加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

鐘瓊香

摘 要：在當前社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，檔案管理作為企事業(yè)單位管理的內(nèi)容之一，越來越受到重視，要求也越來越高，包含檔案管理的便捷性及安全保密性等。當前，我國在檔案管理工作方面，面臨著保密及安全方面的危機，如有不慎，可能出現(xiàn)檔案丟失、篡改等情況。因此，對于檔案管理人員而言，需在檔案管理中，尋找方案、可靠、安全的管理方法，提高檔案管理質(zhì)量。本文針對檔案管理的信息化及安全保密進行研究，對信息化檔案管理的價值進行分析，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化;途徑

在企事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作目的是為企事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)，而在檔案管理中，當前隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出越來越多的問題，不僅影響檔案管理工作質(zhì)量與效率，同時對檔案的安全性與保密性也帶來影響[1]。尤其是在檔案信息化管理過程中，表現(xiàn)出諸多不合理情況，對檔案管理信息化建設(shè)及檔案資料的安全保密性帶來極大的影響。所以，為了使檔案管理工作質(zhì)量與效率進一步提升，就需要對檔案管理安全保密及信息化管理進行加強[2]。

1 信息化檔案管理概述

隨著當前信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境發(fā)生巨大改變，在網(wǎng)絡(luò)化管理環(huán)境中，信息化檔案管理成為發(fā)展的趨勢，能夠?qū)Υ罅繖n案資料實現(xiàn)信息化管理模式。且當前檔案管理信息系統(tǒng)在發(fā)展中也不斷完善，在大批量檔案資料管理中，信息化檔案管理效率、質(zhì)量得到提升，符合當前企業(yè)發(fā)展的需求。現(xiàn)階段，各大企業(yè)在信息化檔案管理方面已經(jīng)逐步落實，使我國檔案管理信息化程度不斷提升，為了檔案使用者方便對檔案資料進行查閱，在管理檔案資料時，要求管理人員注重對檔案資料的保密性、安全性進行加強，同時也為檔案查閱者提供便利性，保證檔案資料的價值得到發(fā)揮。

2 加強檔案管理安全保密及信息化管理的措施

2.1 強化專業(yè)化檔案管理模式

對于諸多機關(guān)企事業(yè)單位而言，其檔案管理的主要部分為綜合管理部門，所以在日常檔案管理工作中，綜合管理部門需對檔案的專業(yè)化管理模式進行加強，嚴格履行檔案管理職責，保證檔案的安全性與完整性。首先，在對檔案資料調(diào)閱時，審批手續(xù)必須嚴格按照流程進行，用專用資料夾保管申請審批表，每年一次裝訂成冊;其次，設(shè)置專門管理人員，由綜合管理部門保管檔案室大門鑰匙，其它人員不得接觸，用完后立即放入保險柜;第三，如確因工作需要，必須進入檔案管理室時，事先需通過證明辦理相關(guān)手續(xù)，結(jié)束后管理員需將檔案室內(nèi)的電源切斷，門窗關(guān)閉;最后，對檔案管理時應(yīng)勤打掃，室內(nèi)不能存放與檔案無關(guān)的雜物，天氣晴朗時開窗通風，非標配用電設(shè)備嚴禁在檔案室內(nèi)使用。

2.2 加強檔案管理日常檢查

積極有效的日常檔案管理檢查工作，對提升檔案管理安全保密性有促進作用，在檢查時，一方面對日常調(diào)閱登記臺賬應(yīng)注意查閱，明確是否存在經(jīng)辦人簽名不實、要素殘缺、檔案調(diào)閱授權(quán)書缺少及字跡改動明顯等情況，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，需對所設(shè)計的檔案是否在檔進行確定，同時追根溯源，對主要責任人、經(jīng)辦人進行詢問，查清

事實[3];另一方面對檔案室日常監(jiān)控錄像注意查看，確定是否有檔案管理無關(guān)人員隨意進出檔案室及管理人員是否在崗。同時對檔案調(diào)閱中，管理人員履行登記手續(xù)是否規(guī)范進行深入調(diào)查，及是否存在后補手續(xù)的情況，如發(fā)現(xiàn)問題，同樣需進行查究。

2.3 推動檔案管理剛性制度執(zhí)行

對于企事業(yè)單位發(fā)展而言，科學合理的制度是發(fā)展的基礎(chǔ)，同樣在檔案管理過程中，有效的制度是保障檔案安全保密性的關(guān)鍵，通知確保檔案管理制度的嚴格落實。所以，在檔案管理時，對相應(yīng)的法律法規(guī)進行參考，同時企事業(yè)單位需結(jié)合自身發(fā)展實際情況，對檔案管理制度進一步細化，組織專職檔案管理人員進行學習，對檔案管理規(guī)章制度進行熟悉與掌握，并落實在實際工作中。同時日常管理中心需定期對制度執(zhí)行情況進行檢查，可采用非現(xiàn)場與現(xiàn)場檢查結(jié)合的方式進行，并通過監(jiān)控系統(tǒng)對檢查情況進行監(jiān)督，避免出現(xiàn)檢查不徹底、不仔細及走馬觀花情況，對存在管理人員違規(guī)操作及應(yīng)當發(fā)現(xiàn)但未發(fā)現(xiàn)的隱患，不管是否造成損失與影響，均需追究相關(guān)人員責任。

2.4 改進檔案管理手段

在對檔案資料進行管理時，管理手段并非單一，根據(jù)檔案的類型采取的管理手段也不同，如在檔案交接、傳遞工作中的安全管理，在涉密檔案資料管理中的安全保密管理等。1）加強涉密檔案安全管理。與一般檔案資料對比，涉密檔案在保密程度上級別更高，所以在管理時要求更嚴格，管理的難度也相應(yīng)較大，特別是在我國企事業(yè)單位發(fā)展過程中，涉密檔案資料具有種類多、數(shù)量小的特點，要求檔案管理人員對涉密檔案加強安全管理，可從幾下方面入手：首先，對涉密檔案安全管理制度進行建立與完善，避免出現(xiàn)違規(guī)操作情況;其次，對涉密檔案管理時，采用重點管理，由專人進行管理，并將做人落實到人。最后，定期核查涉密檔案，保證涉密檔案萬無一失。2）強化檔案傳遞階段的安全管理。雖然檔案具有較強的固定性，通常不會傳遞或轉(zhuǎn)接，但在實際工作中，仍然存在諸多傳遞的情況，特別是組織或個人工作崗位、工作地點變化時，就會出現(xiàn)頻繁的檔案轉(zhuǎn)接情況。且檔案傳遞過程中，需相關(guān)部門共同配合完成，并非孤立存在，只有各機構(gòu)、部門合作，才能安全傳遞檔案資料。因此，對檔案管理人員的職業(yè)道德與素養(yǎng)有較高的要求，強化保密意識，維護檔案所屬組織與個人的利益，對以往檔案傳遞過程中的經(jīng)驗及不足積極借鑒與改進，使檔案傳遞的安全管理工作有效提升，為實現(xiàn)檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。

2.5 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)手段

在檔案管理中，因互聯(lián)網(wǎng)中可能存在危險程序或系統(tǒng)漏洞，容易導致檔案資料受到入侵或系統(tǒng)受到攻擊，尤其在檔案傳遞中表現(xiàn)尤為突出。因此，對于檔案管理部門而言，必須在管理措施與技術(shù)方面采取創(chuàng)新發(fā)展思路，保證檔案管理的安全性與保密性。1）不斷更新加密技術(shù)。對檔案信息安全管理中，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，主要手段為對信息資料進行加密處理，該方法對信息數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全性能直接有效的提升。在信息安全技術(shù)層面，加密技術(shù)具有重要性，在檔案資料安全管理中融入加密技術(shù)，能使檔案資料處于不公開、保密的狀態(tài)。同時，加密技術(shù)應(yīng)用后，原檔案信息資料轉(zhuǎn)換成亂碼，可有效降低檔案信息被不法分子截獲后破譯的可能。在檔案管理實際工作中，可采用對稱性加密技術(shù)，如公式密碼算法，根據(jù)檔案資料的涉密程度、重要性等進行加密處理。2）不斷加強防寫技術(shù)。根據(jù)字面意思，防寫技術(shù)的實施目的是避免外界對信息資料進行修改，該技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，檔案信息可被設(shè)置為“只讀”模式，外界在“只讀”模式下對檔案信息無法修改，只能進行讀取，且該過程不可逆。防寫技術(shù)在實際應(yīng)用中，可分為一次寫入光盤與只讀光盤兩種：一次性寫入光盤可實現(xiàn)對檔案信息的多次讀出，但只有一次寫入的機會，可對信息續(xù)寫，但無法進行刪除;只讀光盤則不能對信息寫入及刪除，只能對信息讀出。在檔案管理中引入防寫技術(shù)，檔案管理的保密性與安全性可達到大幅提升。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理作為當前企事業(yè)單位管理的重要工作內(nèi)容之一，檔案資料的安全性、保密性是管理中的重點，為實現(xiàn)這一管理目標，加強檔案信息化管理具有重要意義，同時提高了檔案資料使用的便捷性，有利于檔案管理效率與水平的提升。

參考文獻

[1]邸攀峰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：94+96.

[2]馬文彥.探析信息化條件下機關(guān)檔案安全保密管理[J].蘭臺內(nèi)外，2018（07）：17-18.

[3]牛慶晶.淺談信息化檔案管理及其安全性[J].科技風，2018（26）：235.