按照車牌號查詢，例如：可以查詢車牌號A在2020年1月發(fā)生的已用額度，也可以查詢車牌號B在2019年2月發(fā)生的已用額度……，而不像在車牌號自動查詢模塊中那樣所有的車輛只能按照同一個參數(shù)設(shè)置（年和月）對發(fā)生的已用額度進行查詢，如圖2-7。

3.5 負責(zé)人手動查詢模塊

具體步驟為：輸入負責(zé)人姓名，根據(jù)負責(zé)人姓名從車輛信息模塊中計算生成出該負責(zé)人名下所有車輛的數(shù)量及其總額度;輸入年和月，根據(jù)參數(shù)設(shè)置（年和月）從記賬模塊中計算生成出已用總額度，如圖2-8。

4 系統(tǒng)應(yīng)用效果分析和評估

在系統(tǒng)開發(fā)的過程中，已經(jīng)準備了許多不同類型的數(shù)據(jù)進行運行和調(diào)試以驗證系統(tǒng)的可行性、正確性和有效性，當(dāng)然，系統(tǒng)的后續(xù)分析和評估也是至關(guān)重要的。用戶在操作系統(tǒng)的過程中，可能會出現(xiàn)誤操作，為了使用戶輸入的數(shù)據(jù)信息保持正確性，所以對其進行校驗是一項十分有必要的工作。

4.1 日期字段

如果用戶輸入的日期發(fā)生錯誤（例如2020/13/27），系統(tǒng)會發(fā)出出錯警告并且提示用戶重新輸入正確的日期。因此，在數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)工具-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置中，將所有模塊中日期字段的有效范圍設(shè)置為EXCEL支持的日期范圍（1900/01/01至9999/12/31）內(nèi)，[2]如圖3-1。

同樣，在數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)工具-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置中，將所有模塊參數(shù)設(shè)置中年的文本長度設(shè)置為四位，月的輸入范圍設(shè)置為1至12的整數(shù)，如圖3-2和圖3-3。

4.2 車牌號字段

第2.1節(jié)（車輛信息模塊）已經(jīng)所述，底紋為紅色車牌號單元格表示車輛由于某種原因（負責(zé)人辭職）已經(jīng)停止記賬，但是該車輛的基本信息仍然保留以便將來進行追溯查詢。所以，多數(shù)模塊中用戶選擇這些車輛的時候，其車牌號單元格底紋應(yīng)自動變成紅色以強調(diào)警示。例如：在開始-樣式-條件格式-管理規(guī)則-新建規(guī)則中，將車牌號為晉A XXXXX的單元格底紋設(shè)置為紅色，如圖3-4。

另外，在多數(shù)模塊中用戶需要經(jīng)常輸入車牌號，如果直接手工輸入，那么對于用戶來說體驗會很差，即耗時又容易出錯。所以，在車輛信息模塊中可以將整個車牌號字段設(shè)置為一個備選列表，而其他模塊中的車牌號字段可以引用該備選列表從而讓用戶進行選擇操作，這樣不僅加快了輸入的速度而且保證了數(shù)據(jù)信息的準確性。步驟：先在公式—定義的名稱—名稱管理器-新建中，將車輛信息模塊中整個車牌號字段（B列）新建為一個名稱為車牌號的備選列表;再在數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)工具-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置中，將其他模塊中的車牌號字段引用來源設(shè)置為剛才新建的名稱為車牌號的備選列表，[2]如圖3-5和圖3-6。

4.3 自動生成字段

第2節(jié)（車輛管理系統(tǒng)的詳細設(shè)計與實現(xiàn)）已經(jīng)所述，底紋為黃色字段單元格數(shù)值表示從其他模塊中計算生成。例如：在車牌號手動查詢模塊中，月已用額度字段單元格代碼為：=IF（OR（B2=""，I2=""，J2=""），""，SUMIF（記賬！G：G，O2，記賬！V：V）），[1]具體解釋為：如果B2（車牌號）、I2（年）、J2（月）三者中有一個為空，那么P2（月已用額度）為空;否則根據(jù)O2（車牌號&年&月）在記賬模塊中篩選出G列（車牌號&年&月）符合條件的車輛并統(tǒng)計匯總其V列（記賬金額）并將結(jié)果顯示在P2（月已用額度）。季已用額度和年已用額度字段單元格代碼的具體解釋與此類似，此處不再具體論述。

既然底紋為黃色字段單元格數(shù)值是計算生成的，那么該類字段單元格應(yīng)該設(shè)置為保護及隱藏屬性，一來可以保護該類字段單元格代碼不被用戶誤刪除，二來可以隱藏該類字段單元格代碼以免影響用戶正常操作。步驟：在設(shè)置單元格格式-自定義序列-保護中，勾選鎖定和隱藏復(fù)選框，[3]如圖3-7。

5 總結(jié)與展望

總體來說，車輛管理系統(tǒng)為筆者部門帶來了極大的便利。首先，在車輛信息管理方面更加便捷;其次，各個查詢模塊極大方便了用戶進行精確查詢相關(guān)額度并獲得必要的提示;最后，該系統(tǒng)讓企業(yè)取得更大的經(jīng)濟利益和挖掘更高的經(jīng)濟價值，達成企業(yè)與用戶之間的雙贏局面，使得企業(yè)的車輛管理正在成為企業(yè)贏得新經(jīng)濟時代競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵，最終它將改變企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式、策略和規(guī)律，同時它也代表著今后一定時期內(nèi)企業(yè)信息化發(fā)展的重要方向。

隨著今后系統(tǒng)的運行和需求的進一步增加，筆者會密切與用戶取得聯(lián)系和溝通，及時獲取反饋信息，及時修正系統(tǒng)自身不完善及有待改進的地方，從而使系統(tǒng)的功能越來越全面，適用面更廣。同時，在實際工作中要充分運用數(shù)據(jù)庫及信息技術(shù)，深入分析信息化數(shù)據(jù)所蘊含的實際價值，盡可能提煉出有助于企業(yè)長遠發(fā)展的有效信息從而為企業(yè)健康及長遠發(fā)展打下扎實的信息化管理基礎(chǔ)。

參考文獻：

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[4]神龍工作室.Excel2007在會計與財務(wù)管理日常工作中的應(yīng)用[M].1.人民郵電出版社，2014.