事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

鄭愛芳 淄博市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心

引言：檔案管理是事業(yè)單位工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，不僅涉及到事業(yè)單位信息材料的安全，同時(shí)也決定著事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。在事業(yè)單位檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，可以更好地提升檔案資源的利用率，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。但是在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，仍然存在一定的問題需要我們進(jìn)行關(guān)注和解決。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）開發(fā)檔案信息資源不合理。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來說，檔案管理信息化的開發(fā)和利用不夠合理，檔案信息資源的不全面，是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題之一。在事業(yè)單位中，很多檔案信息材料都是重復(fù)的內(nèi)容，檔案信息質(zhì)量較低，對(duì)檔案信息資源開發(fā)和利用不夠重視，都導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值和作用難以體現(xiàn)。部分事業(yè)單位的檔案信息管理較為嚴(yán)格，很多部門無法進(jìn)行及時(shí)有效的利用，也導(dǎo)致檔案信息資源難以被進(jìn)行合理的開發(fā)[1]。

（二）檔案信息安全措施不完善。安全是檔案信息管理工作中非常重要的一項(xiàng)原則，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案信息管理安全措施不夠完善，也是影響檔案管理信息化的重要問題之一。對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，很容易造成檔案信息安全性降低，使檔案信息資源被泄露和流失，從而給事業(yè)單位檔案管理安全性造成影響。此外，一些事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于部分人員安全意識(shí)不足，在進(jìn)行信息瀏覽時(shí)出現(xiàn)信息泄露問題，從而給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)造成阻礙[2]。

（三）檔案信息管理人員專業(yè)素養(yǎng)低。檔案信息管理人員是保證檔案信息安全的重要因素，也是決定事業(yè)單位檔案信息管理水平和質(zhì)量的總要保障。在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理工作的較為枯燥單一的特點(diǎn)，導(dǎo)致很多人都不愿意從事這一工作，造成檔案管理人員上的緊缺。在進(jìn)行檔案人員分配和設(shè)置的過程中，人員變動(dòng)頻率較大，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，同時(shí)也缺乏必要的檔案管理意識(shí)和觀念，在進(jìn)行檔案管理過程中，很容易造成檔案資源信息的流失和泄露，導(dǎo)致檔案管理工作水平受到影響。

（四）檔案信息管理檢索效率低。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案信息檢索是非常常見的檔案信息管理應(yīng)用方式，通常的檢索方式是手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種，這兩種檢索方式在檢索效率上有著明顯的不同。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)檢索的工作效率是得到大部分人認(rèn)可的，但是在部分事業(yè)單位中，仍進(jìn)行手工檢索方式，對(duì)檢索工作效率造成影響，從而導(dǎo)致檔案信息管理水平難以提升[3]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）加強(qiáng)制定和規(guī)范檔案信息管理制度。想要提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，首先必須要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息管理制度的制定和落實(shí)。檔案信息管理制度是保證檔案管理信息化建設(shè)的必要前提和基礎(chǔ)，也是為檔案信息管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。事業(yè)單位要根據(jù)相應(yīng)的法規(guī)要求以及自身的實(shí)際情況，進(jìn)行檔案管理制度的制定，對(duì)原有的管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理信息化制度的落實(shí)和發(fā)展[4]。

（二）完善事業(yè)單位檔案信息化監(jiān)督制度。想要確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利落實(shí)，就一定要將檔案管理信息化監(jiān)督制度進(jìn)行完善。提升檔案管理信息化建設(shè)最有效的方法就是要加強(qiáng)管理監(jiān)督制度的制定，事業(yè)單位可以將監(jiān)督管理?xiàng)l例進(jìn)行落實(shí)，保障事業(yè)單位檔案信息安全，提升員工的檔案信息管理安全意識(shí)和觀念，將內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督進(jìn)行有效的結(jié)合，共同提升檔案管理安全防范水平，從而使檔案管理信息化建設(shè)更加安全有效[5]。

（三）合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案信息化管理。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位還要對(duì)制定合理的檔案管理規(guī)劃目標(biāo)，從而使整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)更加具體和高效。事業(yè)單位要結(jié)合各個(gè)部門的實(shí)際情況，制定好相應(yīng)的信息化建設(shè)目標(biāo)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理的規(guī)劃和落實(shí)，為檔案信息化建設(shè)順利開展提供良好的前提保障，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的提升[6]。

（四）全方位提升檔案信息管理人員水平。最后，要對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力和綜合素養(yǎng)進(jìn)行有效的提升，首先要提升檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知和了解，將檔案管理信息化建設(shè)的方法進(jìn)行培訓(xùn)和訓(xùn)練，使檔案信息管理人員的專業(yè)技能得到提升。

總結(jié)：綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，一定要重視檔案信息資源不合理、檔案信息安全措施不完善、檔案信息管理人員專業(yè)素養(yǎng)低以及檔案信息管理檢索效率差等問題，從而有針對(duì)性的加強(qiáng)檔案信息管理制度的制定，完善相應(yīng)的檔案信息管理監(jiān)督制度，提升檔案信息管理工作人員的素養(yǎng)和水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。