新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

舒燕

摘要：伴隨著我國社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位體制改革也在不斷的有序推進(jìn)，而在這個(gè)過程當(dāng)中，對于事業(yè)單位的辦公室檔案管理也應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展不斷的進(jìn)行探索創(chuàng)新，使得其工作的開展能夠更加貼合目前的社會新形勢，也同樣更加與不斷發(fā)展的事業(yè)單位內(nèi)部改革相契合，推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作都能夠有序的開展，讓高效化、合理化的辦公室檔案管理工作為事業(yè)單位的進(jìn)一步規(guī)范化發(fā)展提供更有效的助推力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室檔案管理;創(chuàng)新探索

引言

對于事業(yè)單位來說，辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，在目前激烈的市場競爭環(huán)境之下，推動(dòng)事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新可以有效的將事業(yè)單位當(dāng)中的檔案信息資源進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化，為事業(yè)單位的進(jìn)一步改革發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而就目前情況而言，我國企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作當(dāng)中仍舊存在著很多的問題，并沒有實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效整理并用，本文筆者就將針對新形勢下企事業(yè)單位如何推動(dòng)辦公室檔案管理工作進(jìn)一步創(chuàng)新作出相關(guān)論述。

一、目前我國事業(yè)單位辦公室檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題

（一）對檔案管理工作重視程度較低，管理機(jī)制不夠健全

雖然說檔案管理工作是企事業(yè)單位當(dāng)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，但是從目前我國事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r來看，很多事業(yè)單位對于單位內(nèi)部檔案管理的重視程度并不高，甚至有一些事業(yè)單位辦公室檔案管理工作這方面并沒有制定相關(guān)的嚴(yán)格工作管理流程，對于檔案管理工作部門相關(guān)工作并沒有作出明確的要求和規(guī)定，在對檔案文件進(jìn)行管理的過程當(dāng)中也沒有嚴(yán)格的管控機(jī)制，在一些工作過程當(dāng)中，甚至對檔案信息資料的相關(guān)來源以及真實(shí)性并沒有做出嚴(yán)格的核實(shí)，檔案文件的真實(shí)性和有效性難以得到保證。除此之外，對于日常的檔案文件收入以及后期的管理等方面也沒有一個(gè)全面科學(xué)的工作流程體系，這就非常容易造成工作混亂以及對檔案文件管理歸納不當(dāng)?shù)惹闆r的發(fā)生，這一系列的問題也從側(cè)面體現(xiàn)出我國企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作方面的管理機(jī)制還不夠健全，這就需要事業(yè)單位在新形勢下不斷的進(jìn)行檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，不斷的推動(dòng)單位內(nèi)部檔案管理工作朝著更加科學(xué)化、體系化的方向發(fā)展。

（二）檔案管理工作人員工作專業(yè)素質(zhì)能力較低

由于本身在事業(yè)單位發(fā)展過程當(dāng)中檔案管理工作沒有受到較高的重視，因此，也極容易出現(xiàn)相關(guān)的檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低這種情況的發(fā)生，一般來說，為了適應(yīng)社會形勢的發(fā)展，很多的高校已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理工作在事業(yè)單位甚至是一些企業(yè)當(dāng)中發(fā)展的重要性，因此，在院校的教育教學(xué)過程當(dāng)中會開設(shè)相關(guān)的專業(yè)課程來培養(yǎng)相關(guān)的按文件管理人才，這是目前高校你跟我國社會發(fā)展發(fā)的結(jié)果，但是由于在單位對檔案管理工作重視程度不夠，很多的相關(guān)專業(yè)人才并沒有流入到單位當(dāng)中，事業(yè)單位在進(jìn)行人才招聘的過程當(dāng)中，也往往缺乏對這一方面的考慮，就目前來說，很多檔案管理部門工作的員工都是沒有相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)，并且對如何進(jìn)行科學(xué)的檔案管理工作缺乏科學(xué)認(rèn)知，甚至在很多事業(yè)單位當(dāng)中，從事檔案管理的工作人員都是已經(jīng)退休的業(yè)單位被單位返聘之后所從事的一些工作，在這種情況之下，是很難實(shí)現(xiàn)新形勢下事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的創(chuàng)新改革的。

（三）檔案管理信息化程度較低

伴隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在越來越多的工作以及社會領(lǐng)域當(dāng)中被廣泛的應(yīng)用，極大的提高了工作效率，在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也已經(jīng)被應(yīng)用其中，但是就其應(yīng)用程度而言還是相對涉及的內(nèi)容較少的，一般來說都是應(yīng)用于檔案文件的登記和錄入當(dāng)中，沒有真正的利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)更加高質(zhì)量、高效率的工作，信息化程度還相對較低，并且在很多的事業(yè)單位當(dāng)中，對檔案文件的管理仍然采用傳統(tǒng)的只是管理方法，有沒有跟隨時(shí)代的進(jìn)步而創(chuàng)新工作方法。

二、如何實(shí)現(xiàn)形式應(yīng)是向事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新改革

（一）提高對檔案管理工作的重視程度建立完善的工作管理流程機(jī)制

想要實(shí)現(xiàn)新形勢下事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的創(chuàng)新改革，其中一個(gè)最首要的任務(wù)就是改變對檔案管理工作的態(tài)度，提升對其重視程度，意識到檔案管理工作對于單位發(fā)展的重要性，同時(shí)應(yīng)當(dāng)制定更加完備科學(xué)的管理工作規(guī)章規(guī)范以及相關(guān)工作要求，檔案管理工作人員能夠依照相關(guān)工作章程開展管理工作，同時(shí)，為了防止在檔案管理程當(dāng)中出現(xiàn)檔案文件資料的混亂，應(yīng)當(dāng)建立更加細(xì)致完整的工作流程，從檔案文件的收入再到最終的管理都有一個(gè)規(guī)范明確的工作流程，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)規(guī)定好在進(jìn)行檔案調(diào)過程當(dāng)中的相關(guān)流程，嚴(yán)格按照規(guī)章制度，來開展工作，這樣一來，既可以更好的落實(shí)責(zé)任制度，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)更加科學(xué)化、規(guī)范化的檔案文件的管理，對于任何一項(xiàng)工作來說，嚴(yán)格細(xì)致的工作流程規(guī)定以及章程規(guī)范都是必不可少的，這是對工作權(quán)利的一種平衡，也是對工作人員的一種制約。

（二）利用專業(yè)素質(zhì)較高的人才來推動(dòng)企業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新改革

人才是實(shí)現(xiàn)工作高質(zhì)量展開的基礎(chǔ)，想要在新形勢下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，重要的是在于對專業(yè)工作人才的重視，對于已經(jīng)在事業(yè)單位管理工作部門工作的對本單位的相關(guān)檔案文件有所了解的一些有經(jīng)驗(yàn)的員工，事業(yè)單位可以進(jìn)行相關(guān)的以工作培訓(xùn)，讓這些員工可以更為系統(tǒng)更為專業(yè)的了解到檔案管理工作的相關(guān)理論知識，提高自身的工作能力。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)面向社會招收相關(guān)的專業(yè)人才，打造更加高素質(zhì)高能力的工作人才團(tuán)隊(duì)，面向社會招收的相關(guān)的專業(yè)人才往往具有更加體系化的檔案管理的相關(guān)這是理論，同時(shí)也更加了解目前社會上一些新的檔案管理工作的工作方法，這些都可以為事業(yè)單位的檔案管理工作注入新的活力與生機(jī)。

（三）用推動(dòng)檔案管理工作信息化提升工作效率及工作質(zhì)量

將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及到工作當(dāng)中，已經(jīng)成為了目前我國社會發(fā)展的必然趨勢，想要順應(yīng)社會新形勢的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新改革，那么推動(dòng)管理工作的信息化就是必不可少的一部分，檔案管理工作部門除了在檔案文件收入的過程當(dāng)中利用和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案登記之外，可以建立事業(yè)單位內(nèi)部的信息系統(tǒng)，將單位員工在日常工作當(dāng)中會用到的一些檔案資料以及不具有保密性的相關(guān)檔案文件等錄到信息庫當(dāng)中，可以供相關(guān)的工作人員在需要的時(shí)侯利用單位內(nèi)部的信息庫進(jìn)行相關(guān)的調(diào)看查閱，同時(shí)在這個(gè)過程當(dāng)中也實(shí)現(xiàn)了檔案調(diào)閱的電子化信息化登記，除此之外，一些保密性較高的檔案文件來說可以在信息庫當(dāng)中實(shí)現(xiàn)加密，在出示相關(guān)的調(diào)閱證明以及身份信息驗(yàn)證之后才可以進(jìn)行相關(guān)的借閱，同時(shí)利用電子監(jiān)控系統(tǒng)將檔案管理部門當(dāng)中的紙質(zhì)的檔案文件進(jìn)行監(jiān)控保護(hù)，防止重要的檔案文件被盜竊損壞。

三、總結(jié)

在目前我國社會發(fā)展的新形勢之下，檔案管理工作的重要性正在被越來越多的單位及企業(yè)認(rèn)識到，因此，不斷的實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新改革，提升檔案管理工作開展的質(zhì)量就成為了一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，對事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案文件進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理保存，不僅僅體現(xiàn)了事業(yè)為內(nèi)部工作運(yùn)行的有序性，同時(shí)也為事業(yè)單位更加健康更加長遠(yuǎn)的發(fā)展奠定了重要的基礎(chǔ)。

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