事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對(duì)策分析

趙曉琳

摘 要：在社會(huì)發(fā)展步伐不斷加快的大環(huán)境下，檔案管理工作迎來了前所未有的機(jī)遇，工作水平也逐漸有所提高，但在此過程中，該項(xiàng)工作也仍舊面臨著大量的挑戰(zhàn)。本文首先對(duì)檔案管理工作的重要意義及工作內(nèi)容進(jìn)行了基本的介紹，接著列舉了檔案管理中常見的幾類問題，最后根據(jù)現(xiàn)存的問題，分析并總結(jié)出了有效的解決策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對(duì)策;淺（分）析

1 事業(yè)單位檔案管理工作的概述

1）事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容。檔案作為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理階段的基本信息來源，在單位決策及發(fā)展過程中起到了關(guān)鍵的作用。檔案管理工作涵蓋了單位內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)的真實(shí)記錄，從而使單位的變化歷程能夠被完整地顯現(xiàn)出來。在事業(yè)單位的運(yùn)行過程中，檔案管理的內(nèi)容涉及了文化衛(wèi)生、科學(xué)教育、財(cái)務(wù)狀態(tài)、人事情況、工程建設(shè)等領(lǐng)域，在一定程度上為國(guó)家檔案管理提供了信息幫助，具有極高的參考價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

2）事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義。從宏觀角度來看，事業(yè)單位的檔案管理工作與國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展之間存在著必然的聯(lián)系，由此可見，檔案管理工作的順利開展具有非同一般的意義。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。舉例來說，在舉行大型活動(dòng)或重大會(huì)議的過程中，事業(yè)單位必須安排工作人員要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，同時(shí)，在單位人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)時(shí)，也應(yīng)及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)并記入檔案，從而為日后的工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。此外，由于事業(yè)單位的檔案內(nèi)容包括了對(duì)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的記錄，這也為日后工作記錄的查詢提供了極大的便利，從而能夠使單位整體的工作效率得到明顯提高。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的幾類問題

1）檔案管理工作的規(guī)范性和安全風(fēng)險(xiǎn)防控有待加強(qiáng)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，仍存在大量的不規(guī)范行為，這些行為具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在檔案的收集過程中，部分事業(yè)單位對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集并不加以重視，并未對(duì)職工個(gè)人的素質(zhì)水平、綜合評(píng)價(jià)及獎(jiǎng)罰情況等內(nèi)容進(jìn)行清晰的記錄，所收集信息的范圍并不合理。第二，在檔案的整理過程中，有些管理人員并未對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)鑒定，從而導(dǎo)致所持?jǐn)?shù)據(jù)存在真?zhèn)螁栴}。與此同時(shí)，由于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，不同檔案的分類問題也很難及時(shí)得到解決。第三，在檔案的利用過程中，有些檔案管理人員并未按照已有的利用程序來對(duì)檔案進(jìn)行利用，甚至出現(xiàn)將檔案外借的行為，嚴(yán)重破壞了檔案的隱私性，給單位檔案信息安全帶來了一定的威脅。

2）檔案管理工作的信息化水平有待提高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，各類信息技術(shù)正在逐漸滲入行業(yè)領(lǐng)域。信息技術(shù)的合理利用，給各行各業(yè)的工作開展帶來了極大的便利。然而就目前來看，國(guó)內(nèi)部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員并未意識(shí)到信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，因此對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作并不予以重視，而是保留原有的復(fù)印查閱的方式，這種行為會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率停滯不前，事業(yè)單位的工作水平無法得到應(yīng)有的提高。與此同時(shí)，有些事業(yè)單位雖然引入了充足的信息化設(shè)備，但由于技術(shù)人員的緊缺，大部分工作人員并不能熟練掌握信息化檔案管理的操作方式，從而使得設(shè)備只能被閑置，給單位造成了極大的浪費(fèi)。

3）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待增強(qiáng)。檔案管理工作包括了對(duì)檔案的收集、整理、保管、編目檢索、編輯研究、統(tǒng)計(jì)利用，以及對(duì)相關(guān)文件的組建分類、排列編號(hào)等多個(gè)環(huán)節(jié)，具有較強(qiáng)的專業(yè)性、復(fù)雜性以及連續(xù)性，對(duì)工作人員的專業(yè)能力水平、知識(shí)儲(chǔ)備量、信息技術(shù)操作水平等方面具有較高的要求。然而，就當(dāng)前的實(shí)際檔案管理工作情況來看，部分工作人員的綜合能力水平并不高，對(duì)管理知識(shí)的掌握程度較淺，工作態(tài)度也相對(duì)比較消極。首先，部分管理人員并未意識(shí)到檔案管理工作的作用及意義所在，責(zé)任心并不強(qiáng)，這就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理水平被大大降低。其次，在大多數(shù)事業(yè)單位的工作過程中，管理人員很少受到專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)教育，有些工作人員甚至對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)都極為陌生。與此同時(shí)，隨著各類新型技術(shù)不斷被引入檔案管理工作中，大量檔案管理人員并不能及時(shí)掌握新型技術(shù)的應(yīng)用方法，缺乏能夠與時(shí)俱進(jìn)的管理人才，這也給事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了一定的挑戰(zhàn)。

4）領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。很久以來，大部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，存在認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作不會(huì)給單位帶來經(jīng)濟(jì)利益，只是簡(jiǎn)單的裝訂歸檔、做好記錄、不丟失就可以，但這種思想誤區(qū)已經(jīng)不適應(yīng)了現(xiàn)代管理的要求。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

1）建立健全相關(guān)的檔案管理制度規(guī)范。想要切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作更好更快地發(fā)展下去，各單位應(yīng)不斷提高對(duì)檔案管理工作的重視，并盡快建立起科學(xué)可靠的管理制度。首先，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格依照國(guó)家相關(guān)法律的要求，依據(jù)本單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)，制定出真正適用于本單位的科學(xué)管理制度。制度的內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)檔案歸檔立卷、保管利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)保密等方面的具體要求，同時(shí)還應(yīng)對(duì)檔案管理人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確的劃分，確保制度的建立具有絕對(duì)的可操作性。其次，在檔案管理制度規(guī)范建立完成后，各事業(yè)單位還應(yīng)將相關(guān)制度準(zhǔn)確落實(shí)到位，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)制度的宣傳推廣，確保檔案管理人員能夠嚴(yán)格依照制度規(guī)范完成工作。

2）強(qiáng)化檔案管理人員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)綜合素質(zhì)的提升培訓(xùn)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理工作的質(zhì)量與工作人員綜合素質(zhì)水平的高低存在著緊密的聯(lián)系。各事業(yè)單位必須要注重加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的綜合能力培訓(xùn)工作，首先，各事業(yè)單位應(yīng)從檔案法律、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、相關(guān)案例分析及警示教育等層面入手，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律內(nèi)容的教育工作，確保每位管理人員都能切實(shí)掌握《中華人民共和國(guó)檔案法》的內(nèi)容，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并自覺成為一種習(xí)慣，以便為后續(xù)管理工作的開展提供可靠的法律保障。其次，從專業(yè)技能層面入手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)及相關(guān)信息技術(shù)的教育培訓(xùn)工作，強(qiáng)化他們的專業(yè)實(shí)踐能力。最后，從職業(yè)素養(yǎng)層面入手，即通過組織演講、教育宣傳等方式，全面提升管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，從而更好地激發(fā)他們的責(zé)任感，提高管理人員的思想水平。

3）全面提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。就目前的發(fā)展態(tài)勢(shì)來看，事業(yè)單位檔案管理信息化已成為必然結(jié)果，而信息化檔案管理工作的開展，能夠在一定程度上提高檔案的管理質(zhì)量水平，加快檔案管理工作的效率，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作更加穩(wěn)定順利地開展下去。因此，各事業(yè)單位應(yīng)盡快認(rèn)清當(dāng)前的發(fā)展情況，從各方面入手，加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)腳步。首先，在硬件方面，事業(yè)單位需要及時(shí)引進(jìn)必須的信息化設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)設(shè)備、UPS電源、單獨(dú)的服務(wù)器、防火墻訪問控制、網(wǎng)略權(quán)限控制等相關(guān)的軟硬件，這也是確保信息化檔案管理工作能夠順利開展的首要任務(wù)。其次，各單位應(yīng)盡快建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過利用相應(yīng)的軟件來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、錄入等操作，從而有效提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)謹(jǐn)慎提防信息安全問題，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備定期進(jìn)行殺毒，避免檔案信息出現(xiàn)安全問題;在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。

4 小結(jié)

隨著國(guó)內(nèi)各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作的開展也更上一層樓。事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，積極建立起科學(xué)可靠的檔案管理制度。同時(shí)，各單位還應(yīng)積極創(chuàng)建新型的管理模式，加大對(duì)相關(guān)設(shè)備資源的投入，加強(qiáng)對(duì)新型信息技術(shù)的合理利用，不斷增強(qiáng)對(duì)工作人員的能力培訓(xùn)工作，從而有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量水平。

參考文獻(xiàn)

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