大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

白華　劉瀟

摘 要 互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給社會帶來了極大的變化，同時給人們的生活也帶來了極大的便利?；ヂ?lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用意味著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)背景下很多有關(guān)數(shù)據(jù)的管理也變得更加便利。對于高校來說，檔案管理在高校的一些決策部署中起著非常重要的作用，但是高校的檔案數(shù)量龐大、類型各異，僅僅通過紙質(zhì)化的檔案管理，并不能為高校提供高效的服務(wù)。那么在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校可以勇于挑戰(zhàn)、創(chuàng)新檔案管理模式，方便提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代背景下 高校檔案管理模式 變革和優(yōu)化

中圖分類號：G647.24文獻標識碼：A

0引言

近年來計算機技術(shù)高速發(fā)展，相應(yīng)的也會有很多數(shù)據(jù)產(chǎn)生，大數(shù)據(jù)時代難免會對管理數(shù)據(jù)產(chǎn)生一定的影響。而高校檔案管理也屬于數(shù)據(jù)的一種，在學(xué)校工作中是非常重要的。但是由于一直遵循原有的檔案管理模式，管理效率不斷下降。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校應(yīng)該創(chuàng)新原有的檔案管理模式，對它進行變革和優(yōu)化。大數(shù)據(jù)時代背景下，高校進行檔案管理模式的變革和優(yōu)化，既是一種機遇，也是一種挑戰(zhàn)，高校應(yīng)該把握住這種機會，提高管理效率。

1高校檔案管理模式的現(xiàn)狀

1.1不能有效利用檔案資源

檔案管理的價值是對檔案信息進行開發(fā)再利用，當前高校對于檔案信息的綜合整理和開發(fā)還相對缺乏。隨著時間的變化，高效的檔案信息也在逐年增加，然而這些信息得不到優(yōu)化整理和挖掘開發(fā)，這使得其中的一些檔案不能發(fā)揮其有用的價值。一方面是由于傳統(tǒng)觀念導(dǎo)致檔案信息得不到有效利用，另一方面也是由于管理人員技術(shù)的欠缺以及設(shè)備的缺乏。

1.2檔案資源的接收以被動為主

要建立檔案資源管理體系，首先就是檔案資源的接收，高校的各部分將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成電子版之后，將材料移交給檔案管理部門進行歸納整理。但是對于檔案管理部門來說，對于檔案資源的接收以被動為主，這種工作方式是存在局限性的。檔案管理人員應(yīng)該主動去征集一些檔案資源，改變自己的傳統(tǒng)思維，在用到數(shù)據(jù)的時候才能發(fā)揮有效作用。

1.3檔案資源的保管以實物為主

很長一段時間以來，高效的檔案管理都是以具體實物為主的。近些年來，在大數(shù)據(jù)時代背景下，很多高校提倡建立電子檔案。但是由于資源數(shù)量巨大，檔案管理人員數(shù)量有限，對于將實體資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的工作比較緩慢，還是有很大一部分檔案資源沒有轉(zhuǎn)化為電子版。

2大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

2.1更新檔案管理理念

信息技術(shù)的應(yīng)用在各行各業(yè)已經(jīng)成為了普遍現(xiàn)象，高校檔案管理也要緊跟現(xiàn)代化的步伐，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新檔案管理模式。在此之前檔案管理有一定的系統(tǒng)模式，要想對檔案管理模式進行變革和優(yōu)化，首先要宣傳新型檔案管理理念，讓管理人員感受到數(shù)據(jù)化對于管理工作的作用。

2.2完善檔案管理服務(wù)體系

在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們對于數(shù)據(jù)的需求有所增多，高校應(yīng)當加快檔案資源的開放進程?，F(xiàn)在的時代也有所不同，人們要求信息公開化，想從答案中得到更多有效的信息。高校檔案部門要創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，不斷完善檔案管理服務(wù)體系，讓人們對于數(shù)據(jù)的需求能夠得到滿足。

2.3推進檔案管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校要提高檔案管理水平和服務(wù)效率，就要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？茖W(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，產(chǎn)品更新?lián)Q代速度非?？?，學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施在一段時間之后已經(jīng)走到了淘汰的邊緣。因此高校應(yīng)當投入資金加大對于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也要加快檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)。在建設(shè)過程中，有可能會出現(xiàn)一些技術(shù)方面的難題，在這個時候高校也可以聘請一些技術(shù)人員，讓他們對于本校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作予以指導(dǎo)。

2.4建立檔案安全保障系統(tǒng)

信息安全是檔案管理的重要工作，將紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)換成電子版之后，對于檔案的保護方式也進行了改變。在原先固有的傳統(tǒng)保護模式下，還應(yīng)當具有網(wǎng)絡(luò)安全意識，要加強對于網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)。要定期對管理系統(tǒng)進行維護，也可以聘用專業(yè)的技術(shù)人員及時的對一些安全隱患進行補救。

2.5加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代背景下，對于檔案管理人才提出了新的要求，他們要對信息技術(shù)具備基本的處理能力。高?？梢哉心家慌哂袑I(yè)技術(shù)的管理人才，同時也要加強對原有管理人員的培訓(xùn)，提高他們的理論水平和技術(shù)水平。高校要重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)，為檔案管理提供可靠保障。

3結(jié)論

隨著時代的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的應(yīng)用普及，互聯(lián)網(wǎng)影響著人們的工作和生活。在數(shù)據(jù)時代背景下，對我們生活的各個方面都產(chǎn)生了一定的影響，同時對高校檔案管理也提出了新的要求。高校要加速推進傳統(tǒng)檔案管理模式的變革和優(yōu)化，重新規(guī)劃工作流程，讓檔案管理人員從龐大的檔案信息當中解脫出來，讓他們有更多的精力專注于自己的研究工作。將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到高校檔案管理中來，極大的提高了辦事效率，也節(jié)省了一定的人力和物力。

參考文獻

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