電子檔案價值實現(xiàn)

摘 要：電子檔案的價值實現(xiàn)是檔案信息資源開發(fā)利用的目標(biāo)，是檔案價值的最終體現(xiàn)。近年來，信息社會的發(fā)展，檔案行業(yè)對于電子檔案價值的實現(xiàn)要求越來越迫切，因此著眼于當(dāng)今信息社會的需求，發(fā)現(xiàn)電子檔案價值實現(xiàn)過程中的問題，提升電子檔案價值實現(xiàn)策略很有必要。本文從認(rèn)識電子檔案價值、分析電子檔案價值實現(xiàn)意義的角度，闡述電子檔案價值實現(xiàn)的意義和提升電子檔案價值的對策，以建立電子檔案價值實現(xiàn)的管理機制、建設(shè)電子檔案價值實現(xiàn)的信息平臺、加強電子檔案人員隊伍的建設(shè)來實現(xiàn)電子檔案價值。

關(guān)鍵詞：電子檔案;價值實現(xiàn);實踐活動

“電子檔案”是指作為“檔案”在檔案館（室）中接收、保存的電子文件，電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。[1]檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。把憑證價值和參考價值作為檔案的基本價值也逐漸成為檔案界的主要觀點。

1 電子檔案價值初步認(rèn)識

檔案價值是原始記錄對社會、個人的有用性。那么電子檔案價值來自哪里？電子信息社會的實踐活動是電子檔案價值基礎(chǔ)。隨著信息化的發(fā)展，在信息社會實踐活動中形成電子檔案信息，檔案在信息社會實踐活動中產(chǎn)生檔案開發(fā)利用，并且能夠使電子檔案價值得到提升，同時電子檔案價值逐漸形成、不斷發(fā)展。

電子檔案工作的問題都基于電子檔案價值的實現(xiàn)，隨著我國公民檔案信息意識的增強，人們探究電子檔案價值實現(xiàn)的活動日益頻繁。對電子檔案價值的認(rèn)識、對電子檔案價值實現(xiàn)特點、意義的認(rèn)識，都會對電子檔案信息自身的發(fā)展，以及信息社會的發(fā)展的有直接的影響。

社會實踐活動是電子檔案價值實現(xiàn)的基礎(chǔ)，檔案價值理論雖然在表現(xiàn)形式等方面與電子檔案價值理論有共性，但是兩者所處背景、環(huán)境和社會認(rèn)識不同等原因，造成電子檔案價值的形態(tài)和特點也不一樣。因此只要對電子檔案價值表現(xiàn)的形式有深入的認(rèn)識和了解，電子檔案價值實現(xiàn)的研究才能順利開展。

2 電子檔案價值實現(xiàn)條件

電子檔案價值實質(zhì)上就是社會隨著不同年代的發(fā)展產(chǎn)生的各式各樣的檔案實體，因此電子檔案價值客體不是靜止不變的而是發(fā)展變化的事物，它隨著社會、行業(yè)的不斷地完善，自身也在不停地發(fā)展。在電子檔案發(fā)展初期，通常以機構(gòu)的公文為主，其查閱量大，因此把大量的公文電子化方便查閱。各行各業(yè)不斷地發(fā)展，文書類的檔案已不能滿足日常查詢工作的需求，檔案的收集范圍逐步擴大，但是很長時間，這些無法實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

在社會組織或個人的管理活動發(fā)展的過程中電子檔案價值客體不斷發(fā)展，檔案信息的數(shù)量不但急劇增長，內(nèi)容和形式也不斷更新。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給各行各業(yè)包括檔案工作帶來翻天覆地地改革和變化，數(shù)據(jù)信息平臺、數(shù)據(jù)壓縮、文件高速掃描等等給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。檔案價值實現(xiàn)因為變化的檔案價值客體，也為其帶來了新的任務(wù)，發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)造與提升價值將是電子檔案的研究重點之一。

檔案是伴隨著社會活動而產(chǎn)生的，電子檔案價值實現(xiàn)又是一種社會活動，兩者相輔相成。不能簡單將檔案的服務(wù)利用工作視為檔案價值實現(xiàn)的途徑，同時檔案信息資源的開發(fā)與利用是電子檔案價值實現(xiàn)的另一種方式，需要檔案相關(guān)法規(guī)和信息化管理設(shè)備的保證。

2.1 電子檔案信息資源的開發(fā)與利用

沒有任何利用價值的檔案的活動范圍一般只在檔案柜中，靜止的檔案也很難充分發(fā)揮其價值作用。檔案信息資源的開發(fā)與利用是電子檔案價值實現(xiàn)的基礎(chǔ)，勢必對未來的從業(yè)人員有更高的要求，需要掌握更多的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。根據(jù)需求的變化開展靈活而動態(tài)的開發(fā)工作，將大量零散的信息變成集成有序，成為利用者所需的知識是檔案資源開發(fā)的終極目標(biāo)和主要途徑。

檔案信息的查詢與利用是電子檔案價值實現(xiàn)的必要條件。檔案價值無法實現(xiàn)是因為沒有檔案利用者的查詢行為，檔案的收集、整理、鑒定、保管以及信息開發(fā)都是為利用服務(wù)的，所以注重培養(yǎng)檔案利用者的意識，培養(yǎng)觀念轉(zhuǎn)變讓檔案利用者參與到信息資源開發(fā)中來是電子檔案工作的轉(zhuǎn)變，另外可以通過日常宣傳對利用者進行培訓(xùn)讓檔案服務(wù)更加具體化、專業(yè)化。

2.2 檔案法律制度保障

檔案法律法規(guī)制度能夠給電子檔案價值的實現(xiàn)提供保障，完備的法律規(guī)范體系是電子檔案價值實現(xiàn)的依據(jù)，它能夠幫助解決檔案信息資源開發(fā)過程中的問題，把檔案管理與信息開發(fā)的責(zé)任與義務(wù)分清楚，以防電子檔案信息泄露。為確保電子檔案價值實現(xiàn)，至少需要三部分完備的法律制度，分別是檔案行政法規(guī)、檔案規(guī)章制度、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)法律制度。檔案行政法規(guī)是我國檔案事業(yè)單位檔案部門工作的標(biāo)尺，能夠?qū)ξ覈鴻n案事業(yè)給予科學(xué)的管理和規(guī)定。檔案規(guī)章是“由國家檔案局依據(jù)法定權(quán)限制定或國家檔案局與國務(wù)院其他專業(yè)主管機關(guān)或者部門聯(lián)合制定，并由部門首長簽署命令予以公布”;并且它能夠電子檔案信息工作起到直接的規(guī)范作用，并予以檔案形式、整理規(guī)范最直接的規(guī)定。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是用于規(guī)范與指導(dǎo)檔案具體的工作，對電子檔案價值實現(xiàn)的形式進行規(guī)定，通過檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)的要求，因此電子檔案價值實現(xiàn)離不開法律制度的保障。

2.3 信息化的管理與設(shè)備

電子檔案價值實現(xiàn)的物質(zhì)條件是信息化的管理與設(shè)備。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)改變了檔案管理工作的方式，使得檔案的工作步入信息化的時代，電子檔案的地位逐步上升。電子檔案管理工作借助飛速發(fā)展的通信網(wǎng)絡(luò)，計算機、掃描儀等相關(guān)辦公設(shè)備，以及利用強大的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建管理平臺，形成了目前的電子檔案信息管理體系。沒有網(wǎng)絡(luò)信息的管理與設(shè)備，信息網(wǎng)絡(luò)是由電子信息資源構(gòu)成的，而紙質(zhì)的檔案是無法形成的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料對檔案開發(fā)利用產(chǎn)生了很大的不便;工作效率低下;檔案的價值也無法傳遞，因此檔案信息化的管理與設(shè)備可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。

3 電子檔案價值實現(xiàn)的意義

對于國家、社會、個人而言，電子檔案價值實現(xiàn)都具有深遠(yuǎn)影響。首先是電子檔案價值實現(xiàn)給社會進步帶來的深遠(yuǎn)影響。檔案資源是社會資源的一部分，是我國社會歷史的依據(jù)和立足點。電子檔案價值體現(xiàn)在教育、歷史、文化、科研等方面，其電子檔案價值的發(fā)展對于人類文化傳承、社會歷史接續(xù)、社會科技發(fā)展有強有力的推動。

其次，電子檔案價值實現(xiàn)對提高社會管理水平，使資源充分合理利用，全面營造檔案形象具有重要意義。電子檔案是對單位的日常管理、外事交流、社會服務(wù)等行為，以電子圖片、電子影像、電子掃描件等形式進行記錄，方便檔案用戶的查詢與利用，大大提高了檔案工作的效率。電子檔案還可以對社會乃至公眾的行政、業(yè)務(wù)、文化、法律、教育等方面起到指導(dǎo)的作用，電子檔案資源的推進是檔案管理工作精細(xì)化必然邁出的一步。另外，利用計算機開展的檔案信息查詢與服務(wù)，使得檔案信息資源能夠充分合理利用，并且對塑造電子檔案信息的形象意義深遠(yuǎn)。

再次，檔案工作者自身價值的提升或?qū)崿F(xiàn)是電子檔案價值實現(xiàn)的另一重要方面。自檔案工作開始以來，在管理隊伍中檔案管理工作者的境地是非主流、邊緣化的，且沒有發(fā)言權(quán)，檔案工作崗位的重要性、專業(yè)性也容易被忽視。究其根源，雖然可能會因為機構(gòu)負(fù)責(zé)人的管理方式、理念等問題，也可能因為社會公眾意識淡薄等原因，但是筆者認(rèn)為是電子檔案價值實現(xiàn)不佳造成檔案工作長期以來陷入了困境。

電子檔案的價值只要在機構(gòu)管理、政策服務(wù)、對外開放、國家利益等方面充分發(fā)揮它們的作用，檔案管理包括電子檔案工作的優(yōu)勢自然會顯現(xiàn)出來，檔案工作人員在行政隊伍中的地位也會有不同。所以，檔案管理工作者自身價值的實現(xiàn)和電子檔案價值實現(xiàn)聯(lián)系在一起，檔案工作人員為實現(xiàn)檔案的價值就要付出比以往更多的努力，就是為了實現(xiàn)其自身價值。

“立足檔案，服務(wù)社會”是電子檔案價值實現(xiàn)的定位;定位分為兩個層面，電子檔案價值實現(xiàn)的基本要求和目標(biāo)是“立足檔案”;電子檔案價值實現(xiàn)的社會要求和社會職能擴展是“服務(wù)社會”。電子檔案價值實現(xiàn)的定位與電子檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)系千絲萬縷，定位目標(biāo)不同，檔案管理工作的計劃與安排也各不相同，帶來的工作效果也截然不同。社會公眾對電子檔案價值實現(xiàn)定位沒有深入的了解，檔案服務(wù)社會的終極目標(biāo)被忽略，導(dǎo)致目前的檔案社會地位——重藏輕用。檔案工作處于封閉與半封閉狀態(tài)，檔案價值實現(xiàn)處于被動狀態(tài)。因此，科學(xué)明確的目標(biāo)定位，是關(guān)系到電子檔案價值實現(xiàn)成效的重要問題。[2]

4 提升電子檔案價值實現(xiàn)的對策

隨著社會各行各業(yè)進入到精細(xì)化發(fā)展階段，電子檔案的社會需求越來越多，其憑證價值、情報價值越發(fā)深厚。如何進一步完成電子檔案價值的實現(xiàn)，讓電子檔案價值在社會發(fā)展與服務(wù)中不斷地發(fā)揮更大的作用。

4.1 建立電子檔案價值實現(xiàn)的管理機制

檔案的價值是客觀存在的，檔案價值的實現(xiàn)是有矩可循的，因此建立電子檔案價值實現(xiàn)的管理機制是檔案價值實現(xiàn)的必要前提。電子檔案管理機制是檔案價值實現(xiàn)的有力保障，機構(gòu)設(shè)置專門的管理人員與管理制度，同時加強檔案管理過程中的工作原則，有利于管理檔案，保證電子檔案價值的實現(xiàn)。另外，檔案信息資源的開發(fā)與利用和電子檔案價值實現(xiàn)關(guān)系密切，建立完善電子檔案價值實現(xiàn)的管理機制是我國檔案信息步入成熟階段的標(biāo)志。

4.2 建設(shè)電子檔案價值實現(xiàn)的信息平臺

電子檔案價值實現(xiàn)的信息平臺需要專門的人才來管理、實施，也要有專門的數(shù)據(jù)庫來支撐信息平臺，信息平臺以本機構(gòu)的檔案信息資源為基礎(chǔ)，以檔案信息化開發(fā)為途徑。建設(shè)信息平臺需要豐富數(shù)字資源，擴大進館范圍，建設(shè)檔案資源共享平臺，促進信息開發(fā)，為建設(shè)電子檔案價值實現(xiàn)的信息平臺創(chuàng)造了便利條件。

4.3 加強電子檔案人員隊伍的建設(shè)

人才是現(xiàn)代社會競爭與發(fā)展的重要生產(chǎn)力，是檔案事業(yè)發(fā)展的動力，檔案專職人才對電子檔案價值實現(xiàn)有推動力。為了實施依法治檔、人才強檔的戰(zhàn)略，主要任務(wù)是在檔案工作人員中培養(yǎng)復(fù)合型人才，培養(yǎng)理論與實踐兼?zhèn)涞娜瞬牛浞职l(fā)揮學(xué)者在檔案信息工作中的主導(dǎo)作用。

參考文獻

[1]關(guān)宇娟.電子檔案的特征及風(fēng)險管理[J].才智，2011（6）：344.

[2]徐麗娜.高校檔案價值實現(xiàn)研究[D].黑龍江大學(xué)，2016.

作者簡介

余亞浩（1991-），女，漢，河南安陽，碩士研究生，助理館員，現(xiàn)任職于河南護理職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案信息化開發(fā)與利用。