科學事業(yè)單位智能財務(wù)報銷模式探討

張建欣

摘要：人工智能正在改變著當今世界，未來十年是智能技術(shù)有史以來發(fā)展最為迅猛的時期。對財務(wù)行業(yè)而言，智能財務(wù)、智慧財務(wù)不斷涌現(xiàn)，財務(wù)及會計領(lǐng)域也勢必將經(jīng)歷一場大的變革。本文以科學事業(yè)單位為例，分析當今報銷模式存在的問題，探討人工智能時代的財務(wù)報銷模式，以提高財務(wù)信息的準確性和及時性，提升財務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促使財務(wù)人員自我升級。同時，受限于會計檔案管理的要求，智能財務(wù)報銷也面臨一定的困難和挑戰(zhàn)，但終將隨著電子發(fā)票等電子票據(jù)的廣泛應(yīng)用而得到解決，智能財務(wù)報銷必然成為未來報銷新模式。

關(guān)鍵詞：人工智能；科學事業(yè)單位；財務(wù)報銷

一、引言

2016年7月，中共中央辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號文），要求堅持“放、管、服、落”結(jié)合，簡政放權(quán)，為科研人員松綁。但是，科研經(jīng)費報銷等事務(wù)性工作仍占據(jù)了科學家大量精力和時間，影響了科學家潛心從事科學研究。

在這一背景下，隨著人工智能在財務(wù)領(lǐng)域的運用，智能財務(wù)報銷模式就有了其形成和發(fā)展的必然性。智能財務(wù)報銷將利用信息化手段，實現(xiàn)智能報銷、審核、付款、記賬等全流程電子化，不僅能夠解放科研人員，還能使財務(wù)人員逐漸脫離基礎(chǔ)性、重復(fù)性的日常工作，向管理會計轉(zhuǎn)型，提高所在單位的財務(wù)管理水平，為科研人員提供更好的財務(wù)服務(wù)。

二、當今財務(wù)報銷模式中存在的問題

幾千年來，我國會計核算和財務(wù)管理一直是以算盤為代表的手工會計，直到1979年在財政部的支持和直接參與下，才出現(xiàn)了第一個會計電算化試點企業(yè)。后來隨著計算機的普及，電算化會計軟件實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，提升了會計核算的計算速度，增強了存儲能力，這是對手工會計的高度仿真——把賬簿變成了屏幕，把算盤變成了鍵盤，逐步形成了以會計電算化為代表的核算型財務(wù)系統(tǒng)。

基于會計電算化的財務(wù)報銷模式，一般包括排隊取號報銷、收單式報銷、投遞式報銷、網(wǎng)上報銷等形式，不同的報銷形式各有特色和優(yōu)勢，但都存在相同的問題。

（一）財務(wù)報銷時間長、效率低

財務(wù)審核工作是財務(wù)部門重要的基礎(chǔ)性工作之一，而隨著我國科研事業(yè)迅猛發(fā)展，科研經(jīng)費投入不斷增加，各類經(jīng)費根據(jù)資金來源確定資金用途，給財務(wù)審核工作帶來不小的挑戰(zhàn)。財務(wù)人員不僅每天要審核大量的原始憑證，還需要對業(yè)務(wù)流程進行審核，同時要隨時解答和講解各種報銷業(yè)務(wù)中存在的問題，審核完成后還要進行賬務(wù)處理，保障科研經(jīng)費使用準確的會計科目進行記錄和反映。如此快節(jié)奏且出錯率高的工作給財務(wù)人員帶來了巨大的工作壓力。

此外，報銷人員填制每張原始憑證后還要根據(jù)業(yè)務(wù)類型及金額進行線下層層審批，當財務(wù)人員接到報銷憑證后，若審核通過，則直接進入財務(wù)付款流程；若審核未通過，還要退回報銷人進行修改。在這個反復(fù)的過程中，占用了報銷人員大量的工作時間，顯然這種方式不利于科研業(yè)務(wù)有序發(fā)展，整個財務(wù)報銷工作消耗人力成本高、單據(jù)處理效率低。

（二）財務(wù)信息質(zhì)量不高

目前的財務(wù)報銷工作主要是依靠財務(wù)人員根據(jù)自己的財會專業(yè)知識逐筆人為判斷來完成，因此人為因素影響是肯定存在的。不同的財務(wù)人員審核同一報銷單據(jù)也會由于個人經(jīng)驗等問題而產(chǎn)生不同的結(jié)果，當然也存在判斷失誤等問題，導致財務(wù)信息質(zhì)量不高。而且現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)無法形成完全電子化的會計資料，對科研管理的支撐能力、支持效率和便利化程度不夠。同時，財務(wù)報銷由于存在人為因素影響，存在一定的審計風險。

三、人工智能在財務(wù)報銷領(lǐng)域的應(yīng)用

2017年7月，國務(wù)院印發(fā)《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，提出了面向2030年我國新一代人工智能發(fā)展的指導思想、戰(zhàn)略目標，將人工智能的發(fā)展推向新高度。財務(wù)機器人的出現(xiàn)，使得人工智能在財務(wù)報銷領(lǐng)域的應(yīng)用變成現(xiàn)實，已經(jīng)有少數(shù)企業(yè)走上了初級人工智能應(yīng)用之路，科學事業(yè)單位在這方面的創(chuàng)新和實踐也進入起步階段。

（一）智能財務(wù)報銷模式新思路

1.智能財務(wù)報銷模式的構(gòu)建

智能財務(wù)報銷模式是指通過智能化設(shè)備，如智能手機、掃描儀等，將原始票據(jù)拍照或掃描成電子版資料，同時自動提取和識別原始票據(jù)上的所有完備信息，并生成可用的結(jié)構(gòu)化票據(jù)元數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為會計核算所需的信息化格式，自動生成報銷單并計算金額，通過智能化設(shè)備直接提交進入下一審批環(huán)節(jié)。各級審批人可通過智能化設(shè)備，隨時隨地查看待審批單據(jù)，包括發(fā)票、附件等材料，并進行線上審批。

2.自動付款及生成財務(wù)憑證

利用銀企互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)自動付款。銀企互聯(lián)系統(tǒng)是指單位財務(wù)報銷軟件與銀行之間建立的鏈接平臺，為雙方提供資金數(shù)據(jù)的聯(lián)接并實現(xiàn)即時的資金交易。簡單來說，對于業(yè)務(wù)流程短、審批簡單的報銷單據(jù)，財務(wù)人員可通過設(shè)置量化規(guī)則實現(xiàn)智能審核，審核完成后，直接將報銷金額匯款到報銷人填寫的相應(yīng)的賬戶中，實現(xiàn)自動付款，而不需要財務(wù)人員登錄單位網(wǎng)銀系統(tǒng)進行手工錄入和復(fù)核。對于相對復(fù)雜的業(yè)務(wù)，財務(wù)人員可進行多級線上復(fù)核審批，審批通過后進入自動付款流程。付款完成后，智能財務(wù)軟件根據(jù)機器學習得到的財務(wù)知識，從結(jié)構(gòu)化票據(jù)元數(shù)據(jù)自動生成高質(zhì)量的記賬憑證，進一步完成會計核算工作。

（二）智能財務(wù)報銷的優(yōu)點

1.解決財務(wù)人員審核痛點，提高工作效率

智能財務(wù)報銷的運用使單位業(yè)務(wù)流程高度自動化，票據(jù)錄入和會計核算都由智能化設(shè)備集中完成，替代了傳統(tǒng)財務(wù)流程中基礎(chǔ)性、重復(fù)性的手工操作，減少了財務(wù)人員的重復(fù)勞動及工作壓力，提高了相關(guān)財務(wù)信息的準確性和及時性。

一方面，利用人工智能自動識別、采集信息，根據(jù)設(shè)置好的標準進行智能審核，替代傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的逐筆人為判斷，消除了人為因素影響，防止了手工填報可能出現(xiàn)的錯誤。同時，按照既定的規(guī)則進行加工轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)了無人值守情況下的智能審核，最大限度降低了違規(guī)風險，并且實現(xiàn)了智能記賬和經(jīng)費管理。另一方面，智能財務(wù)報銷模式也為報銷人員提供了更為快捷方便的報銷服務(wù)，移動審批方式縮短了傳統(tǒng)線下審批時間，進一步提升了財務(wù)服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

2.智能報銷采集的數(shù)據(jù)更為全面，質(zhì)量更為可靠

智能報銷模式采集的大數(shù)據(jù)不僅包含財務(wù)信息與非財務(wù)信息，還包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，高質(zhì)量的大數(shù)據(jù)可以很方便地逐步添加科研績效評價、內(nèi)控與審計、精準預(yù)算等功能模塊，再對這些數(shù)據(jù)進行有效的過濾和篩選后進行分析，從而得出有價值的結(jié)果。智能錄入獲得更豐富的票據(jù)元數(shù)據(jù)和影像數(shù)據(jù)，可彌補傳統(tǒng)財務(wù)信息系統(tǒng)輸出信息有限的弊端。同時，智能化設(shè)備完成任務(wù)的每個步驟都可被監(jiān)控和記錄，這就使得內(nèi)部控制工作可以更加精準有效，審計工作也能做到精準全覆蓋。

智能財務(wù)報銷模式獲取和生產(chǎn)的大數(shù)據(jù)無論是在廣度和深度上還是在質(zhì)量和數(shù)量上都將遠遠超過傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)能得到的財務(wù)數(shù)據(jù)，對進一步擴展財務(wù)管理和服務(wù)功能有長遠的重要意義。

3.智能財務(wù)報銷促使財務(wù)人員轉(zhuǎn)型

智能財務(wù)報銷的應(yīng)用，將改變傳統(tǒng)的會計崗位設(shè)置，一些基礎(chǔ)性、重復(fù)性的工作崗位將被人工智能取代。這意味著，缺乏主動持續(xù)學習能力、對新技術(shù)缺乏關(guān)注同時綜合素質(zhì)不高的財務(wù)人員最容易被人工智能替代。

但壓力也是動力，被淘汰的危機感會激勵財務(wù)人員自我提升，使其從繁雜的工作中解脫出來，更有時間和精力進行知識的更新?lián)Q代，不斷學習綜合性財務(wù)知識，熟悉單位業(yè)務(wù)，將財務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，將工作重心更傾向于內(nèi)部控制、預(yù)算管理、績效評價等工作，從而由日常核算向財務(wù)管理和服務(wù)轉(zhuǎn)型，再向決策管理方面轉(zhuǎn)型。

（三）智能財務(wù)報銷面臨的困難和挑戰(zhàn)

智能財務(wù)報銷模式的應(yīng)用雖然存在諸多優(yōu)勢，但無論在技術(shù)上還是在政策上，仍然面臨一定的困難和挑戰(zhàn)。

1.財務(wù)票據(jù)智能錄入與智能核算的準確性問題

讓計算機從紙質(zhì)原始憑證中自動準確地提取出有效關(guān)鍵信息、將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為后續(xù)財務(wù)核算需要的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，是智能財務(wù)報銷有效使用的前提。在滿足這一要求的前提下，讓計算機具備財會專業(yè)知識也是實現(xiàn)會計核算自動化的關(guān)鍵。這些專業(yè)知識不僅包含會計準則、會計規(guī)章制度以及政策法規(guī)等顯性知識，還包括工作經(jīng)驗、應(yīng)用技巧以及對法律法規(guī)的理解和對非常規(guī)業(yè)務(wù)事項的會計處理方法等隱性知識，而這些財會專業(yè)知識通常難以簡單地規(guī)則化。但是隨著人工智能的不斷發(fā)展，這些關(guān)鍵技術(shù)在未來必將得到解決。

2.會計檔案的歸檔問題

智能財務(wù)報銷完成后形成的電子化會計檔案，如果僅以電子形式保存，會節(jié)省時間和減少資源消耗，但根據(jù)2015年12月最新的《會計檔案管理辦法》，從外部取得的非電子形式的會計資料（如增值稅專用發(fā)票等紙質(zhì)發(fā)票），應(yīng)按照發(fā)票來源最初形式存檔，即使掃描成電子版進行智能報銷，仍然要將紙質(zhì)原始會計資料歸集存檔，并要滿足日后各類人員查找翻看的需求。這樣不僅不能給報銷人員帶來便利，反而使報銷流程更加繁瑣，增加了工作量。

但是電子發(fā)票在未來的廣泛使用必將解決這個問題，同時，智能財務(wù)報銷也能發(fā)揮電子發(fā)票等電子原始憑證的優(yōu)勢，將其真正納入會計循環(huán)中。智能財務(wù)報銷模式形成的電子會計檔案可直接無紙化歸檔保存，方便歸檔后的調(diào)閱、審計等工作，也為后續(xù)監(jiān)管、決策快速便捷地提供財務(wù)依據(jù)。而無論是從環(huán)境保護還是從提高會計信息化水平來看，會計檔案無紙化一定是必然趨勢，電子發(fā)票的推廣應(yīng)用也在一定程度上推動了會計檔案無紙化的進程。

四、結(jié)語

任何新事物的產(chǎn)生都是為了更好地服務(wù)社會，人工智能的發(fā)展必將推動未來財務(wù)報銷模式的改革。智能財務(wù)報銷模式不僅能節(jié)省工作時間、提升工作效率，還能促使財務(wù)人員轉(zhuǎn)型、提高財務(wù)管理水平。因此，智能財務(wù)報銷必將是迎合未來發(fā)展的財務(wù)報銷新模式。

參考文獻：

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