試論企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理

摘要：在企業(yè)中，辦公室作為一個企業(yè)窗口，中樞部門。在企業(yè)管理工作中，承擔(dān)著重要的責(zé)任，辦公室管理工作質(zhì)量對企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。因此，企業(yè)要高度重視辦公室管理工作，強(qiáng)化精細(xì)化，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮管理效能。本論文著重于研究企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室工作;精細(xì)化;管理

企業(yè)辦公室實(shí)施精細(xì)化管理，就需要將這種管理理念樹立起來。管理本身就是一種文化，要充分發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，使辦公室的管理工作目標(biāo)更加明確，更有針對性。辦公室工作中，實(shí)施精細(xì)化，有助于提高工作效率[1]。如果企業(yè)存在懈怠的問題，實(shí)施精細(xì)管理就可以使得這種狀態(tài)扭轉(zhuǎn)，使得他們克服這種心理。

一、企業(yè)辦公室工作中實(shí)施精細(xì)化管理的必要性

企業(yè)辦公室工作中實(shí)施精細(xì)化管理，可以做到辦公室工作有跡可循且具有參謀性。

（一）企業(yè)辦公室工作有跡可循

企業(yè)辦公室的工作中會受到各種因素的影響。辦公室的工作非常繁雜，每天需要處理的事情煩瑣多樣，所以，企業(yè)辦公室工作似乎多得做不完，如果不能找到規(guī)律，就會焦頭爛額。多數(shù)人對于辦公室工作的印象是，很難看到他們的身影，他們會各個部門奔走，對于領(lǐng)導(dǎo)之間的工作予以協(xié)調(diào)，調(diào)整各部門之間的關(guān)系，辦公室工作人員可謂是幕后的耕耘者，他們每天投入到繁忙的工作中，業(yè)績卻不明顯。辦公室工作要化繁為簡，就要實(shí)施精細(xì)化管理，做到管理具有針對性，使得看起來復(fù)雜的工作變得有跡可循，從中尋求規(guī)律，從中捋順頭緒，就能夠順利展開工作[2]。

（二）辦公室工作具有參謀性

企業(yè)辦公室工作人員每天都投入到繁忙的工作中，處理多種多樣的事務(wù)，但是，當(dāng)對于重大事務(wù)的處理過程中，僅僅依賴一個人的力量是不夠的，而是需要多人合作，甚至還需要與相關(guān)的部門合作，共同探討決策，還要協(xié)調(diào)好各個部門之間的關(guān)系。這就意味著，辦公室工作人員對于領(lǐng)導(dǎo)工作起到助手的作用，甚至還可以向領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的信息[3]。辦公室的工作人員對于領(lǐng)導(dǎo)意圖要能夠充分領(lǐng)會，當(dāng)面對重大事務(wù)的時候，不能慌亂，而是要劃分為幾個部分，大家通力合作，共同完成，將集體的力量充分發(fā)揮出來，使得工作順利完成，提高工作效率。

二、企業(yè)辦公室工作中精細(xì)化管理的實(shí)施策略

企業(yè)辦公室工作中精細(xì)化管理工作中，要對辦公室管理制度要不斷完善、將精細(xì)化管理考評機(jī)制建立起來、辦公室的管理觀念要不斷更新、辦公室工作人員要具備服務(wù)意識。

（一）對于辦公室管理制度要不斷完善

企業(yè)辦公室的工作比較煩瑣，實(shí)施精細(xì)化管理可以提高執(zhí)行力，發(fā)揮辦公室管理制度的指導(dǎo)作用和約束作用是非常必要的。將精細(xì)化管理滲入到工作的每一個流程當(dāng)中，還要對管理制度不斷補(bǔ)充修訂完善，才能提高辦公室管理質(zhì)量。具體的工作中，對于工作人員的崗位職責(zé)要明確，如果存在崗位職責(zé)分工模糊的問題，就要及時采取措施解決，做到企業(yè)中的每一件事情都有人監(jiān)管，每一件事情都有專門的人員負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)工作都落實(shí)到位[4]。對于工作流程要予以完善，制度要不斷跟進(jìn)，辦公室的各項(xiàng)工作都要做到流程化，但是要應(yīng)用靈活，不能被流程所制約，將煩冗的流程簡化，做到層層把控，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生。要明確工作目標(biāo)，嚴(yán)格按照上級公司的規(guī)章制度開展工作。

（二）將精細(xì)化管理考評機(jī)制建立起來

對于辦公室工作實(shí)施精細(xì)化管理，要建立科學(xué)、合理的績效考核評價體系，形成比貢獻(xiàn)、重業(yè)績的激勵和約束機(jī)制，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)經(jīng)營管理目標(biāo)順利完成?？冃Э己俗裱怀隹冃А⒖茖W(xué)合理、權(quán)責(zé)對等、客觀公正原則。要充分利用績效考核機(jī)制，使得辦公室工作在公平、公正的環(huán)境中運(yùn)行，對于企業(yè)各項(xiàng)工作的順利展開起到促進(jìn)作用。辦公室績效考評機(jī)制的建立，要采用定性分析和量化處理的評估機(jī)制，使得辦公室人員的考核工作有效展開[5]。具體的工作中，需要將精細(xì)化管理考核機(jī)制建立起來，在制定考核條例的時候，要發(fā)揮其激勵作用，合理運(yùn)用獎懲機(jī)制，通過辦公室考核機(jī)制，增強(qiáng)員工的工作積極性，各項(xiàng)工作都能夠有效落實(shí)。對于考核機(jī)制實(shí)施精細(xì)化管理，要以精細(xì)為原則，使得考核的結(jié)果準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)偏頗的問題，或者產(chǎn)生錯誤的結(jié)果。對于考核的結(jié)果公示，接受企業(yè)全員的監(jiān)督。實(shí)施精細(xì)化管理考核機(jī)制，要將考評所獲得的結(jié)果與工作人員的績效相結(jié)合，還要與職務(wù)晉升掛鉤，將辦公室工作人員的積極性真正意義地激發(fā)起來[6]。

（三）辦公室的管理觀念要不斷更新

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)需要面臨激烈的競爭，特別是新興產(chǎn)業(yè)涌現(xiàn)出來，企業(yè)管理模式也要推陳出新，加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理是非常必要的。現(xiàn)在，各種新穎的辦公室工作模式出現(xiàn)，對于辦公室的發(fā)展起到促進(jìn)作用，使得辦公室的管理水平有所提高，讓辦公室的管理工作穩(wěn)定有序展開，工作由繁雜變得秩序化、規(guī)范化。新的管理方式可以讓工作人員有更好的空間，工作人員的積極性被調(diào)動起來。企業(yè)的運(yùn)營中會受到諸多因素的影響，辦公室每天需要處理的事情紛繁復(fù)雜，而且臨時性工作很多，員工要將這些事情及時準(zhǔn)確地處理好，就要對工作有較強(qiáng)的認(rèn)知力，對于工作細(xì)節(jié)要落實(shí)到位，看似微不足道的工作，如果疏忽了，很有可能會造成嚴(yán)重的后果。為了將企業(yè)的各項(xiàng)工作落實(shí)到位，需要辦公室工作人員有良好的責(zé)任意識，要樹立整體、大局意識，對于各項(xiàng)工作都要從全局出發(fā)分析并解決。工作人員對于每一項(xiàng)工作都要有認(rèn)真的態(tài)度，避免產(chǎn)生失誤。另外，辦公室工作人員要強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理，所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”，所以，細(xì)節(jié)是不可忽視的，這就要求辦公室工作人員要有端正的工作態(tài)度和敬業(yè)精神，細(xì)節(jié)源于態(tài)度，態(tài)度決定一切。在平時工作中，辦公室工作人員要以身作則，用心工作，重視細(xì)節(jié)理念。細(xì)微之處見精神。對于細(xì)節(jié)認(rèn)真對待，將微不足道的小事做到位，足以見得工作人員對于本職工作所持有的態(tài)度，也更能夠展現(xiàn)工作水平。

（四）辦公室工作人員要具備服務(wù)意識

辦公室的工作人員要具備服務(wù)意識，要把優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和內(nèi)外協(xié)調(diào)作為辦公室的重要抓手，要充分發(fā)揮好辦公室的協(xié)調(diào)保障能力，遇到需要多個部門解決的事項(xiàng)要主動牽頭抓總，主動協(xié)調(diào)。同時辦公室也要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，充分發(fā)揮好參謀助手的服務(wù)職能。另外辦公室也要為基層服好務(wù)，充分發(fā)揮辦公室專業(yè)線管理和溝通職能。能夠?yàn)榛鶎犹峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語

通過上面的研究可以明確，精細(xì)化管理工作在企業(yè)辦公室工作中發(fā)揮著重要的作用，精細(xì)化管理工作是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)的工程，企業(yè)辦公室要結(jié)合本企業(yè)實(shí)際建立適合自身發(fā)展的精細(xì)化管理長效機(jī)制，把精細(xì)化管理與辦公室各項(xiàng)工作融合在一起，切實(shí)提高辦公室工作管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]代華.國有企業(yè)辦公室行政工作精細(xì)化管理探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019 （15）：25-26.

[2]葛留濤.推進(jìn)精細(xì)化管理 提升辦公室工作效能[J].經(jīng)營者，2019，33 （10）：87-88.

[3]王桂芝.淺析新形勢下辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)與對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018 （18）：294-294.

[4]吳芳.淺析辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)與應(yīng)對策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，291 （10）：41-41.

[5]翁方瑋.推行精細(xì)化管理全面提升辦公室服務(wù)水平[J].勞動保障世界，2018 （05）：45-45.

[6]曹峰.基于精細(xì)化管理視角下的辦公室后勤管理研究[J].中外企業(yè)家，2019 （25）：74-75.

[7]龐麗.推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理全面提升工作整體水平[J].鋒繪，2018 （05）：196-196.

作者簡介：李鮮敏（1976-），女，漢族，河北滄州人，本科，政工師，研究方向：辦公室管理。