加強物資采購過程控制確保物資供應規(guī)范管理

侯喜珍

摘要：本文以加強物資采購過程控制、確保物資供應規(guī)范管理為探討主題，針對當前公司物資采購與供應管理的發(fā)展現(xiàn)狀，提出嚴格控制準人辦理程序、檢查資質(zhì)標準、審核準入資質(zhì)等規(guī)范化管理采購渠道的有效措施，強調(diào)加強物資采購預算管理、優(yōu)化采購招標、完善價格規(guī)劃、把關驗收環(huán)節(jié)等，為物資采購質(zhì)量與規(guī)范管理提供堅實保障。

關鍵詞：物資采購;過程控制;供應管理

近年來，我國運輸生產(chǎn)力布局實現(xiàn)了戰(zhàn)略化調(diào)整，物資系統(tǒng)呈現(xiàn)整合建設的發(fā)展狀態(tài)。對于大部分地區(qū)的企業(yè)公司而言，物資采購與供應過程中存在較多實際問題，這迫使企業(yè)自身需正視改革形勢的嚴峻性，并采取有效措施強化物資采購控制，明確物資管理職能作用，構建嚴格有效的監(jiān)督管理機制，積極挖掘物資管理過程中存在的疏漏與問題，促進物資采購、供應規(guī)范管理的高效發(fā)展。

一、嚴格審核準入流程。規(guī)范化管理采購渠道

（一）嚴格控制準入辦理程序

準入辦理是進行物資采購供應的首要工作，在辦理準入批準的具體工作過程中，管理人員應嚴格化準入辦理程序操作，為業(yè)務審核階段工作的順利開展做好鋪墊。由專門的業(yè)務管理科室進一步審核物資采購單位的準入資格，然后準人管理委員會對審核結果加以核準，確保相關單位的采購資質(zhì)符合企業(yè)標準要求，最后完成準人手續(xù)的辦理工作。對于各個分管科目來說，應設定專門的業(yè)務員逐筆逐項地認真監(jiān)督并審核分管物資，以確保物資采購廠商作業(yè)資質(zhì)符合要求為前提，詳細審查物資的采購流程與采購渠道。審核與管理工作應由各業(yè)務科室統(tǒng)一進行，通過物資準入管理委員會的全面檢查后再予以審批。

（二）嚴格檢查資質(zhì)標準

我國企業(yè)的物資采購過程中普遍存在較多問題，要使得物資采購管理問題得到切實解決，應準確識別問題的根源所在。例如物資資質(zhì)界限未明確劃分，對于這一問題相關人員便可以咨詢有關部門，針對問題根源進行詳細闡述;或利用上網(wǎng)查詢的方式，明確物資資質(zhì)界限，確保自身管理的物資產(chǎn)品具備必要的認證資料，且處于標準規(guī)定范圍內(nèi)。開展細化資質(zhì)標準工作過程中，需提前了解國家對于物資采購與物資供應管理的相關規(guī)定，并以其詳細的說明為基準，規(guī)范化管理采購流程。與此同時，采購、管理與其他部門應加強交流合作，將各項物資的資質(zhì)管理標準進行具體細化。

（三）嚴格審核準入資質(zhì)

對于企業(yè)物資供應管理，我國相關部門進行了具體規(guī)定，雙兌換活動便是標準規(guī)定之一。供應范圍兌現(xiàn)與準入資質(zhì)兌換是雙兌換的基本內(nèi)容，主要用于提高物資采購與供應管理的審核效率，對于所有廠商的準入范圍與準入資質(zhì)，組織企業(yè)內(nèi)全體的工作人員對相關資料予以仔細核對與科學管理，并全面核查采購供應計劃流程，將存在的問題及時挖掘出來，采用正確手段加以解決。收集并整理各項準人資質(zhì)的檔案資料，以分門別類的方式進行單獨存放。可以采取動態(tài)管理方式管理準人證件，強化日常監(jiān)督管理各個物資準入單位的行為規(guī)范與作業(yè)流程。

二、加強物資采購預算管理

對于采購預算額度管理工作，企業(yè)應構建完善的物資采購預算管理制度，按照規(guī)章制度要求嚴格執(zhí)行規(guī)范化的預算管理工作。若沒有預算，則不予發(fā)料，若超出預算，則停止發(fā)料，樹立嚴格的預算工作準則。在開展規(guī)范化管理物資供應工作過程中，企業(yè)需加快科學化改革物資采購預算管理方式，以財務科室工作制度為起點，做好預算調(diào)整與管理工作，并切實落實到物資采購過程與供應管理過程中。對于個項項目而言，財務人員應預先做好物料需求統(tǒng)計，合理控制預算，在滿足物資處相關管理要求的前提下，以采購預算作業(yè)標準流程為依托加以嚴格操作執(zhí)行，實現(xiàn)項目受理、調(diào)查實施、預算調(diào)整與監(jiān)督管理等一系列采購預算流程的科學化發(fā)展。以優(yōu)化采購預算控制管理方式為目的，以強化核查監(jiān)督力度為手段，促進企業(yè)物資采購預算管理走向高效化的進步渠道。

與此同時，財務科室應完善預算額度修訂制度，若各個科室存在剩余的預算額度，應以二十天為期限隨著預算更新對其預算總額加以修訂。企業(yè)物資發(fā)料方式主要分為兩種：一是庫房發(fā)料，二是網(wǎng)點供應發(fā)料，對于這兩種發(fā)料方式與渠道，管理人員需加強對發(fā)料流程的管控與監(jiān)督，合理把握物資供應的預算范圍。對于大部分企業(yè)公司的預算管理工作而言，最重要的工作是確保緊急物資的及時供應，這便需要財務人員學會如何將有限的預算資金進行合理分配，確保企業(yè)運營緊急需要的物資能夠及時到位，提高資金預算的使用效率。

三、優(yōu)化采購招標。完善價格管理

采購招標是大部分企業(yè)分包物資供應項目的普遍方式，對于物資采購招標工作而言，普遍面向的是整批量、大規(guī)模的采購供應項目。物資供應單位可以在采購批量物品時爭取得到價格折扣，或將運輸費用與倉儲費用節(jié)省下來，以此提高物資供應經(jīng)濟效益。若企業(yè)選擇招標方式處理物資采購供應工作，應成立專門的項目招投標小組或招標工作室，選擇適宜的小組成員，設定具有招標經(jīng)驗的人員為領導負責人，制定完善的招投標工作流程方案。項目招標書是招標工作的綱領性文件，應預先制定并結合實際情況充實條款內(nèi)容，系統(tǒng)化明確招標項目的各項條文與規(guī)定，并向具有準人資質(zhì)的投標廠商發(fā)放完整的招標書。在充分結合考慮招投標規(guī)定內(nèi)容需要與自身企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的情況下，投標廠商便可以酌情確定項目報價，然后在項目招投標工作正式開展時投遞報價，最后對投標結果加以確認。

對于小批量局部物資的管理工作，企業(yè)可以實行局部指導方式，構建局部物資價格管理制度，若物資的市場價格存在更新或變動情況，財務部門重新填寫物資采購指導價審批表，調(diào)整原有的指導價格標準。若一次性的物資采購超過了指導價格，應將相應的審批表予以仔細填報。提高采購價格指導標準的合理性，通過動態(tài)管理的方式優(yōu)化物資采購價格管理模式，做到對市場價格信息的及時、準確掌握。價格管理方式不應該是一成不變的，應隨著市場物資公允價格的變化情況進行動態(tài)調(diào)整。

四、把關驗收環(huán)節(jié)。保證物資質(zhì)量

安全是生產(chǎn)運輸工作的基礎，質(zhì)量是確保安全經(jīng)營的基本保障。企業(yè)生產(chǎn)運輸工作效率與安全性一定程度上與物資供應質(zhì)量是否符合標準具有直接聯(lián)系，要提高企業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營的工作效率與安全性能，需要牢牢掌控物資采購與供應過程，將物質(zhì)質(zhì)量審查置于把關驗收環(huán)節(jié)的第一位，明確權責劃分，嚴格檢查物資供應質(zhì)量，建立以崗定責的管理模式，誰負責采購項目、誰為物資質(zhì)量問題負責。優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的質(zhì)量監(jiān)督核查體系，在物資采購、產(chǎn)品驗收與貨物存儲等各個流程設置專門的驗收小組，提高質(zhì)量監(jiān)督管理力度。

由于應用途徑存在差異，物資的發(fā)料方式較為不同，一般包括直發(fā)料與段發(fā)料兩種。在日常管理過程中，工作人員均應結合各自特點做好質(zhì)量檢查與管理工作。對于直發(fā)料的質(zhì)量管理，明確生產(chǎn)廠商的資質(zhì)是關鍵工作內(nèi)容，物資供應單位應提供必要的準入依據(jù)或證明，證實物資定點生產(chǎn)廠，為企業(yè)生產(chǎn)開展及時、有保障的物質(zhì)供應。

五、結語

物資采購與供應管理是企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的關鍵工作內(nèi)容，如何結合實際運營情況提高物資采購質(zhì)量、規(guī)范供應流程是領導人員需要面臨的重要課題，強化控制物資采購工作流程、構建具有科學性與可行性的物資供應監(jiān)督管理制度、構建企業(yè)內(nèi)部項目預算管理機制，有助于推動采購工作與供應鏈的高質(zhì)量發(fā)展。