基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的電子公文歸檔探討

蔡陽(yáng)洋

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)的新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文就電子公文歸檔中基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可作為電子公文歸檔的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)將直接喚醒這些沉睡的電子公文檔案，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);辦公自動(dòng)化系統(tǒng);公文歸檔

信息技術(shù)不僅滲透在了生活的各個(gè)方面，也催生了工作內(nèi)容和工作方式的變革。從廣義上而言，信息技術(shù)條件下的檔案管理是指通過(guò)以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的替代。信息化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)在檔案資料上的信息互聯(lián)，能夠有效地改觀之前以空間和地域相割裂的碎片化的檔案管理方式。在這一技術(shù)的助推下，檔案由一種資料完成了向一種資源的變遷，這將在較大程度上解決檔案利用率不足等問(wèn)題[1]。因此，立足檔案信息化管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，正視大數(shù)據(jù)技術(shù)和辦公自動(dòng)化技術(shù)給檔案管理模式、內(nèi)容、方法上的改變，并借力大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成對(duì)檔案管理的數(shù)字化、共享化探索，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是控制電子文檔規(guī)范歸檔的關(guān)鍵

傳統(tǒng)檔案管理在電子辦公系統(tǒng)的支點(diǎn)作用下，實(shí)現(xiàn)了由事后管理到實(shí)時(shí)管理、全程管理、甚至是超前管理上的變遷。同時(shí)這一系統(tǒng)也使得對(duì)電子公文的監(jiān)管能力獲得了較大的提升。從管理架構(gòu)上而言，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文歸檔之后，可基于大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步的分析。這就要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的歸檔工作需確保其原始性、真實(shí)性、可靠性，這將是整個(gè)系統(tǒng)搭建后效能關(guān)鍵。當(dāng)前，我國(guó)各政府機(jī)關(guān)所使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)間存在著一定的“信息孤島”，這也就導(dǎo)致其組織內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為電子文檔歸檔管理的第一環(huán)節(jié)，同時(shí)，我國(guó)電子公文歸檔中應(yīng)用較多的網(wǎng)絡(luò)版的管理軟件，需借助部門(mén)內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接口實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)的互聯(lián)，從而將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中所收集的電子文檔導(dǎo)入到該檔案管理軟件之中。也就是說(shuō)，對(duì)于電子公文的產(chǎn)生、錄用、流轉(zhuǎn)等程序都是在部門(mén)的辦公系統(tǒng)中來(lái)完成。這兩個(gè)層面的成因也就奠定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在系統(tǒng)搭建中的核心地位[2]。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文在線(xiàn)規(guī)范功能的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的互通互聯(lián)

檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在軟件操作及屬性上有較大的差異，這兩套系統(tǒng)在運(yùn)行中都可獨(dú)立地進(jìn)行運(yùn)行。在管理系統(tǒng)的搭建過(guò)程中，需將這兩套獨(dú)立的系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的接口實(shí)現(xiàn)對(duì)其所收集到的電子公文檔案向檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳遞，進(jìn)而確保所移交的預(yù)歸檔案的真實(shí)、完整、可靠[3]。

2.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文在線(xiàn)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文在線(xiàn)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)共分為工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字資料標(biāo)準(zhǔn)化、電子文檔前段控制標(biāo)準(zhǔn)化及保密設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化四個(gè)模塊。首先，就工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化模塊而言，系統(tǒng)搭建的最終目是實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子文書(shū)的處理、管理和歸檔。因此在流程設(shè)計(jì)上需將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)合在一起，并成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的電子公文管理的閉環(huán)，以為后期的大數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)。其次就數(shù)字資料標(biāo)準(zhǔn)化的模塊而言，系統(tǒng)的搭建過(guò)程中應(yīng)處理好數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)體系的標(biāo)準(zhǔn)化兩大問(wèn)題。其中對(duì)于數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化是指在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中所使用的電子公文應(yīng)以現(xiàn)有的通用辦公格式為基礎(chǔ)，并確立標(biāo)準(zhǔn)化的存儲(chǔ)模式。體系的標(biāo)準(zhǔn)化?將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所收集到的電子公文檔案按照邏輯建立數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)形式需滿(mǎn)足數(shù)據(jù)分析的要求。再次，就文檔前段控制的標(biāo)準(zhǔn)化而言，應(yīng)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中體現(xiàn)對(duì)電子公文歸檔的要求，在辦公系統(tǒng)中的前端控制中，應(yīng)比照紙質(zhì)檔案的流程完成對(duì)電子公文檔案的收集、篩選、分類(lèi)、編目等流程。最后，就保密設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化而言，應(yīng)對(duì)電子公文的密級(jí)進(jìn)行設(shè)置，并通過(guò)軟件對(duì)查閱、修改等進(jìn)行授權(quán)[4]。

3 大數(shù)據(jù)視野下電子公文歸檔的新機(jī)遇

當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟，檔案管理中的大數(shù)據(jù)應(yīng)用已由技術(shù)探索進(jìn)入到了技術(shù)實(shí)踐的階段。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用在使得數(shù)據(jù)精度提升的背景下，也將使得這個(gè)檔案管理流程的運(yùn)作效率得以幅度的提升。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的植入將能夠直接喚醒“沉睡”的檔案，提升檔案管理的價(jià)值和效用。在這一探索過(guò)程中，應(yīng)從前端工作中對(duì)這一技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行保障。一方面應(yīng)逐步地加大對(duì)電子公文檔案前期數(shù)據(jù)收集的擴(kuò)展，要求在將電子文檔的內(nèi)容歸檔的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)公文的背景、元數(shù)據(jù)、處理痕跡等同步的進(jìn)行收集，增大數(shù)據(jù)存量;另一方面應(yīng)提高所收集的電子公文的質(zhì)量，這一質(zhì)量的把控將為大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性提供支撐。大數(shù)據(jù)技術(shù)的植入將使得檔案管理的在價(jià)值數(shù)據(jù)的挖掘和分析上的能力獲得提升，進(jìn)而使得檔案服務(wù)中，可以提供價(jià)值更高、聯(lián)系更緊密的數(shù)據(jù)為決策提供更有力的支持。

4 小結(jié)

信息化在各行業(yè)的滲透成就了行業(yè)發(fā)展新模式、新業(yè)態(tài)。這一變革也成為時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式呈現(xiàn)出了一定的滯后性，已較難匹配信息化發(fā)展背景下的發(fā)展要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展為基層部門(mén)的檔案資料的數(shù)字化、共享化建設(shè)提供了新的途徑和支點(diǎn)。而這一方式的轉(zhuǎn)變也對(duì)傳統(tǒng)的工作方式和工作內(nèi)容產(chǎn)生了較大的沖擊。電子公文檔案中的大數(shù)據(jù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案從被動(dòng)的收藏、記錄業(yè)務(wù)延伸至提供價(jià)值數(shù)據(jù)挖掘與分析?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的電子公文歸檔的探索中，可以從硬件建設(shè)、技能優(yōu)化、信息共享等多重層面的總體實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作中電子公文歸檔工作的制度化、規(guī)范化及數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理能力的上檔升級(jí)。

參考文獻(xiàn)

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