做好文書檔案管理工作的實踐策略分析

曹聰

摘要：本文首先闡述了事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，接著分析了做好文書檔案管理工作的實踐策略。希望能夠為相關(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;實踐策略

事業(yè)單位在運(yùn)行的過程中，文書檔案的管理工作占據(jù)著非常重要的地位，同時也是事業(yè)單位發(fā)展中資產(chǎn)重要組成結(jié)構(gòu)，對我國事業(yè)單位發(fā)展具有特殊意義。伴隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，文書檔案工作的管理難度大大提升，管理內(nèi)容也在逐漸增加。因此，加強(qiáng)對文書檔案管理工作的認(rèn)知，提高文書檔案管理工作質(zhì)量，加快對文書檔案管理工作模式和方法的創(chuàng)新，是保證我國文書檔案管理工作緊跟時代步伐的重要舉措。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理模式不規(guī)范

現(xiàn)代事業(yè)單位非常重視管理模式，并通過高級業(yè)務(wù)管理模式改進(jìn)其業(yè)務(wù)開發(fā)流程。但是，當(dāng)涉及事業(yè)單位文書檔案時，無法在日常任務(wù)中進(jìn)行管理，可能是因為總體上缺少相關(guān)的管理模型，對文書檔案管理不夠重視，文書檔案管理的機(jī)制不完善以及缺乏管理準(zhǔn)則，沒有長期雇用管理人員，導(dǎo)致缺乏對管理系統(tǒng)的支持，工作過程中缺乏相關(guān)機(jī)構(gòu)以及特定的雇用標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員可能沒有遵循相關(guān)政策。在工作中，檔案管理不仔細(xì)，結(jié)果導(dǎo)致缺少文檔，或文件信息不完整，以及在查詢中發(fā)現(xiàn)遺漏、混亂。

（二）重視程度不夠

長期以來，事業(yè)單位一直將經(jīng)濟(jì)收益作為一項主要的開發(fā)任務(wù)，但他們并未意識到提供大量支持的文書檔案管理的重要性。許多高管沒有完全理解文書檔案管理工作，他們認(rèn)為文書檔案管理很簡單，管理不需要大量人力和物力的投資，投資者不能迅速產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利潤。同時，降低文書檔案管理成本和提高效率也是許多事業(yè)單位的目標(biāo)。其他相關(guān)部門和文書檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)也會影響對事業(yè)單位對文書檔案管理工作的關(guān)注。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，文書檔案管理不是管理系統(tǒng)中的重點，不需要進(jìn)行特殊關(guān)注，由此可見須進(jìn)行積極的溝通。對于檔案部門而言，這是個問題。另外，檔案材料的要求還不完全清楚。沒有大量的業(yè)務(wù)支持，檔案管理的工作人員就缺乏目標(biāo)，也無法進(jìn)行自我調(diào)整，很難完全理解文書檔案管理的重要性，而管理任務(wù)則更加困難。如果不對文書檔案管理質(zhì)量進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，則管理工作很難改進(jìn)，文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)不足，利用率低。

（三）檔案管理人員水平較低

由于大部分中學(xué)學(xué)校并不重視文書檔案管理工作，所以在檔案管理人才隊伍建設(shè)上也明顯不足，高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，嚴(yán)重影響了學(xué)校文書檔案管理工作的順利開展。具體來說，目前很多中學(xué)中的檔案管理工作基本是由學(xué)校的行政人員在進(jìn)行，也有的是兼職人員在進(jìn)行，這些人員的專業(yè)知識水平并不高，并不能夠滿足當(dāng)前文書檔案管理工作的需求。同時，中學(xué)文書檔案管理工作的投入力度較小，相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和教育工作也無法有效進(jìn)行，以至于檔案管理人員的專業(yè)知識和技能難以有效提升，最終導(dǎo)致學(xué)校文書檔案工作始終處于效率低的狀態(tài)。

二、做好文書檔案管理工作的實踐策略分析

（一）提高對文書檔案管理的重視程度

文書檔案作為記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營信息的重要載體，在事業(yè)單位未來發(fā)展戰(zhàn)略制定以及輔助決策方面發(fā)揮著非常重要的作用。因此需要領(lǐng)導(dǎo)者從心理層面上提高對文書檔案管理的重視程度，才能夠自上而下的帶動文書檔案管理的發(fā)展。基于此，需要領(lǐng)導(dǎo)者將文書檔案管理工作納入工作日程中來，保證相關(guān)文書檔案管理工作內(nèi)容得到切實有效的實施。與此同時，還應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案管理工作開展的考核工作，并將考核結(jié)果納入績效評價中去，直接與薪資獎金掛鉤，從而有效的凸顯出文書檔案管理工作的重要性，保證相關(guān)管理措施能夠有效落實，提高文書檔案管理工作質(zhì)量水平。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時代下，針對文書檔案管理，需要管理者抓住信息技術(shù)帶來的發(fā)展機(jī)遇，有效推動文書檔案管理信息化建設(shè)。在實際建設(shè)過程中，通過引入事業(yè)單位級檔案管理系統(tǒng)軟件，順利實現(xiàn)紙質(zhì)化文書檔案向數(shù)字化文化檔案的過渡，有效提升文書檔案信息化水平，成功打破以原始紙質(zhì)資料作為第一文書檔案管理內(nèi)容的局面。在文書檔案信息化建設(shè)方面，將建設(shè)重點放在發(fā)展數(shù)據(jù)庫、電子檔案與信息技術(shù)服務(wù)上，促使文書檔案管理工作質(zhì)量水平得到有效提升，充分發(fā)揮文書檔案管理服務(wù)價值。此外，還應(yīng)從提升文書檔案管理人員專業(yè)化能力入手，做好文書檔案管理人員信息化技術(shù)能力培訓(xùn)工作，在實際進(jìn)行培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重理論與實踐相結(jié)合，開展有針對性的文書檔案管理操作技能培訓(xùn)，從而確保工作人員能夠熟練操作各種信息化設(shè)備，有效提升工作人員文書檔案信息化管理能力，保證文書檔案管理工作能夠高效完成。

（三）提升文書檔案利用率

檔案利用是文書檔案管理工作存在的意義，同時也是文書檔案工作開展的終極目的。只有做好文書檔案利用工作，滿足檔案利用者的實際需求，才能夠使得文書檔案應(yīng)用價值得到充分的發(fā)揮，這對于推動檔案事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展也有著較為積極的影響意義。基于此，需要在實際進(jìn)行文書檔案管理工作過程中，注重提升檔案的利用率，通過是結(jié)合文書檔案日常利用情況，在現(xiàn)有的文書檔案信息化管理基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)有的文書檔案檢索工具，做好優(yōu)化改善，促使檢索工具的適用性得到有效提升，從而更加方面進(jìn)行檔案利用者進(jìn)行文書檔案資源的利用。與此同時，文書檔案管理者還可以開展文書檔案資源實際需求調(diào)研工作，收集各方意見，了解實際文書檔案資源的需求，從而更有利于文書檔案工作人員有針對性地提供檔案利用服務(wù)，從本質(zhì)上實現(xiàn)文書檔案利用效率提升。此外，還應(yīng)做好文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的管理與完善，針對檔案利用價值做好科學(xué)合理的評估，充分考慮各種價值因素，更好地推進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，促使文書檔案利用效果得到有效提升。

三、結(jié)語

在社會發(fā)展以及科技發(fā)展過程中，對于文書檔案管理工作的要求越來越嚴(yán)格。文書檔案管理工作直接關(guān)系到檔案信息的利用價值，為了做好文書檔案管理工作，就要綜合實際狀況探究現(xiàn)階段文書檔案管理存在的問題，完善管理對策與手段。為了提升文書檔案管理質(zhì)量，需要不斷地完善檔案管理工作內(nèi)容，綜合實際狀況制定科學(xué)完善的管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案工作的監(jiān)督管理。通過合理改進(jìn)，解決各種問題與不足，進(jìn)而提升文書檔案管理工作整體的質(zhì)量與效果。

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