人事檔案數(shù)字化管理方向探討

中建三局第一建設(shè)工程有限責(zé)任公司 湖北 武漢 430040

1 引言

人事檔案數(shù)字化管理是對于人事檔案管理手段的優(yōu)化和提升，能發(fā)揮出較為突出的管理效果，管理過程中，要能具備較高的管理能力。

2 人事檔案數(shù)字化管理的重要性及作用

2.1 重要性 人事檔案數(shù)字化管理對于企業(yè)發(fā)展來說是非常重要的，因為其中記錄著一個人的經(jīng)歷、能力以及品質(zhì)等多方面信息，人事部可以根據(jù)這類信息合理分配人才，讓企業(yè)內(nèi)部人才配置更加科學(xué)合理，從而提升企業(yè)的工作效率。因為紙質(zhì)檔案如果進(jìn)行人事檔案查詢等工作，必須進(jìn)行翻找，檔案信息管理中存在過多的查找、調(diào)取、管理時間耗費問題。但是應(yīng)用人事檔案數(shù)字化管理，我們可以通過計算機或者手機等電子配備登錄特定系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱，這樣通過搜索引擎的幫助我們可以快速得到相應(yīng)的信息。而且人事變動比較大的時候，很多信息的處理和錄入信用數(shù)字化管理也是非常便利。

2.2 作用

(1)安全控制能力提升。數(shù)字化人事檔案管理工作開展，能采取多種數(shù)據(jù)安全管控模式，提升了實際的檔案管理優(yōu)勢，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)載體下的人事檔案管理工作開展存在諸多字跡模糊、火災(zāi)影響等隱患，很多問題能被有效的控制。在安全控制方面，通過落實各項有效的安全控制手段，能顯著的提升實際的安全控制能力，安全問題得到有效的解決。

(2)降低管理成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)載體存儲下的檔案資料，往往需要配置較多的管理、維護(hù)人員，管理工作較多，人員、管理維護(hù)資金的投入度較多，工作開展過程中，往往不能具備突出的管理成本控制優(yōu)化優(yōu)勢。工作開展過程中，在數(shù)字化人事檔案管理模式下，很多以往的費用項目被有效的規(guī)避，從降低管理成本方面來看，實際的管理能力得到有效的提升，各項成本優(yōu)化手段能可靠的落實。

(3)提升檔案數(shù)據(jù)資料的利用率。工作開展的過程中，要能做到在工作層面上具備突出的檔案管理優(yōu)勢，實現(xiàn)基本管理能力的發(fā)揮，能在各項技術(shù)手段的支撐下，提升對于人事檔案數(shù)據(jù)的深入分析能力，提升數(shù)據(jù)資料的挖掘效果，能落實各項科學(xué)化的檔案數(shù)據(jù)管理模式，提升數(shù)據(jù)資料的利用價值。

3 人事檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 真實性控制存在一定隱患 人事檔案資料只有具備較為突出的真實性保障前提下，基于原始數(shù)據(jù)資料分析的結(jié)果才具有實際的指導(dǎo)意義。而人事檔案管理中，因為存在數(shù)據(jù)錄入層面上的種種漏洞，加之對于數(shù)據(jù)資料真實性校核管控能力不足，導(dǎo)致了很多工作開展不能具備突出的管理效果，在人員評價、分析、崗位任用上都會造成較大的不良問題影響。

3.2 人事檔案材料收集 為提升實際的人事檔案可利用價值，在其檔案信息的全面性控制上應(yīng)具備較為突出的保障能力，要能做到在認(rèn)識檔案的管理工作開展中，獲得良好材料全面性搜集能力。而材料的不完善，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的利用價值受到影響，工作開展中，不能具備明顯的材料使用優(yōu)勢。

3.3 管理能力不足 數(shù)字化人事檔案管理要能全面落實各項科學(xué)化的管理要求，工作開展過程中，因為不具備突出的管理效果，導(dǎo)致各項管理目標(biāo)不能落實工作開展的隱患十分突出。管理能力不足還體現(xiàn)在管理模式上，不具備適應(yīng)數(shù)據(jù)使用運用的匹配性，工作中管理模式的執(zhí)行效率不高，工作效果受到影響。

4 基于數(shù)字化的人事檔案管理優(yōu)化路徑

4.1 建立新型的管理模式 人事檔案管理工作開展，要能具備突出的科學(xué)化管理優(yōu)勢，主要是能在管理模式上充分優(yōu)化，提升管理效率，解決檔案管理過程中的存在問題。數(shù)字化人事檔案管理，具備較為突出的管理效率保障，但也要充分落實各項科學(xué)化的管理手段，與數(shù)字化大檔案管理的需求相結(jié)合，提升其管理價值。管理模式的科學(xué)打造，要能借鑒較為成熟的數(shù)字化人事檔案管理機構(gòu)的管理理念，與自身企業(yè)的實際建設(shè)發(fā)展情況相結(jié)合。要能在不斷運用實踐中，找尋存在的管理模式問題，不斷通過優(yōu)化手段，建立科學(xué)化的管理成果，提升實際的管理模式科學(xué)性和進(jìn)步性，能緊跟科技、管理理念發(fā)展的腳步，提升管理優(yōu)勢。

4.2 建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 數(shù)字化人事檔案管理工作開展中，要能對于人事檔案數(shù)據(jù)科學(xué)的整理存儲，保障具備管理過程中的安全性、保密性等要求。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)因此要能全面深入的完善，以提升數(shù)字化人事檔案管理的實際運用需求，更加有效的服務(wù)于實際的管理工作。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)能注重實際操作使用模式的匹配性要求，就要能符合企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理、調(diào)取、維護(hù)等的管理模式，能具備數(shù)據(jù)資料更加高效的系統(tǒng)管理優(yōu)勢。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的科學(xué)建設(shè)要能具備較為突出科學(xué)結(jié)構(gòu)保障，能做到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在實際的使用過程中，以較為科學(xué)化的索引優(yōu)勢，提升數(shù)據(jù)的可獲取能力。的護(hù)具庫的建設(shè)要能全面落實安全控制能力，做到在數(shù)據(jù)資源的安全管控中，提升實際的安全保障能力。應(yīng)設(shè)立完善的數(shù)據(jù)庫安全防控機制，主要是能建立多機制的防控體系，通過發(fā)揮出良好的安全管控體系，提升安全管控效果。

4.3 提升檔案管理人員自身素質(zhì) 數(shù)字化人事檔案管理需要管理人員具備更加綜合性的知識水平和職業(yè)道德水平，以順利的完成各項檔案管理工作開展的具體管理內(nèi)容，提升管理人員的綜合素養(yǎng)。企業(yè)可以通過人才引進(jìn)等方式提升檔案管理人員整體的水平，結(jié)合企業(yè)自身的培訓(xùn)、教育引導(dǎo)機制的落實，以常態(tài)化教育培訓(xùn)方式，獲取自身檔案管理人員更高素質(zhì)要求的滿足，提升檔案管理工作實際開展的人員能力素質(zhì)。在職業(yè)道德引導(dǎo)方面要能結(jié)合企業(yè)的文化建設(shè)，不斷傳播正確的價值引領(lǐng)，促進(jìn)管理人員能以更加負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度，投入到實際的工作開展過程中，全面提升實際的工作投入熱情，保質(zhì)保量的完成企業(yè)的檔案管理任務(wù)。

4.4 提高人事檔案信息的安全性 數(shù)字化人事檔案管理與以往的檔案管理存儲、運用、使用方式等存在不同之處，為了提升人事檔案的安全運行能力，在工作開展中，要能樹立安全管控思想，提升安全意識，能將安全思維傳遞到每一個工作人員的思維認(rèn)知中。要能落實各項安全化的管理操作流程，以規(guī)范、科學(xué)的管理工作，有效規(guī)避安全風(fēng)險問題。應(yīng)建立多層面的信息安全管控機制，主要是能做到在工作開展過程中，更加突出的安全應(yīng)對、防控能力，提升實際的安全控制優(yōu)勢。

5 結(jié)語

人事檔案數(shù)字化管理要能針對存在的現(xiàn)狀問題，落實各項科學(xué)化的管理模式，做到在工作開展過程中，具備突出的管理效果，使數(shù)字化管理模式的科學(xué)性得到發(fā)揮。