淺析新形勢(shì)下如何做好財(cái)政局檔案管理工作

葛鑫

【摘要】伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，財(cái)政局管理的檔案數(shù)量越來越多，種類也明顯增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式略顯滯后，也暴露出不少問題。為此，本文就財(cái)政局檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并探討解決之道，以期進(jìn)一步提高檔案管理效率。

【關(guān)鍵詞】財(cái)政局;檔案管理;問題;對(duì)策

財(cái)政局在社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)中扮演著重要角色，而檔案管理屬于財(cái)政局的重要工作之一，對(duì)推動(dòng)財(cái)政局的深入建設(shè)與規(guī)范化管理有著積極的作用。然而長(zhǎng)期以來，檔案管理工作得不到足夠的重視，加之工作方式滯后等原因使得檔案管理水平得不到有效提升?；诖?，本文就如何提高財(cái)政局檔案管理工作效率進(jìn)行探討。

一、財(cái)政局檔案管理存在的不足

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏重視。檔案作為財(cái)政局發(fā)展進(jìn)程中形成的寶貴財(cái)富，記錄著財(cái)政局在發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，必須認(rèn)真保管以便后續(xù)利用。但從實(shí)際情況看，不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，將檔案管理等同于對(duì)文件資料的收集保管，并未意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)本單位的重要性。由于檔案管理工作處于可有可無的尷尬境地，檔案管理效率自然不高，表現(xiàn)為檔案資料不健全，調(diào)取檔案速度遲緩等。

（二）缺乏健全的檔案管理制度作支撐。目前財(cái)政局所沿用的檔案管理制度是多年前制定的，符合當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展以及財(cái)政工作的需要。然而伴隨著社會(huì)環(huán)境的巨變，財(cái)政局的工作內(nèi)容發(fā)生了很大的變化，在此背景下，若仍依據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理制度開展工作，跟不上時(shí)代發(fā)展的需求，若按照現(xiàn)有的制度辦事，又無法獲得較好的執(zhí)行效果。

（三）檔案管理硬件設(shè)施有待改進(jìn)。隨著信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在人們生活中得到了廣泛的應(yīng)用。目前，檔案信息化建設(shè)早已展開，也取得了不錯(cuò)的成效，極大提升了檔案管理的時(shí)效性。但在一些基層財(cái)政局中，仍沿用著傳統(tǒng)手工管理的方式，由于資金不足，對(duì)檔案管理的投入偏少，難以更新硬件設(shè)施，信息化程度較低，不少管理人員仍習(xí)慣采用傳統(tǒng)人工管理的方式。這必然達(dá)不到大數(shù)據(jù)模式下的統(tǒng)一管理要求，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案利用效率有待提升。檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)是充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，然而現(xiàn)實(shí)當(dāng)中不少檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，仍坐等利用者上門查閱，缺少服務(wù)的主動(dòng)性。

二、新形勢(shì)下提高財(cái)政局檔案管理水平的措施

（一）高度重視，進(jìn)一步完善檔案規(guī)章制度。財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要意義，將其納入單位的重要議事議程中，圍繞單位實(shí)際建立健全相關(guān)檔案管理制度，提高本單位全體職工的檔案意識(shí)，讓各科室、部門積極配合好檔案部門做好文件資料的收集、整理工作。其中，要完善檔案查閱制度，明確分工，責(zé)任到人，統(tǒng)籌規(guī)劃。嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，凡是需外借的檔案資料必須由借方單位開具介紹信并由主管部門蓋章簽字。完善檔案存儲(chǔ)制度，對(duì)破損檔案進(jìn)行定期清理搶救，加強(qiáng)檔案歸類管理，保證檔案的完整性與真實(shí)性。

（二）加大投入力度，促使檔案管理現(xiàn)代化水平的提升?？h財(cái)政局檔案管理部門因?yàn)樽陨項(xiàng)l件的制約，檔案室的軟硬件設(shè)施仍有較大的優(yōu)化空間。其中，檔案部門未配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，或者使用的電腦與管理系統(tǒng)都比較陳舊落后，無法滿足現(xiàn)代化辦公的要求，辦公效率較低。為此，財(cái)政局應(yīng)加大對(duì)檔案管理的財(cái)力、物力、人力的投入，為檔案管理部門購置統(tǒng)一的電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)施，并引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)與應(yīng)用軟件，切實(shí)提升檔案管理的有效性與規(guī)范性，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。目前，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，專門針對(duì)檔案管理的應(yīng)用軟件不斷涌現(xiàn)，為此，財(cái)政局應(yīng)根據(jù)自身需要合理選擇相應(yīng)的軟件系統(tǒng)以滿足本單位檔案管理工作的需要。檔案資源要進(jìn)行掃描上傳，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)也要保管好紙質(zhì)原件檔案。針對(duì)部分秘密文件，工作人員在上傳與整理的過程中要注意保密，防范信息的泄露。借助計(jì)算機(jī)檢索、多媒體顯示等先進(jìn)手段提高檔案管理的自動(dòng)化程度。日常文件可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、組卷、主題詞自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目等功能。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，做好人才保障。任何工作的實(shí)施都需要人去實(shí)現(xiàn)，因此，員工的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力在很大程度上決定了工作質(zhì)量。為提高財(cái)政局檔案管理水平，必須配備一支服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、檔案技能嫻熟的管理人才隊(duì)伍。對(duì)于縣財(cái)政局來說，可從三方面加強(qiáng)人才建設(shè)。第一，重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過定期集中學(xué)習(xí)、專家講座等不同形式組織在職檔案人員參加學(xué)習(xí)。其中，要重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論、電腦操作技術(shù)以及檔案管理規(guī)章制度與法律法規(guī)，在提高檔案人員業(yè)務(wù)技能的同時(shí)也要增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)與法律意識(shí)。同時(shí)，全體在職檔案管理人員必須獲得計(jì)算機(jī)等級(jí)證書，具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，確保能夠正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展檔案信息化管理工作。第二，定期選派檔案部門的優(yōu)秀員工、業(yè)務(wù)骨干外出學(xué)習(xí)，可安排其到高校學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí)，或者到其他單位考察學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與做法。第三，目前，財(cái)政局不少檔案人員是非專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，檔案專業(yè)人員數(shù)量極少。為此，財(cái)政局應(yīng)重視對(duì)檔案專業(yè)人才的引進(jìn)，嚴(yán)格按照公平、公開、公正的原則從社會(huì)、高校招聘檔案專業(yè)人才，為現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍輸送新鮮的血液。

（四）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新財(cái)政局檔案服務(wù)機(jī)制。財(cái)政局檔案人員必須增強(qiáng)大局意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，將“要我服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙?wù)”，積極思考檔案資源的開發(fā)利用渠道，充分發(fā)揮檔案資源的有效價(jià)值，具體可從三方面抓起：第一，對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，在提供常規(guī)檔案查詢、借閱服務(wù)的基礎(chǔ)上還應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式，提供咨詢、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)傳輸、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)等多元化服務(wù)。第二，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，圍繞財(cái)政局各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)際以及檔案管理的需求，在現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)上創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。比如，為了讓利用者獲得更全面的檔案服務(wù)，檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的編研管理，共享檔案資源，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。第三，注重服務(wù)效果的創(chuàng)新。檔案管理的最終目的是為利用者提供檔案服務(wù)，讓檔案資源發(fā)揮出應(yīng)用的作用。在此過程中，應(yīng)注意檔案利用效果的反饋情況。財(cái)政局檔案部門可根據(jù)《查閱利用檔案登記表》統(tǒng)計(jì)分析檔案借閱利用者的相關(guān)信息以及檔案利用情況，總結(jié)分析檔案服務(wù)需求以及相關(guān)規(guī)律，把握好檔案資源的利用情況，更好地指導(dǎo)本局檔案資源的開發(fā)與利用工作。另外，財(cái)政局可加強(qiáng)與其他兄弟單位的檔案資源開發(fā)合作，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息資源的共享利用，提高檔案資源的利用率，更好地推動(dòng)本地財(cái)政事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作是財(cái)政局日常工作中的重要組成部分，對(duì)財(cái)政事業(yè)的發(fā)展有著積極的影響。新形勢(shì)下，檔案人員必須更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理技能。同時(shí)，財(cái)政局要高度重視這項(xiàng)工作，給予財(cái)力、物力、人力全方位的支持，健全檔案管理機(jī)制，逐步提高檔案管理水平，使檔案資源得到更好的開發(fā)與利用。

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