基建檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策探討

徐艷梅

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和各行各業(yè)的快速發(fā)展，針對(duì)基建工程項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)內(nèi)容繁多，如勘察設(shè)計(jì)、立項(xiàng)審批、施工監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收等中的數(shù)據(jù)、資料都會(huì)整理成相應(yīng)的基建工程檔案。而基建工程檔案管理作為基建工程建設(shè)中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理能有效地保證檔案的完整性。但是，現(xiàn)階段在基建工程檔案管理工作中還存在著一定的問(wèn)題。因此，本文將針對(duì)基建工程檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：基建工程;檔案管理;問(wèn)題;策略

在基建工程項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，基建檔案就是對(duì)這些信息的整合。做好基建檔案管理可以大大提高數(shù)據(jù)信息的可靠性，防止在基建項(xiàng)目某個(gè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)信息遺失等問(wèn)題，而且借助信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)化查閱、存儲(chǔ)和歸檔，為各環(huán)節(jié)工作提供依據(jù)，同時(shí)也為檔案管理人員和利用者提供便利。因此，開(kāi)展基建工程項(xiàng)目應(yīng)做好基建檔案管理工作，提高重視程度。本文就具體的基建檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行分析探討。

一、基建檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）規(guī)章制度的執(zhí)行力和保障力不足

近年來(lái)，基建工程項(xiàng)目發(fā)展較快，規(guī)模不斷擴(kuò)大，為了促進(jìn)基建工程項(xiàng)目的發(fā)展，國(guó)家相繼頒布了有關(guān)法規(guī)制度，比如《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》《城建檔案管理規(guī)定》等，而且不同省市也制定了實(shí)施細(xì)則，確?；n案管理工作的順利開(kāi)展。但是，在各項(xiàng)法規(guī)制度落實(shí)過(guò)程中存在著一些問(wèn)題，如法規(guī)制度落實(shí)不到位、形式化以及保障力不足等?；üこ添?xiàng)目的周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、涉及的專業(yè)多等特點(diǎn)決定了基建檔案管理難度大，加上經(jīng)濟(jì)利益、工期等因素的制約，管理者大多會(huì)重視基建項(xiàng)目本身，而忽視基建檔案管理。在這種情況下，基建檔案收集、整理及歸檔往往不能與基建項(xiàng)目工程建設(shè)協(xié)調(diào)一致，各項(xiàng)規(guī)章制度流于形式，法律政策保障力不足，導(dǎo)致基建項(xiàng)目檔案工作嚴(yán)重滯后。

（二）制度不完善

在基建工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，部分單位為節(jié)約項(xiàng)目建設(shè)成本，沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的基建工程檔案管理部門，也沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的基建工程檔案管理人員。與此同時(shí)，相關(guān)的設(shè)施設(shè)備不夠先進(jìn)，不能有效滿足基建工程檔案管理的需求，在相關(guān)的資料保存中，沒(méi)有合理應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋及收集盒等，導(dǎo)致文件資料等散亂，造成不齊全。此外，在建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)橄鄳?yīng)的施工團(tuán)隊(duì)以及管理人員頻繁更換，相應(yīng)的基建工程資料、文件交接制度也不健全，從而導(dǎo)致基建工程檔案遺失。

（三）獎(jiǎng)懲制度不明確

在相關(guān)工作中，檔案接收能根據(jù)相關(guān)的接收制度開(kāi)展工作，但對(duì)于部分重要的資料內(nèi)容需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力進(jìn)行收集和整理。因此，在實(shí)際的基建工程檔案的管理工作中，會(huì)因?yàn)楠?jiǎng)懲制度不明確，部分基建工程檔案管理人員耗費(fèi)大部分時(shí)間和精力收集、整理資料卻沒(méi)有得到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而部分遺失重要資料、數(shù)據(jù)的工作人員也沒(méi)有受到相應(yīng)的懲罰，從而導(dǎo)致基建工程檔案管理人員的工作積極性不高，由此在工作中表現(xiàn)出“不求有功，但求無(wú)過(guò)”的態(tài)度。這對(duì)基建工程資料、文件、數(shù)據(jù)等的收集以及整理工作帶來(lái)了不利影響，進(jìn)一步阻礙了基建工程檔案的有效管理。

二、基建工程檔案管理的對(duì)策

（一）構(gòu)建科學(xué)合理的基建檔案管理制度

構(gòu)建完善合理的基建檔案管理制度是基建檔案管理工作有效落實(shí)的基礎(chǔ)保障與行動(dòng)指南，對(duì)改進(jìn)基建檔案管理規(guī)范性起到重要作用。所以相關(guān)部門應(yīng)提高重視程度，制定符合企業(yè)自身發(fā)展的基建檔案管理制度，而且應(yīng)避免同質(zhì)化嚴(yán)重的問(wèn)題，要切實(shí)結(jié)合檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題，這樣才能保證制度規(guī)范的有效落實(shí)。同時(shí)，要明確檔案管理工作各崗位的職責(zé)，將工作內(nèi)容細(xì)化，制定完善且有效的獎(jiǎng)懲制度，以激發(fā)檔案管理人員的積極性，使基建檔案文件材料的收集、整理、歸檔以及利用等流程規(guī)范化，提高基建檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）明確工作職能

相關(guān)的基建工程項(xiàng)目建設(shè)單位在與各個(gè)參與施工的單位簽訂相關(guān)的合同時(shí)，可在合同中增添基建工程檔案工作內(nèi)容，明確要求參與施工的單位以及團(tuán)隊(duì)的歸檔要求、職責(zé)、流程;明確說(shuō)明和約定參與施工的單位以及團(tuán)隊(duì)完成基建工程歸檔工作與工程款結(jié)付存在著直接的聯(lián)系，在完成檔案標(biāo)準(zhǔn)審核并移交確認(rèn)無(wú)誤后，統(tǒng)一結(jié)付工程款。通過(guò)這樣的方式，增強(qiáng)參與施工單位以及團(tuán)隊(duì)的責(zé)任心，從而有效促進(jìn)基建工程檔案的有效整理以及保存，并能確保其完整性以及準(zhǔn)確性。

（三）健全管理體制

為進(jìn)一步提高整體管理水平，就要對(duì)基建工程檔案管理體制進(jìn)行相應(yīng)的改革。依據(jù)各個(gè)基建工程的特性形成不同的要求，構(gòu)建每個(gè)部門的基建工程檔案部門，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。此外，各個(gè)部門的工作人員還要進(jìn)行有效的溝通，促進(jìn)信息的交流及共享。與此同時(shí)，制定項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人制度，全程、全面地監(jiān)管基建工程的施工流程，從工程開(kāi)始的準(zhǔn)備到工程完工的驗(yàn)收，均要進(jìn)行有效的監(jiān)管。

（四）加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用

基于信息技術(shù)不斷發(fā)展和成熟的時(shí)代背景，基建檔案管理也應(yīng)引進(jìn)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方法，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，才能使基建檔案管理工作更科學(xué)、更規(guī)范。應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到基建檔案管理中，構(gòu)建基建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，方便利用者查閱檔案資料，同時(shí)檔案資料存儲(chǔ)更加便利，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)易錯(cuò)漏、損壞或丟失等問(wèn)題，從而大大提高基建檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

基建檔案管理工作對(duì)于基建工程項(xiàng)目建設(shè)及后期投入使用全過(guò)程都具有重要的意義，因此相關(guān)部門必須認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，做好制度建設(shè)、信息技術(shù)引進(jìn)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)與培養(yǎng)等一系列工作，不斷促進(jìn)基建檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)發(fā)展。

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