淺談證券公司檔案的“單套制”與“雙套制”

馬香玲

【摘? 要】辦公流程自動化，業(yè)務(wù)辦理線上化，證券公司的互聯(lián)網(wǎng)+科技的發(fā)展路徑對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，以往檔案管理工作主要將紙質(zhì)檔案進行“單套制”歸檔即可，到現(xiàn)在紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”歸檔，本文從檔案工作的實際出發(fā)，淺談證券公司檔案歸檔中的單套制與雙套制歸檔的具體模式的選擇。

【關(guān)鍵詞】證券公司;檔案管理;單套制;雙套制

引言

隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在辦公、商務(wù)交易及交流中發(fā)揮著越來越重要的作用，證券公司在內(nèi)部運營中依托OA辦公自動化、財務(wù)管理、人力資源管理等信息系統(tǒng)，逐漸形成無紙化辦公形態(tài);在對外部的監(jiān)管聯(lián)絡(luò)及業(yè)務(wù)展業(yè)中，依托于各類線上的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、報送系統(tǒng)，實現(xiàn)了可以線上運營的模式，如通過即時通訊工具向客戶進行產(chǎn)品推介，通過監(jiān)管系統(tǒng)報送文件數(shù)據(jù)，通過線上會議系統(tǒng)進行線上同業(yè)交流論壇，通過券商APP 實現(xiàn)客戶業(yè)務(wù)的線上辦理等。就目前的信息技術(shù)水平而言，券商可以實現(xiàn)的無紙化、非接觸式辦公及展業(yè)，那么，券商檔案管理模式應如何順應時代的發(fā)展趨勢？

1.信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、法律及政策促使單套制歸檔的發(fā)展

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）》中對電子檔案的定義為“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”，電子文件定義則是“國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄”。

信息技術(shù)開發(fā)出的各類系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展改變商業(yè)模式，以及法律、政策對電子簽章、電子合同、電子證照、電子會計憑證的效力的認可，使得電子文件單套制歸檔成為可能。除實現(xiàn)辦公無紙化外，券商紛紛將各自的線上APP 打造成為集開戶、交易、產(chǎn)品銷售、投教、資訊等多功能的運營平臺，通過線上APP，實現(xiàn)客戶業(yè)務(wù)辦理、交易全程線上化、不臨柜的無紙化交易。

2016年國家檔案局發(fā)布了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，文中要求：在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點。電子檔案的“單套制”管理已在上海浦東自貿(mào)區(qū)成功試點，上海的證券公司自發(fā)的成立了“證券行業(yè)檔案工作協(xié)作組”，一家大型頭部券商已通過國家檔案局就數(shù)字化檔案館的驗收，并率先實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中客戶電子檔案即辦即歸的單套制歸檔。這樣的探索實踐，對整個證券行業(yè)起到了單套制歸檔的先鋒示范作用。

2.單套制與雙套制的選擇

單套制歸檔以前是指文書類檔案的純紙質(zhì)歸檔，現(xiàn)在，單套制歸檔指的是電子文件單套制歸檔;雙套制歸檔是指同一份歸檔文件，保存一份電子版本的同時還要保存一份紙質(zhì)版本。

檔案管理中電子文件單套制歸檔有著很多優(yōu)勢，材料上，無紙化歸檔，環(huán)保;流轉(zhuǎn)中，可將辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，實現(xiàn)文件的線上流轉(zhuǎn)，提高歸檔的效率，且能實現(xiàn)即辦即歸。電子文件單套制歸檔的各種優(yōu)勢之外，還存在一些不可避免的現(xiàn)實問題：

2.1待歸檔文件天然的紙質(zhì)屬性

檔案具有留史、存憑作用，其中存憑對企業(yè)尤為重要。單純的電子文件的存憑證明力度不足，并且現(xiàn)階段，很多文件必須為紙質(zhì)形式留存，如檔案的類別文書檔案中的合同需要保管紙質(zhì)版文件，對外報送文件要求紙質(zhì)紅頭文件加蓋公章;證券業(yè)務(wù)客戶檔案網(wǎng)上開戶之前均為紙質(zhì);投行、資管等項目資料須留存紙質(zhì)項目底稿備查;監(jiān)管機關(guān)重要事項的決定、批復均為加蓋機關(guān)印章的紙質(zhì)文件;編制的檔案保管清冊、銷毀清冊均為簽字版紙質(zhì)文件;司法機關(guān)的協(xié)查文件為紙質(zhì)以及根據(jù)投資者保護的要求，70周歲以上老人及機構(gòu)戶、產(chǎn)品戶辦理業(yè)務(wù)必須臨柜辦理，產(chǎn)生紙質(zhì)檔案等情況，現(xiàn)實中，紙質(zhì)文件的必須情況還很多，不一一列舉。

2.2法律制度上對電子簽名的效力的保留及歸檔形式的限制

2019年全國人大常委會修訂的《中華人民共和國電子簽名法》第三條規(guī)定：“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。前款規(guī)定不適用下列文書：（一）涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的;（二）涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業(yè)服務(wù)的;（三）法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形?！?，電子簽名并非所有事項均適用;2003年國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔?！?2015年國家檔案局印發(fā)的《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》第十七條：“紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行?！?/p>

2.3電子檔案的信息安全與“四性”保障問題。

電子數(shù)據(jù)高度依賴軟件、系統(tǒng)生成、傳輸、存儲、流轉(zhuǎn)、遷移、讀取等，面臨系統(tǒng)安全等信息安全、泄密的問題。同時，電子文件容易被篡改，無法保障其完整性、真實性、有效性、可靠性。在單套制歸檔中，沒有紙質(zhì)的檔案的支撐，電子文件單套制單軌制歸檔的存憑作用無法保障。

現(xiàn)階段，大部分券商還未實現(xiàn)所有辦公管理、業(yè)務(wù)流程線上化;法律對電子文件的效力有所保留;檔案存憑作用要求對重要文件必須保留紙質(zhì)實體檔案;電子檔案面臨信息安全與信息真實性等問題。券商還不具備實現(xiàn)全面電子文件單套制單軌制的歸檔的條件。受制于上述因素，比較可行的辦法是采取雙套制雙軌制的模式，即紙質(zhì)檔案紙質(zhì)單套制歸檔，如司法凍結(jié)通知;涉及單純電子數(shù)據(jù)的檔案實施電子文件單套制歸檔，如系統(tǒng)日志、客戶電子檔案;對于既有電子文件又有紙質(zhì)文件的檔案類別，如紙質(zhì)合同及OA 電子審批單，采用電子文件打印后統(tǒng)一紙質(zhì)歸檔。

3.“雙套制”歸檔實踐

根據(jù)相關(guān)研究者的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)我國絕大多數(shù)機構(gòu)把電子文件 （檔案）的安全幾乎寄托于以“雙軌制”或“雙套制”“77.6% 的機構(gòu)完全或部分采用‘雙軌制，89.9% 的機構(gòu)采用‘雙套制。

目前，本人所在的證券公司，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》及《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)、行政規(guī)章，結(jié)合公司的實際情況，制定了《檔案管理規(guī)定》《檔案分類方案》《檔案歸檔范圍及保管期限》《檔案整理細則》及《檔案利用實施細則》等具體的制度;根據(jù)歸檔文件的性質(zhì)、來源將公司檔案一級類目分為：黨群檔案、管理類檔案、經(jīng)營類檔案、證券業(yè)務(wù)類檔案、會計檔案、企業(yè)職工檔案、科技檔案、聲像檔案及實物檔案。

公司對于檔案的分類是基于以往的紙質(zhì)檔案單套制檔案的工作經(jīng)驗而編制。由于各類檔案類型中均有紙質(zhì)與電子形式文件共存的情況，采取了折衷的雙套制檔案歸檔模式：將所有電子文件打印與對應或配套的紙質(zhì)檔案進行整理，形成一件或一卷檔案，將全部的待歸檔文件整理完畢后，將所有整理后形成的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，形成一套紙質(zhì)檔案實體檔案及一套對應的電子檔案系統(tǒng)的數(shù)字化檔案。紙質(zhì)檔案用于存憑，數(shù)字檔案便于檢索、利用，雙套制的優(yōu)越性可見一斑。

2019年建成的電子檔案系統(tǒng)，將檔案系統(tǒng)與OA辦公自動化系統(tǒng)對接，并將OA系統(tǒng)中的增加了用印文件及會議紀要上傳附件功能，借此，可以實現(xiàn)管理類文書檔案從生成、審批、制文、歸檔閉環(huán)的線上即辦即歸的歸檔工作，但因業(yè)務(wù)系統(tǒng)及其他財務(wù)、人力系統(tǒng)尚未全面對接檔案管理系統(tǒng)，未能形成全面的檔案流轉(zhuǎn)歸檔線上化，同時也面臨各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件、電子數(shù)據(jù)根據(jù)四性檢測要求及電子檔案規(guī)范的格式轉(zhuǎn)換問題。雖然建成電子檔案系統(tǒng)，為能實現(xiàn)即辦即歸，仍然采用年度后統(tǒng)一整理紙質(zhì)檔案，數(shù)字化加工，錄入電子檔案系統(tǒng)的模式。電子檔案系統(tǒng)僅發(fā)揮了便于檢索、利用的功能，未能真正發(fā)揮即辦即歸的效用。

通過檔案服務(wù)外包形式，公司將18年的存量檔案進行了系統(tǒng)整理與數(shù)字化加工的工作，整理過程可以說過程是艱難的，效果卻不及預期。在國家數(shù)字化檔案館的號召下，檔案整理與數(shù)字化加工的外包服務(wù)企業(yè)如雨后春筍般應運而生，質(zhì)量上參差不齊，整體從業(yè)人員水平較低，很多外包企業(yè)雇傭的整理人員為臨時招聘的社會閑散人員、退休人員，絕大多數(shù)未經(jīng)過檔案基礎(chǔ)知識的培訓，亦無從業(yè)經(jīng)驗。實踐中采用外包形式，檔案分類、組件及組卷工作的質(zhì)量很難保證。如果券商是全面實現(xiàn)電子檔案單套制歸檔的話，歸檔工作即辦即歸，無需事后大量的紙質(zhì)檔案整理及數(shù)字化加工工作，杜絕了外包整理的質(zhì)量問題。由于雙套制歸檔，工作量大，整理及數(shù)字化加工外包工作成為不得而為的選擇。

縱觀行業(yè)，頭部券商的單套制歸檔僅就單個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文檔（數(shù)據(jù)）進行了歸檔，尚未實現(xiàn)整個全宗檔案的電子檔案單套制、單軌制歸檔。誠然，雙套制檔案的歸檔模式無疑進行了重復工作，降低了檔案工作的效率，浪費人力、物力、財力，但實踐中，就現(xiàn)今的法律、技術(shù)、與券商的經(jīng)營管理實際，雙套制檔案歸檔模式確實有其存在的必要，不可“一刀切”的被拋棄。

參考文獻

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