技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化初探

吳啟瑞

摘要：技工學(xué)校學(xué)籍檔案可以反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、思想品行考核和社會實踐活動情況，具有重要的保存與利用價值，提升學(xué)籍檔案管理信息化水平具有重要意義。本文首先簡述學(xué)籍檔案信息化管理的必要性，然后分析了學(xué)籍檔案信息化管理中的實際問題，最后提出了提升學(xué)籍檔案信息化管理水平的措施。

關(guān)鍵詞：技工學(xué)校 學(xué)籍檔案管理 信息化

技工學(xué)校主要任務(wù)是為社會培養(yǎng)各類職業(yè)技能型人才，而學(xué)籍檔案中如實記載了招生錄取、教學(xué)科研、學(xué)籍管理和畢業(yè)就業(yè)等信息，并通過文字、圖像和聲像等保存下來，能夠為學(xué)生就業(yè)和用人單位挑選、任用和考核提供可靠依據(jù)。學(xué)籍檔案是技工學(xué)校學(xué)生畢業(yè)后的重要憑證之一，其作用是無法取代的。這要求技工學(xué)校充分掌握學(xué)籍檔案特點與形成規(guī)律，科學(xué)合理采取管理措施，加快信息化建設(shè)步伐，真正發(fā)揮出學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用。

一、學(xué)籍檔案信息化管理的必要性

（一）減少浪費，提升學(xué)籍檔案信息存儲量和管理效率

一是在技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理中采取信息化手段，如電子信息技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)，能夠提升管理效率，為學(xué)校相關(guān)工作的開展創(chuàng)造良好條件。在學(xué)籍檔案管理中合理運用各種現(xiàn)代技術(shù)，不僅可以讓管理工作效率得到提升，也能實現(xiàn)學(xué)籍檔案的快速查詢與利用，保證了學(xué)籍檔案的完整性與真實性。同時也能節(jié)約大量管理費用，利用計算機存儲檔案減小了占地空間，有利于最大限度發(fā)揮出學(xué)籍檔案的作用。

二是可以在技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理中采取信息化手段。一方面，這樣利于將大量紙質(zhì)、實物、圖片等檔案電子化，增加了信息存儲密度，技工學(xué)校學(xué)籍檔案存儲量顯著提升。其次，還可以增強學(xué)籍檔案歸檔的準(zhǔn)確性。隨著技工學(xué)校教學(xué)改革的深入，以及學(xué)生規(guī)模的擴大，學(xué)籍檔案的類型、內(nèi)容都發(fā)生了深刻變化。應(yīng)構(gòu)建技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理模式，實現(xiàn)歸檔、保存、查詢、利用的信息化和自動化，增強技工學(xué)校檔案收集、分類、立卷、編目工作的準(zhǔn)確性。最后，還利于技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息挖掘利用。技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理對于教學(xué)、管理和就業(yè)具有積極的指導(dǎo)意義，利用信息技術(shù)管理紙質(zhì)、圖片等傳統(tǒng)檔案資源，實現(xiàn)信息資源查詢利用的自動化，對檔案信息資源共享和利用具有積極的現(xiàn)實意義。

（二）解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理局限性問題

學(xué)籍檔案是技工學(xué)校學(xué)生升學(xué)、就業(yè)和教學(xué)成果展示的關(guān)鍵載體之一，通過提升學(xué)籍檔案管理信息化水平，有利于真正發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用，達(dá)到信息資源共享的目的，促進(jìn)技工學(xué)校發(fā)展再上新臺階。通過將信息技術(shù)應(yīng)用到技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中，建立專門的學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將各個階段與部門管理的學(xué)籍檔案進(jìn)行整合，為今后的查詢與利用提供便利，解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理局限性問題。

（三）保證學(xué)籍檔案的完整性

以往技工學(xué)校在學(xué)籍檔案建檔、移交等方面，會投入大量人力開展紙質(zhì)材料收集與匯總工作，通過各部廣J審核、簽字與蓋章后由學(xué)籍管理部門統(tǒng)一保管與利用。這樣就做費時費力，需要很長的時間才能完成全部工作，且由于是人工進(jìn)行處理，容易在學(xué)籍檔案整理與移交中出現(xiàn)差錯，為學(xué)籍檔案真實性與完整性帶來了不利影響。但是實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化以后，能夠利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速收集、整理學(xué)籍檔案，并能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存與利用的目的，讓技工學(xué)校學(xué)生信息變得更加完整。

二、學(xué)籍檔案信息化管理中的實際問題

（一）重視程度不高，管理分散

學(xué)籍檔案作用發(fā)揮有著潛在性滯后性等特征，學(xué)籍檔案管理投入與成效無法一起顯現(xiàn)。這樣技工學(xué)校對學(xué)籍檔案的重要性就認(rèn)識不到位，很多人都忽視了加強學(xué)籍檔案管理工作。時間一久，學(xué)籍檔案辦公設(shè)備就變得非常老舊，也沒有及時更新，在人員配置、場館面積和經(jīng)費投入上也難以滿足實際需求。此外，技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也沒有意識到信息化建設(shè)的重要性，對學(xué)籍檔案工作缺乏足夠的支持與重視，思想觀念落后，這些都影響著學(xué)籍檔案信息化管理水平的提升。

（二）檔案信息化管理制度不完善

由于技工學(xué)校未建立起完善的檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息化管理工作難以順利開展。很多技工學(xué)校未結(jié)合實際情況，沒有將《檔案法》中相關(guān)規(guī)定落到實處，導(dǎo)致檔案管理制度不健全，也缺乏相應(yīng)的信息化操作標(biāo)準(zhǔn)。技工學(xué)校制定檔案管理制度時，沒有深入實際開展調(diào)查工作，在檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定和銷毀制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等方面也不完善，未實現(xiàn)規(guī)范化與科學(xué)化水平的提升，不能達(dá)到約束檔案管理人員行為的目的。檔案管理人員也未嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，職責(zé)履行不到位，未結(jié)合技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理要求改善工作行為，這樣各項規(guī)章制度就沒有體現(xiàn)出權(quán)威性，其操作性也受到影響，難以提升學(xué)籍檔案信息化管理水平。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有待加強

當(dāng)前技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)速度很慢，檔案信息服務(wù)能力不強，共享性也長時間得不到提升。第一，技工學(xué)校在學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)過程中，因為有著隨意性與分散性較強的特點，所以為實際工作帶來了不利影響。同時在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)過程中未進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，各職能部門間協(xié)調(diào)不到位，存在多頭管理、各自為政的問題，不利于學(xué)籍檔案管理信息化水平的提升。第二，學(xué)籍檔案比較復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多，技工學(xué)校各部門獨立展開工作，沒有將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式統(tǒng)一起來，通用性不高。第三，應(yīng)用技術(shù)系統(tǒng)更新速度快，標(biāo)準(zhǔn)變化較大，也為學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)造成了阻礙。

（四）投入不足，信息化建設(shè)緩慢

隨著技工學(xué)校招生規(guī)模的逐步擴大，在學(xué)籍檔案管理上投入的資金就顯得不足，檔案管理部門在協(xié)調(diào)部門關(guān)系、應(yīng)用統(tǒng)一管理平臺上還未做到位，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理顯得非常被動，也不能實現(xiàn)前端控制的目標(biāo)，為學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)帶來了不利影響。因為技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)思想上的忽視，導(dǎo)致投入較少，不能及時購置計算機、掃描儀、復(fù)印件、打印機和除濕柜等現(xiàn)代化設(shè)備，認(rèn)為這項投入不能取得立竿見影的效果。

（五）人員配備不足，素質(zhì)不高

技工學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)過程中，因為不注重人才的建設(shè)，導(dǎo)致很多檔案管理人員專業(yè)功底不扎實，掌握的檔案管理知識較少，不能熟練操作與應(yīng)用各種現(xiàn)代化設(shè)備。學(xué)籍檔案信息化管理工作的專業(yè)性較強，對檔案管理人員的要求很高，但是當(dāng)前技工學(xué)校檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，未根據(jù)時代發(fā)展要求積極進(jìn)行提升，導(dǎo)致學(xué)籍檔案在收集、整理、存儲、查詢和利用等方面信息化水平不高，也經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。這些問題的存在，導(dǎo)致技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)受到了較大阻礙，不僅學(xué)籍檔案管理效率難以實現(xiàn)提升，也增加;了后續(xù)開發(fā)難度，不能為學(xué)校學(xué)生管理工作提供有效的參考。

（六）建立新時期技工學(xué)校學(xué)籍檔案共用體系

新時期，技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化發(fā)展目標(biāo)應(yīng)緊扣國家信息化建設(shè)這一重大戰(zhàn)略機遇，圍繞技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息資源庫建設(shè)這一中心任務(wù)，突出做好“存量館藏檔案數(shù)字化”和“增量檔案電子化”工作重點，努力構(gòu)建涵蓋檔案信息資源、檔案信息服務(wù)和檔案信息安全保障體系化建設(shè)，全面引入現(xiàn)代信息技術(shù)在技工學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，推動技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化水平。此外，要注重理論、制度、技術(shù)的創(chuàng)新、升級，逐步建立起符合新時期我國技工教育事業(yè)發(fā)展特點的學(xué)籍檔案信息資源共享共用體系，全面推動技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息資源師生、企業(yè)、社會等不同主體之間的共享。

三、提升學(xué)籍檔案信息化管理水平的措施

（一）重視學(xué)籍檔案管理工作

技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，是學(xué)籍檔案信息化管理開展的有效保證。做好學(xué)籍檔案管理信息化，是全校以及全社會的大事，關(guān)系到技工行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展與社會技工人才培養(yǎng)的走向，這就需要進(jìn)一步加強領(lǐng)導(dǎo)，以營造良好的管理環(huán)境和氛圍。

（二）完善學(xué)籍檔案信息化管理制度

技工學(xué)校要根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，從學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，采用完善的檔案管理制度，讓學(xué)籍檔案管理能夠更加規(guī)范、科學(xué)開展。在學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該對相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)不斷進(jìn)行細(xì)化，除了要明確責(zé)、權(quán)等以外，還要在具體部門與人員上落實責(zé)任與權(quán)利，并要有相應(yīng)的學(xué)籍檔案信息化管理操作規(guī)程與指導(dǎo)。這樣技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理才能有章可循，提升規(guī)范化和科學(xué)化水平。尤其是進(jìn)行計算機操作時，應(yīng)該加大用戶賬號的管理力度，將保密工作做到位，每個檔案管理人員應(yīng)該有專門的賬號與密碼，禁交換使用，也不應(yīng)隨意使用其他可移動存儲

（三）增加投入，完善配套設(shè)施

近年來技工學(xué)校建設(shè)與發(fā)展速度很快，特別是在實施擴招政策以后，每年招生數(shù)量日益增長，這也對技工學(xué)校辦學(xué)承載能力有了更高的要求，并加大了學(xué)籍檔案管理的難度，而以往手工操作模式顯得非常落后，與學(xué)籍檔案信息化管理要求不符。這需要技工學(xué)校對學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的意義有足夠的認(rèn)識，從實際發(fā)展情況出發(fā)，科學(xué)合理進(jìn)行規(guī)劃與調(diào)整，在資金上增加投入，將先進(jìn)技術(shù)設(shè)備配置齊全，如計算機、互聯(lián)網(wǎng)等，讓學(xué)籍檔案信息化管理有良好條件。技工院校也要重視學(xué)籍檔案管理軟件建設(shè)，與各企業(yè)加大合作力度，在功能配置上進(jìn)行延展，不斷提升一體化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。同時要賦予相關(guān)職能部門一定的權(quán)利，對數(shù)據(jù)信息資源完成共享共建，從而實現(xiàn)對全文的存儲與檢索，為制定科學(xué)的決策提供可靠依據(jù)。

（四）注重學(xué)籍信息資源建設(shè)

在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中要以學(xué)籍信息為主，技工學(xué)校根據(jù)學(xué)籍檔案形成的各個時期與形式，采取“存量數(shù)字化，增量電子化”模式，加快學(xué)籍信息資源建設(shè)步伐。第一，對于以往的學(xué)籍檔案來說，要形成涵蓋學(xué)號、姓名、性別、學(xué)校、專業(yè)、入學(xué)與畢業(yè)時間等信息的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，還要在數(shù)據(jù)庫內(nèi)錄入信息，和成績、課程等數(shù)據(jù)庫形成關(guān)聯(lián)。此外，還要對紙質(zhì)學(xué)籍檔案開展數(shù)字化掃描工作，將學(xué)號、姓名等和學(xué)籍目錄數(shù)據(jù)形成相對應(yīng)關(guān)系，這樣除了有利于實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的快速檢索以外，還可以將所有學(xué)籍信息內(nèi)容展示出來。第二，對于存儲在系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)，要在各系統(tǒng)建形成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，達(dá)到共享數(shù)據(jù)的目的，在學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)內(nèi)直接導(dǎo)入各個學(xué)籍信息，防止.出現(xiàn)二次錄入的現(xiàn)象。

（五）加強學(xué)籍檔案信息安全管理

技工學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理過程中，在人為因素與技術(shù)因素等影像下，容易出現(xiàn)安全問題，為了提升學(xué)籍檔案的安全性，應(yīng)該從內(nèi)因與外因上做好防范工作。在內(nèi)因上需要檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范操作，具備較強的檔案保密意識與安全意識，避免將學(xué)籍信息隨意發(fā)布在檔案網(wǎng)站上，且已發(fā)布的信息需要嚴(yán)格審查與管理，避免發(fā)生泄密的問題。在光盤、硬盤和磁盤等學(xué)籍檔案信息存儲載體上，應(yīng)該保證其性能較好、質(zhì)量較高，同時根據(jù)存儲介質(zhì)要求做好維護(hù)工作，加強對溫度濕度的控制，避免人為原因讓介質(zhì)出現(xiàn)損壞。在外因上應(yīng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與破壞程序等，通過對訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術(shù)和入侵檢測等方法的運用，做好學(xué)籍信息安全防范與保護(hù)工作。

（六）培養(yǎng)更多信息化專業(yè)人才

技工學(xué)校要想提升學(xué)籍檔案信息化管理水平，需要有一只素質(zhì)高、能力強的人才隊伍。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算等過程中，學(xué)籍檔案管理也遇到了很多挑戰(zhàn)與變革。對檔案管理人員來說，應(yīng)該掌握豐富的檔案管理知識，懂得先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的操作方法等。第一，技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者與決策者應(yīng)關(guān)注人才隊伍建設(shè)，采取教育、培訓(xùn)和交流等方式，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力。第二，技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該保持高度責(zé)任心，充分認(rèn)識到自身責(zé)任，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)，不斷在知識體現(xiàn)上進(jìn)行完善。第二，做好對檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育工作，促使其更快學(xué)習(xí)與掌握新知識和新技能，注重在知識面上進(jìn)行拓展，這樣才能更好地做好學(xué)籍檔案信息化管理工作。

四、結(jié)語

總之，學(xué)籍檔案中完整、真實記錄了技工學(xué)校學(xué)生在校期間各項活動的情況，對學(xué)生今后的學(xué)習(xí)與工作有著至關(guān)重要的影響，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視，加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)速度。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，我國社會各個領(lǐng)域也逐步實現(xiàn)了信息化，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理中，可以提升其管理水平，確保學(xué)籍檔案價值真正得到體現(xiàn)。技工學(xué)校應(yīng)該從實際情況出發(fā)，解決學(xué)籍檔案信息化管理中的問題，為學(xué)籍檔案查詢與利用創(chuàng)造更加有利條件。

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（作者單位：忻州市高級技工學(xué)校）