疾病預防控制電子檔案的建立與管理

黑龍江省疾病預防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030

黑龍江省疾病預防控制中心在疾病預防控制檔案工作中，運用電子檔案的特性，結(jié)合疾控檔案工作實際，依據(jù)檔案與電子檔案工作規(guī)范與要求，在做好日常檔案管理工作的同時，對我省疾控檔案進行了系統(tǒng)完整的電子檔案運作，并已初見成效。通過對疾控電子檔案的日常運作，初探方便快捷和行之有效的疾控電子檔案建立方法與管理模式，以進一步提高疾病預防控制檔案的利用率和科學的檔案管理水平。

1 疾控電子檔案與軟硬件配置

硬件：黑龍江省疾控中心無專用的檔案管理服務器設備，主要利用黑龍江省公共衛(wèi)生大樓服務器下的疾控路由器，建立單位局域網(wǎng)，終端為各科室專業(yè)人員電腦(計算機)；紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文檔的設備為：紫光F-15掃描儀。軟件：應用黨政數(shù)字檔案管理平臺中的博通軟件以及自備的文件格式轉(zhuǎn)換工具、音像編輯、文檔編輯及文檔工具等，同時建立單位自制電子檔案與數(shù)據(jù)庫。

2 電子檔案建立與開展情況

2.1 檔案工作概述 根據(jù)黑龍江省疾控中心疾控檔案工作要求，建立了一套完整的檔案管理組織體系，設立了檔案工作領(lǐng)導小組、檔案鑒定小組，成立了中心綜合檔案室和設立專職檔案員，由中心辦公室全面負責檔案業(yè)務管理，每個科室都有兼職檔案員，并按檔案工作要求，對檔案人員定期開展業(yè)務知識學習與培訓，每年4月前完成上年度的檔案立卷工作。自2015年起，建立了疾控電子檔案，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案二套并行和雙套管理的“雙規(guī)制”管理模式[1]，檔案的檢索工具、歸檔原件等具體內(nèi)容紙質(zhì)檔案與電子檔案完全一致。

2.2 電子檔案的交流與利用方式 為更好開發(fā)利用檔案信息資料，充分發(fā)揮中心現(xiàn)有的計算機設備和硬件資源，對電子檔案進行了探索和實踐，利用路由器設備建立黑龍江省疾控中心局域網(wǎng)[2]，設立了單位內(nèi)部共享系統(tǒng)，指定所有電腦的IP地址，每臺電腦均建共享文件夾，由辦公室對局域網(wǎng)和共享系統(tǒng)進行日常維護和管理。使得中心所有的電腦直接通過單位局域網(wǎng)中的共享功能進行瀏覽電子化信息，便于資料與信息的及時交流，在單位內(nèi)形成了良好的電子文檔使用習慣，應用電子文檔為各相關(guān)職能科室提供便捷、實用和高質(zhì)量的服務。

2.3 日常檔案的電子化運行與管理情況 紙質(zhì)文檔的立卷歸檔已形成了一整套完整的分類、立卷和目錄索引等規(guī)范的系統(tǒng)管理模式。建立電子檔案顧名思義，是將所有的文檔都要轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，根據(jù)疾控系統(tǒng)檔案實際工作情況，采用了多種方法對所有疾控工作產(chǎn)生的文檔進行電子化管理并形成制度[3]，主要可分為以下幾種情況。

2.3.1 收文 收進中心的公文材料，主要包括上下級文件、疾控資料等紙質(zhì)材料。中心檔案員同時兼職文書工作，按照公文管理要求，對紙質(zhì)文件進行了電子化管理；(1)應用博通軟件進行收文登記，錄入軟件中；(2)對紙質(zhì)文件進行掃描處理轉(zhuǎn)為電子文檔，輸出格式為PDF，輸出文件名與博通軟件錄入名一致；(3)按公文管理規(guī)則，紙質(zhì)文件交領(lǐng)導批辦；(4)根據(jù)領(lǐng)導批辦意見，紙質(zhì)文件交責任科室承辦、傳閱簽字；(5)將辦文簽閱記錄進行掃描，并歸入該電子文檔的最末頁；(6)根據(jù)文件承辦需要，將電子文檔放入“辦文共享”中，供具體承辦人員查閱。

2.3.2 發(fā)文 中心的發(fā)文均由責任科室以word格式起草電子文檔和文件簽發(fā)稿及公文對外寄發(fā)登記表，成稿后打印紙質(zhì)，經(jīng)科室主任、辦公室核稿和分管領(lǐng)導簽發(fā)(簽字)，定稿后，由檔案員收入電子文檔和文件簽發(fā)稿及公文對外寄發(fā)登記表，加蓋電子公章并將該電子文檔和文件簽發(fā)稿及公文對外寄發(fā)登記表等轉(zhuǎn)為PDF格式，用博通軟件登記發(fā)文。與外單位聯(lián)合發(fā)文文件用同樣的方法進行電子文檔管理。

2.3.3 帳外文件 主要包括各類報表、辦公會議記錄、課題研究資料、論文等，將這些資料的過程性資料和定稿資料是電子文檔的轉(zhuǎn)為PDF格式，是紙質(zhì)文檔的通過掃描儀掃描，轉(zhuǎn)為PDF格式，用博通軟件登記。

2.3.4 照片音像檔案 照片、音像等資料能真實地記錄疾病預防控制工作過程，這些資料一般不需格式轉(zhuǎn)換，但由于照片音像文檔容量較大，在博通軟件不易上傳。

2.4 自制電子檔案目錄與數(shù)據(jù)庫的建立 黨政數(shù)字檔案管理平臺博通軟件由于是在線平臺，且為用戶終端，有一定的局限性；導出電子檔案數(shù)據(jù)庫費時且需另行再處理，所以有必要建立比較完整的自制電子檔案數(shù)據(jù)庫。

2.4.1 電子檔案的初步整理 全年產(chǎn)生的疾控檔案主要分為收文電子文檔、發(fā)文電子文檔、帳外文件電子文檔、照片音像文檔四大塊，根據(jù)檔案歸檔要求，將所有歸檔的文件資料進行分門別類，通過博通軟件導出Excel文件目錄，同時新建上述四大塊檔案的本單位電子文件源文件夾，在Excel文件目錄中與對應的文件源建立文件超鏈接。

2.4.2 建立疾控電子檔案與數(shù)據(jù)庫 編制年度歸檔文件目錄(索引工具)，內(nèi)容包括：年度歸檔文件說明、單位年度大事記、歸檔文件目錄(永久)、歸檔文件目錄以及照片音像歸檔目錄等電子文檔，在電子文檔中增設鏈接欄目，將博通軟件導出Excel文件目錄中的超鏈接復制到對應的年度歸檔文件目錄(索引工具)中，最后形成疾控電子檔案與數(shù)據(jù)庫。極大地方便了檔案的使用和開發(fā)利用。

2.5 電子檔案管理 在疾病預防控制工作中要注重平時電子文檔的形成與收集，最終所產(chǎn)生的文檔是紙質(zhì)與電子文檔并行，進入檔案管理的文檔必須有電子文檔，以實現(xiàn)檔案電子化管理的目的。建立的檔案電子檔案由中心辦公室綜合檔案室專職檔案員集中統(tǒng)一管理，并對電子檔案隨時抽查，發(fā)現(xiàn)問題及進補救。