淺析如何做好檔案管理工作

韓炳堃

摘 要：新時期經(jīng)濟發(fā)展下，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)水平不斷提高，檔案管理工作作為醫(yī)院日常經(jīng)營管理的重要組成，做好這方面工作具有重要意義。對此文章結合醫(yī)院檔案管理，對當前問題進行分析，并提出檔案管理工作的提升策略。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;管理問題;醫(yī)院管理

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院所有歷史和文化的載體，對醫(yī)院制定未來發(fā)展規(guī)劃、提高醫(yī)院運作水平具有不可或缺的意義。在新醫(yī)改時期，醫(yī)院對其檔案管理提出了更為嚴格的要求，如何更好地為醫(yī)院發(fā)展服務是每個檔案管理人員需要思考的問題。

1 醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理主要是負責管理醫(yī)院的各項檔案資料，包括文書檔案、醫(yī)療技術管理檔案、人事檔案、設備檔案、會計檔案等，對于醫(yī)院而言，這些檔案資料具有極大價值，對于醫(yī)院各項活動的開展具有極大的指導意義。比如醫(yī)院人事檔案，其中記錄了醫(yī)院職工的詳細信息，通過調(diào)閱相關人事檔案可以全面了解醫(yī)療人員的信息，在人力資源調(diào)配以及崗位升遷等方面可以提供有效的參考，并且醫(yī)院管理者也可以借助人事檔案了解醫(yī)院的各部門人力資源狀況，在指導相關部門開展工作時可以提供一定的參考。從數(shù)據(jù)信息的角度來看，醫(yī)院檔案中包含的都是真實有效的信息，通過挖掘檔案資料的價值可以為醫(yī)院各方面工作的開展提供部分決策信息，在當前數(shù)據(jù)時代背景下，這些信息都是醫(yī)院極為重要的財富。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1）管理體制不健全，缺少統(tǒng)一標準。醫(yī)院檔案管理缺乏固定模式標準，相關制度不健全，同時管理機構的設置也比較紛雜，從而導致檔案管理職責不明確、不規(guī)范，檔案分散在各業(yè)務職能部門，沒有統(tǒng)一收檔制度，導致查找困難及重復收集信息，無法發(fā)揮資料的價值作用，不足以滿足新時代的發(fā)展需求，不利于管理的科學化。

2）醫(yī)院檔案管理的信息化建設不完善。隨著信息化時代的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理如果再依靠傳統(tǒng)的人工方式，不但工作效率低下，同時也不利于醫(yī)院檔案的科學分類和正確劃分，因此醫(yī)院的檔案信息化建設迫在眉睫，隨著醫(yī)改的發(fā)展，可以發(fā)現(xiàn)很多醫(yī)院的檔案信息化建設不完善，醫(yī)院領導對檔案管理的重視程度不足。醫(yī)院也沒有專門的檔案管理信息軟件來對醫(yī)院的綜合檔案進行統(tǒng)籌管理，這也導致了醫(yī)院科室之間以及醫(yī)院同上級部門之間的檔案無法實現(xiàn)即時的共享，從而導致了信息查詢的和使用的不便。最后是醫(yī)院檔案管理的方式存在一些問題，很多醫(yī)院的答案由不同的部門管理，這就導致了檔案管理的連接性和層次性不足，無法對檔案管理中的有效信息進行提取。

3）醫(yī)院檔案二次開發(fā)面臨較大困難。數(shù)據(jù)資源的二次開放主要是指借助數(shù)據(jù)挖掘技術以及數(shù)據(jù)分析技術，通過對檔案信息資源實施的深層次開發(fā)，深入挖掘檔案信息本身的利用價值，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源利用效率的最大化，推動現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。數(shù)據(jù)的二次開發(fā)中，工作人員要能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，繼而使得數(shù)據(jù)能夠產(chǎn)生記錄、存儲以外的作用，但是在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案含有的信息量過于龐大，所以難以對數(shù)據(jù)之間存在的內(nèi)在關聯(lián)性進行一一分析，工作人員的工作量也隨之不斷增加。這種情況下，大數(shù)據(jù)時代如何提升醫(yī)院數(shù)據(jù)處理與分析效率，成為研究的重點[1]。

4）檔案管理人員業(yè)務水平不高。在醫(yī)院管理中，更加重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平僅停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

3 做好檔案管理工作的方法策略

1）建立健全檔案管理機制。通過建立覆蓋全院的檔案管理網(wǎng)絡完善組織建設，檔案工作專門設置相關工作領導小組，院長任組長并親自監(jiān)管，醫(yī)院職能部門相關負責人任小組成員，負責主要檔案工作的決策，同時制定檔案工作的制度與流程，并對發(fā)展規(guī)劃進行研究制定并組織實施，對檔案工作進行督導檢查。

2）強化檔案管理的信息化建設。隨著網(wǎng)絡信息化技術的進步，在醫(yī)院的臨床醫(yī)療系統(tǒng)中已經(jīng)實現(xiàn)了信息化的全覆蓋，但是在檔案管理方面還沒有做到網(wǎng)絡全覆蓋，加強醫(yī)院的檔案信息化建設是醫(yī)院提升管理效率的重要因素，要想完善醫(yī)院的答案信息化就必須實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化。要建立網(wǎng)絡化的病歷檔案，同時利用電子化的網(wǎng)絡檔案管理平臺建立一站式的服務體系。這樣不但能夠快速的檢索和查找醫(yī)院建設和發(fā)展所需要的管理信息，同時通過互聯(lián)網(wǎng)也可以將檔案資源進行實時的共享?？梢砸M現(xiàn)代化的檔案管理技術，加強檔案的管理，比如通過建立醫(yī)院內(nèi)部辦公系統(tǒng)OA系統(tǒng)，可以將醫(yī)院的各種檔案資料在辦公系統(tǒng)中進行共享，成為醫(yī)院所有部門的檔案信息中心，檔案管理需要購買相應的配套的管理軟件，提升檔案管理的信息化水平[2]。

3）深入挖掘醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)信息。在大數(shù)據(jù)背景下，越來越多醫(yī)療信息的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的檔案管理流程難以滿足工作要求。同時，考慮到現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的檔案信息二次開發(fā)困難這一問題，應該在優(yōu)化檔案管理流程的基礎上，深入挖掘醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)信息。比如：對所有的數(shù)據(jù)信息進行一次全面的清洗，將其中的不規(guī)范信息和錯誤信息等進行全面剔除，提高醫(yī)院檔案信息質量。并在檔案信息數(shù)據(jù)處理過程中，應用先進的處理軟件，提升檔案大數(shù)據(jù)采集和處理能力。借助先進的數(shù)據(jù)挖掘技術手段，對醫(yī)療檔案信息實施深層次的挖掘與分析，在此基礎上探究信息的內(nèi)在含義，以此來促進醫(yī)療信息資源利用率的全面提升。在具體的管理工作中，要求管理人員深刻認識到數(shù)據(jù)分析的重要性，通過對醫(yī)療檔案信息的綜合分析，探究疾病之間的聯(lián)系和相關藥物的關系，進而為臨床診療工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。

4）大力培養(yǎng)綜合檔案數(shù)字化管理人才。要想提升醫(yī)療機構綜合檔案信息的開發(fā)及使用效率，醫(yī)院需要科學使用現(xiàn)代化管理方法。因此，必須提高檔案管理者的業(yè)務能力，保證他們既掌握專業(yè)知識能力，還要熟練利用多種現(xiàn)代化檔案數(shù)字化設施。醫(yī)院要安排檔案數(shù)據(jù)管理者定時參與培訓，保證他們了解最新管理理論及技能，以迎合時代的發(fā)展要求[3]。

5）促進檔案管理現(xiàn)代化建設。大數(shù)據(jù)時代的到來對于軟硬件設施建設要求更高，一方面，加大資金投入，購置現(xiàn)代化的消防器材、監(jiān)控器材等檔案保護設備，并根據(jù)實際檔案管理工作需要配置或更新計算機、照相機、打印機、掃描儀等相關硬件設施，同時現(xiàn)有軟件設施也需不斷進行更新升級與改造，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，使之能夠更好地為醫(yī)院管理服務。同時，在醫(yī)院檔案信息化管理過程中，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案集中存儲在一個統(tǒng)一共享的數(shù)據(jù)庫中，醫(yī)院檔案信息資源通過網(wǎng)絡平臺為檔案用戶提供在線的檔案利用服務，檔案用戶也可以根據(jù)需要定制檔案服務，從而較大程度地提高醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平。

4 結語

綜上所述，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的重要財富，尤其是在新的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革背景下，加快醫(yī)院檔案管理信息化建設，挖掘醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)信息，強化人員素質培養(yǎng)，能夠為醫(yī)院各方面工作提供有力的依據(jù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻

[1]黃建福.醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改下的問題和改進策略[J].蘭臺內(nèi)外，2018（2）：65-66.

[2]黃思敏.綜合性醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應用及改進措施觀察[J].宏觀經(jīng)濟管理，2017（13）：356-357.

[3]朱代紅.醫(yī)院檔案工作高質量發(fā)展的新實踐——以江蘇省人民醫(yī)院為例[J].檔案與建設，2018（10）：90-91.