淺析基于泛美文化下的辦公室效能提升

李德均

[摘 要] 辦公室屬于學(xué)校運(yùn)行的綜合性部門(mén)，承載著服務(wù)“至上”、參謀“優(yōu)先”、協(xié)調(diào)“關(guān)鍵”的重要職能，是學(xué)校運(yùn)行與發(fā)展的記事簿。四川泛美教育集團(tuán)“傳承善與美德，傳遞愛(ài)與快樂(lè)”賦予了在企業(yè)運(yùn)行模式下的院校運(yùn)行文化精神，希望教職員工成為享受教育的人。辦公室作為窗口服務(wù)單位，員工需不斷提升個(gè)人能力，切實(shí)“做好自己，成為精英”。本文淺析基于泛美文化下的辦公室人員能力素質(zhì)培養(yǎng)的內(nèi)容與方式，提高辦公室工作效能。

[關(guān)鍵詞] 泛美文化；辦公室；效能

泛美教育集團(tuán)以“用心去工作，用愛(ài)去教育”給教職員工做了明確要求，并在“服務(wù)員、導(dǎo)師、戰(zhàn)友、家人”四位一體的文化引領(lǐng)下建設(shè)隊(duì)伍，形成獨(dú)特的不可復(fù)制的發(fā)展路徑。在新形勢(shì)下，辦公室可以是橋梁，是紐帶，是信息中心，是檔案館等，仍需深化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化文化與科技意識(shí)，推進(jìn)精細(xì)、高效管理意識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)“窗口”單位的職能。

一、認(rèn)清辦公室的性質(zhì)與職能定位

泛美文化之“認(rèn)清形勢(shì)，低頭拉車(chē)，抬頭看路”。要求認(rèn)清辦公室的性質(zhì)與職能，才能在低頭拉車(chē)的同時(shí)抬頭看路，優(yōu)化工作模式，找準(zhǔn)工作目標(biāo)，發(fā)揮工作職能。

（一）辦公室工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)

一是體現(xiàn)在綜合性。辦公室工作內(nèi)容的內(nèi)涵與外延都很廣，主要體現(xiàn)在資料、信息、人事、經(jīng)費(fèi)、會(huì)務(wù)、行文、檔案、調(diào)查研究等綜合業(yè)務(wù)辦理。

二是體現(xiàn)在樞紐性。樞紐是發(fā)生工作關(guān)系的中心環(huán)節(jié)，主要體現(xiàn)在上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右，保障工作要求精確下達(dá)與有效落實(shí)。

三是體現(xiàn)在服務(wù)性。服務(wù)是辦公室工作的天性，也是工作考核的基本屬性。工作人員應(yīng)將服務(wù)質(zhì)量的高低、服務(wù)對(duì)象的滿(mǎn)意、服務(wù)創(chuàng)新的探索等內(nèi)容納入業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的核心數(shù)據(jù)，從理念上將“管理”與“服務(wù)”有機(jī)整合。

四是體現(xiàn)在輔助性。辦公室承擔(dān)著秘書(shū)的工作，兼任著輔助管理的職責(zé)。

五是體現(xiàn)在保密性。辦公室是學(xué)校運(yùn)行的信息中心，各級(jí)各類(lèi)資源都會(huì)匯總于此，需要我們的工作人員嚴(yán)格保密，謹(jǐn)言慎行[1]。

（二）辦公室工作職能認(rèn)識(shí)

一是秘書(shū)的職能。辦公室工作人員是學(xué)校工作的運(yùn)行秘書(shū)，是校領(lǐng)導(dǎo)的行政秘書(shū)，是教職員工的生活秘書(shū)。

二是參謀的職能?！爸\事在人，成事在天”，做好參謀是基本職能。辦公室人員沒(méi)有建設(shè)性的思考與作為，埋頭于等待工作與指令，類(lèi)似于稻草人或錄音筆。履行參謀的職責(zé)，拔高角色意識(shí)，才是真正發(fā)揮辦公室的工作職能。

三是管理的職能。辦公室工作需協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)校運(yùn)行管理，做好機(jī)制建設(shè)與完善，監(jiān)督各單位落實(shí)，形成管理評(píng)價(jià)所需的基本材料。

四是培訓(xùn)的職能。辦公室對(duì)教職員工承載著培訓(xùn)的職能，是文化傳遞的中堅(jiān)力量。通過(guò)對(duì)招聘、入職培訓(xùn)、過(guò)程培訓(xùn)等方面有效開(kāi)展培訓(xùn)業(yè)務(wù)，搞好團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

五是溝通的職能。以辦公室為樞紐，將暴露問(wèn)題的力度、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)、制度文件的審核與完善、部門(mén)之間信息的傳遞等內(nèi)容集中處理，實(shí)現(xiàn)行政辦公高效率。

六是服務(wù)的職能。辦公室要構(gòu)建綜合服務(wù)保障體系，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。辦公室雖然是行政辦公室，但一定要建設(shè)成有溫度、有星級(jí)的服務(wù)型辦公室[2]。

二、現(xiàn)階段辦公室工作的問(wèn)題解析

現(xiàn)就辦公室工作容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行剖析研究，優(yōu)化工作效能。

（一）比照泛美文化“我們占領(lǐng)不了思想高地，是干不成大事業(yè)的”

一是認(rèn)識(shí)思想的問(wèn)題。辦公室存在依附性思想，辦領(lǐng)導(dǎo)之任務(wù)、做常規(guī)之事務(wù)、避創(chuàng)新之義務(wù)。做事僵化，聽(tīng)命行之，工作的主觀能動(dòng)性大打折扣。認(rèn)為辦公室就是從屬性工作，開(kāi)拓性與創(chuàng)造性失之交臂。

二是學(xué)習(xí)思想的問(wèn)題。沒(méi)有學(xué)習(xí)，就不會(huì)有思考；沒(méi)有思考，就不會(huì)有思想；沒(méi)有思想，就不會(huì)有作為。

三是目標(biāo)思想的問(wèn)題。目標(biāo)思想主要存在于對(duì)工作的意識(shí)驅(qū)使，“瑣碎”成為辦公室工作的代言，沒(méi)有形成戰(zhàn)略意識(shí)，從而將工作業(yè)績(jī)與事業(yè)發(fā)展相剝離，久而久之成為沒(méi)有遠(yuǎn)大目標(biāo)的“瑣碎人”。

（二）比照泛美文化“真正要對(duì)這個(gè)社會(huì)負(fù)起責(zé)任的人，要有擔(dān)當(dāng)?shù)木?，要不斷?chuàng)新”

一是責(zé)任感的問(wèn)題。辦公室存在責(zé)任意識(shí)薄弱，弱化工作職能，層級(jí)觀念影響工作推進(jìn)，致使工作出現(xiàn)慵懶局面。

二是擔(dān)當(dāng)?shù)膯?wèn)題。擔(dān)當(dāng)精神是每個(gè)人都應(yīng)該具備的基本品質(zhì)。面對(duì)學(xué)校發(fā)展，存在不是事、躲事情、少擔(dān)責(zé)、怕?lián)?zé)的意識(shí)，造成人為的溝通無(wú)效。

三是創(chuàng)新的問(wèn)題。辦公室應(yīng)著重創(chuàng)新員工培訓(xùn)、創(chuàng)新服務(wù)保障、創(chuàng)新為學(xué)校發(fā)展出謀劃策、創(chuàng)新管理協(xié)調(diào)、創(chuàng)新品牌宣傳等機(jī)制，扭轉(zhuǎn)辦公室“板正”形象[3]。

（三）比照泛美文化“作為搞教育的領(lǐng)導(dǎo)干部必須是一個(gè)通才”

學(xué)校發(fā)展是全員參與的大事，員工進(jìn)行通才培養(yǎng)是泛美文化的必然要求，是實(shí)現(xiàn)作業(yè)的有效途徑。

一是辦公能力的問(wèn)題。辦公室工作人員并非全部是專(zhuān)業(yè)出身，辦公能力素質(zhì)構(gòu)成如公文寫(xiě)作、信息處理、檔案管理等能力需專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。

二是管理能力的問(wèn)題。強(qiáng)化人人是管理者、人人是參與者的思想，通過(guò)提升個(gè)人管理能力達(dá)到提升團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)能力。

三是組織能力的問(wèn)題。組織能力提升有助于辦公室工作高效、快捷地完成，從語(yǔ)言、文字中均可以表達(dá)。

三、全面提升辦公室工作效能的舉措

（一）全力創(chuàng)新

一是創(chuàng)新工作方法。方法永遠(yuǎn)比困難多，練就眼觀六路耳聽(tīng)八方的本事，能夠快捷敏銳地進(jìn)行困難剖析、方法選擇。選擇創(chuàng)新，全力創(chuàng)新，是提高效率的必然選擇。

二是創(chuàng)新職責(zé)定位。狹義的辦公室職責(zé)已不再適合當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，綜合辦公室成為新的功能定義。需要?jiǎng)?chuàng)新的結(jié)合基礎(chǔ)工作職責(zé)擴(kuò)大職能，解決別人難辦、別人未辦的事宜。

三是創(chuàng)新服務(wù)方式。服務(wù)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是滿(mǎn)足客戶(hù)需求，提高客戶(hù)感官體驗(yàn)舒適度。隨著科技的發(fā)展，辦公室可通過(guò)大數(shù)據(jù)、新媒體將引進(jìn)、培訓(xùn)、發(fā)展等關(guān)乎員工切身利益的事情，創(chuàng)新形成有機(jī)的綜合保障服務(wù)機(jī)制，有效促進(jìn)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。

（二）全力參謀

一是勤于思善于謀，做一名高智商參謀。勤于思考是發(fā)揮參謀作用的重要內(nèi)容，思考有序、思考有方、思考到位才能有價(jià)值。遇到任務(wù)先做調(diào)查研究與對(duì)比，做好預(yù)見(jiàn)性思考、超前性設(shè)計(jì)、可行性驗(yàn)證。

二是綜合協(xié)調(diào)，有序推進(jìn)，落實(shí)到位。妥善協(xié)調(diào)，保障工作有序推進(jìn)，做到事事有回音，項(xiàng)項(xiàng)有交代，件件有落實(shí)。

（三）全力比拼

一是要勤于學(xué)習(xí)。摒棄辦公室 “打雜”的糟糕思想，學(xué)習(xí)是人的一種生存方式，也是一種發(fā)展方式，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)才能不被時(shí)代所拋棄。沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)與高度，就不能成為“窗口”單位的代言，更不要談培訓(xùn)與管理。

二是要建立服務(wù)品牌。既然是服務(wù)部門(mén)，就應(yīng)該體現(xiàn)高質(zhì)量的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與理念，建立符合本部門(mén)的服務(wù)品牌，獲取良好的服務(wù)評(píng)價(jià)。急人所急，辦人所托，利己利他。

三是要提升個(gè)人能力。個(gè)人能力素質(zhì)提升關(guān)系部門(mén)工作效能，全面提升自己的角色站位、作風(fēng)修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力等內(nèi)容顯得極為重要[4]。

（四）全力奮斗

一是要勤于提筆。勤于提筆是做大事的第一步，是融思想與行為的結(jié)合。

二是要任勞任怨。守得住寂寞與艱辛，煉就堅(jiān)強(qiáng)意志。樂(lè)于奉獻(xiàn)，共創(chuàng)傳奇，鑄就大我思想。

三是要立志修德?；A(chǔ)工作到位不離位，管理工作到位不越位，執(zhí)行工作服從而不盲從。樹(shù)立遠(yuǎn)大志向，發(fā)揮超強(qiáng)戰(zhàn)斗力。

辦公室工作任重道遠(yuǎn)，科學(xué)、規(guī)范、高效、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)是永恒的主題詞。作為企業(yè)運(yùn)行的中樞神經(jīng)，應(yīng)全力在真抓實(shí)干、謀略有術(shù)、效率第一、服務(wù)至上、創(chuàng)新有措等方面實(shí)現(xiàn)突破，以先進(jìn)的文化理念、思想認(rèn)識(shí)來(lái)武裝頭腦，以不斷提升業(yè)務(wù)能力為職責(zé)，以?xún)?yōu)化服務(wù)質(zhì)量為己任，真正發(fā)揮個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張浩.新編辦公室主任必備全書(shū).光明日?qǐng)?bào)出版社，2003.

[2]孫昌增.把握關(guān)鍵環(huán)節(jié) 提高高效辦公室工作效率.辦公室業(yè)務(wù)，2009（08）.

[3]李曉丹.大型企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新與實(shí)踐.廣東科技，2011，4.

[4]褚春雨.新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作探究.科技與生活，2010.14.

[作者單位]

四川西南航空職業(yè)學(xué)院，四川 成都