基層水利工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與對策思考

摘 要：檔案管理是水利工程中一項(xiàng)重要的工作，是項(xiàng)目建設(shè)過程與成果的記錄與展現(xiàn)，對日后相關(guān)項(xiàng)目的開展具有指導(dǎo)意義?；诖耍疚氖滓治隽水?dāng)前基層水利工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀問題，并就其解決對策展開了思考，以望對提高水利工程檔案管理工作效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：基層水利;工程項(xiàng)目;檔案管理

在供給側(cè)改革的推動(dòng)下，許多基層水利工程項(xiàng)目陸續(xù)投入建設(shè)，由此產(chǎn)生了大量的項(xiàng)目資料，但實(shí)際的檔案管理工作成效并未隨之提升，反而常出現(xiàn)如資料缺失、可利用率不高等問題，影響水利工作的順利開展。因此，解決當(dāng)前檔案管理中存在的問題極為重要。

1 基層水利工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度尚未健全

目前，許多基層單位的水利工程項(xiàng)目檔案都有管理規(guī)章制度，但制度建設(shè)尚未健全。第一，制度健全意識不高。有些基層單位往往將關(guān)注重點(diǎn)放在工程建設(shè)上，忽視了檔案管理的重要性，導(dǎo)致制度的有效性不高。第二，制度內(nèi)容不健全。加之執(zhí)行不規(guī)范、不到位的問題，大大降低了管理效率和水平。第三，監(jiān)督機(jī)制不健全。缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理考核制度，導(dǎo)致有些管理人員常懈怠工作，缺乏主動(dòng)性，歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象頻發(fā)。

1.2 檔案收集和保管方式不恰當(dāng)

水利工程具有建設(shè)周期長、項(xiàng)目種類多、參與方眾多等特點(diǎn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，會(huì)逐漸產(chǎn)生類別多樣的專業(yè)資料信息，但有些基層單位不太重視檔案管理工作，影響了資料的完整性[1]。一是，檔案收集、審核、整理不及時(shí)，無法確保資料的完整性和真實(shí)有效性。二是，檔案分類歸檔和驗(yàn)收工作不到位，如以復(fù)印件代替原件、信息登記不完整等。三是，檔案保管方式不恰當(dāng)，如編號紊亂等，影響后期的資料調(diào)用。

1.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)力度不高

如上述所言，當(dāng)前我國許多基層單位對水利項(xiàng)目檔案管理的重視度不高，投入的資金支持較少，加大了管理難度。其一，設(shè)施和信息化建設(shè)無法滿足大量檔案保存和運(yùn)用的需要，存在設(shè)備陳舊、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、電子信息化程度低、維修不及時(shí)等問題，降低了檔案管理的質(zhì)量。其二，許多基層單位受條件限制，檔案的保存環(huán)境較差，易導(dǎo)致紙質(zhì)等檔案受損，也不利于設(shè)施正常運(yùn)行。

1.4 管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

從實(shí)際情況來看，許多基層水利部門通常更重視工程施工技術(shù)人員的專業(yè)能力，而忽略了對檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，業(yè)務(wù)知識和操作技能的欠缺極大地降低了工作效率，有些單位甚至存在員工兼任的現(xiàn)象。加上員工對檔案管理本身的認(rèn)知偏見，實(shí)際工作缺乏主動(dòng)性，降低了基層檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2 基層水利工程項(xiàng)目檔案管理對策

2.1 提高重視，健全檔案管理制度體系

為了確?；鶎铀块T檔案管理的規(guī)范性，提高管理水平，還應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理意識，健全檔案管理制度建設(shè)，構(gòu)建行之有效的管理體系。首先，在完善制度前，需熟知當(dāng)前我國檔案管理方面的法規(guī)，并了解國家出臺的相關(guān)政策，以保障制度建設(shè)的合法性。其次，依據(jù)以上要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，開始制定檔案管理規(guī)則，明確檔案管理的規(guī)范流程和方式，并確定檔案管理的定期整理和維護(hù)時(shí)間等細(xì)則，同時(shí)制定檔案借閱制度，從而提高管理人員的自覺度和實(shí)操嚴(yán)謹(jǐn)性。最后，健全檔案管理的監(jiān)督和審核機(jī)制，落實(shí)責(zé)任制。層層建設(shè)，有效強(qiáng)化檔案管理人員的職責(zé)意識，以保檔案管理工作落實(shí)到位，避免管理制度流于形式。

2.2 改善方法，做好檔案收集和保管工作

在健全的管理制度的規(guī)范下，基層水利部門還應(yīng)進(jìn)行檔案管理方式的改善與創(chuàng)新，做好收集和保管工作。首先，主動(dòng)收集。基于水利工程的建設(shè)特點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)提前做好資料收集的準(zhǔn)備工作，主動(dòng)了解施工狀況，及時(shí)做好記錄，督促相關(guān)部門和人員及時(shí)上報(bào)和提供資料，確保檔案收集的真實(shí)性、完整性、時(shí)效性。其次，規(guī)范操作，統(tǒng)一管理。整理好的資料要按規(guī)定統(tǒng)一進(jìn)行歸檔、分類、裝訂、上架和保管，定期對檔案資料進(jìn)行檢查和整理，并及時(shí)做好移交工作。最后，遵守借閱制度，做好出入登記工作，如姓名、資料名目、數(shù)量、用途等，確保有據(jù)可查。

2.3 優(yōu)化技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

水利工程項(xiàng)目檔案為項(xiàng)目開發(fā)而服務(wù)，具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，為提高其指導(dǎo)作用，充分發(fā)揮其價(jià)值，基層水利部門不僅要提高重視，還應(yīng)投入一定的資金來加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化管理技術(shù)，以全面提升管理效率。首先，落實(shí)資金渠道。根據(jù)實(shí)際需要更新電腦、溫濕度控制、打印機(jī)等設(shè)備，做好定期維修工作，確保設(shè)備可正常使用。其次，優(yōu)化檔案存放環(huán)境，合理規(guī)劃檔案存放空間的格局。如縣級水利部門或單位必須設(shè)置專門的檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公、查閱、庫房三地分開，并配置好相應(yīng)的設(shè)備，形成良好存放環(huán)境的同時(shí)便于檔案管理工作的開展[2]。最后，進(jìn)一步強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建安全穩(wěn)定的信息化管理系統(tǒng)，以保快速處理和保存大量的項(xiàng)目資料。這樣不僅便于查找，更有利于增加檔案管理的安全性和系統(tǒng)性，進(jìn)而全面提高基層水利部門的檔案管理水平。

2.4 培養(yǎng)人才，提高管理人員綜合素養(yǎng)

基層水利部門要想真正好做檔案管理工作，還應(yīng)重視管理人員的任用與培養(yǎng)。首先，嚴(yán)格把關(guān)人才的選用。外部招聘上確保招考的公平公正，優(yōu)先選擇檔案管理專業(yè)的人才。內(nèi)部招聘時(shí)要選用責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)致的人才。同時(shí)，做好試用期的考核工作。其次，加大培訓(xùn)力度。以檔案管理的知識和技能為核心培訓(xùn)內(nèi)容，如檔案收集、整理、移交、分類歸檔、上架以及設(shè)備操作等。并就國家與當(dāng)?shù)厮?、水利工程?xiàng)目等展開綜合性的培訓(xùn)，有效提升其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。最后，基層單位要避免出現(xiàn)“員工兼任”狀況，以保證檔案管理的專業(yè)性。

3 總結(jié)

為滿足水利工程項(xiàng)目建設(shè)的需要，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理工作的重視，健全檔案管理制度、加強(qiáng)設(shè)施和信息化建設(shè)，注重管理方式的創(chuàng)新，培養(yǎng)和任用專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)高的管理人員，從而提高管理效率，為后續(xù)水利工作的順利進(jìn)行提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]武虹.芻議基層水利工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：90.

[2]顧蕓.基層水利工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與對策建議[J].水利發(fā)展研究，2018，18（01）：70-73.

作者簡介

陸秋燕（1979-），女，漢，江蘇太倉，太倉市水務(wù)局浮橋水利站。